Du kannst deinem Steuerberater einen sicheren Zugangslink erstellen, ohne dass er ein eigenes Benutzerkonto braucht. Er kann sich damit anmelden und direkt auf deine Belege und Rechnungen zugreifen. Du kannst den Zugang jederzeit widerrufen oder mit einem Passwort schützen.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Buchhaltung > Datenaustausch
- Klicke auf die Registerkarte Steuerberaterzugang
Voraussetzungen
Du brauchst Zugriff auf die Buchhaltung in weboffice.
So gehst du vor
Einen neuen Zugang erstellen
- Klicke auf Neuen Zugang erstellen
- Ein Fenster öffnet sich. Trage ein:
- Name: Eine Bezeichnung für diesen Zugang, unter der du den Steuerberater erkennst
- E-Mail: Die E-Mail-Adresse des Steuerberaters (optional, hilft dir bei der Verwaltung)
- Klicke auf Speichern
- Der Link wird automatisch in deine Zwischenablage kopiert – du siehst eine Bestätigung. Sende den Link per E-Mail an deinen Steuerberater.
Sobald du speicherst, wird der neue Zugang in der Liste angezeigt.
Den Zugangslink weitergeben
- Suche den Steuerberater in der Liste
- Klicke auf das Symbol Link kopieren (Kopieren-Icon) in der Zeile – der Link wird in deine Zwischenablage kopiert
- Sende den Link per E-Mail an deinen Steuerberater
Ein Passwort für den Zugang setzen
Wenn du den Zugang mit einem Passwort schützen möchtest:
- Suche den Steuerberater in der Liste
- Klicke auf das Symbol Passwort setzen (Schlüssel-Icon)
- Ein Fenster öffnet sich. Lege ein Passwort fest und klicke auf Speichern
- Teile dem Steuerberater auch das Passwort mit (nicht über denselben Kanal wie den Link)
Einen Zugang deaktivieren oder reaktivieren
Zugang widerrufen (Zugriff sperren):
- Suche den Steuerberater in der Liste
- Klicke auf das Symbol Widerrufen (Verbotens-Icon) in der Zeile
- Bestätige die Warnung – der Steuerberater kann sich dann nicht mehr anmelden
- Du siehst eine Bestätigung
Zugang reaktivieren:
- Suche den widerrufenen Steuerberater in der Liste
- Klicke auf das Symbol Reaktivieren (Pfeil-zurück-Icon)
- Der Zugang ist sofort wieder aktiv
Aufbau der Seite
Die Liste zeigt alle Steuerberaterzugänge, die du erstellt hast. Zu jedem Zugang siehst du:
- Name: Die Bezeichnung, die du beim Erstellen eingegeben hast
- E-Mail: Die E-Mail-Adresse des Steuerberaters (falls eingetragen)
- Erstellt am: Das Datum, an dem der Zugang erstellt wurde
- Letzter Zugriff: Wann der Steuerberater sich zuletzt angemeldet hat
In der Spalte Aktionen findest du:
- Link kopieren: Kopiert den Zugangslink in deine Zwischenablage (nur für aktive Zugänge)
- Passwort setzen: Legt ein Passwort fest oder ändert es (nur für aktive Zugänge)
- Widerrufen oder Reaktivieren: Deaktiviert oder reaktiviert den Zugang
Was danach passiert
Der Steuerberater erhält den Link und kann sich damit einloggen. Er sieht dann die Belege und Rechnungen aus deinem System. Du kannst die Nutzung nachverfolgst: in der Spalte Letzter Zugriff siehst du, wann er sich zuletzt angemeldet hat.
Verwandte Aufgaben:
- Datenaustausch mit Buchhaltungssoftware (Datev, BMD, RZL)
- Automatische E-Mails, die weboffice verschickt
Tipps und Hinweise
- Der Zugangslink ist ein Token und eindeutig pro Steuerberater. Jeder Link funktioniert für sich allein.
- Ein Passwort ist optional, aber empfohlen – besonders wenn du den Link über E-Mail sendest.
- Wenn du einen Zugang widerrufst, kann der Steuerberater sich sofort nicht mehr anmelden. Seine bisherigen Zugriffe bleiben in deinem System dokumentiert.
- Du kannst mehrere Zugänge für verschiedene Steuerberater anlegen.