Hier pflegst du alle Einstellungen für einen Standort: von den Stammdaten über Öffnungszeiten und Logos bis zu Kundenvorgaben, Terminbuchung, SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen sowie Zahlungsterminals. Die meisten dieser Einstellungen sind Voraussetzung für die Online-Funktionen deines Standorts.
Voraussetzungen
Du brauchst die Berechtigung zur Verwaltung des Standorts. Die Einstellungen gelten jeweils für einen bestimmten Standort.
So gehst du vor
Die Einstellungen öffnen sich in einzelnen Fenstern. Du kannst sie der Reihe nach durchgehen oder einzelne auswählen:
Standort-Stammdaten bearbeiten – Trage den Namen des Standorts, das zugeordnete Unternehmen, Kontaktdaten und die Adresse ein.
- Name des Profitcenters: erforderlich; wie der Standort in weboffice heißt
- Unternehmen: optional; wähle das Unternehmen, dem dieser Standort gehört
- Telefon, E-Mail, Website: optional; deine Kontaktdaten für Kunden
- Adresse: Name, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land
Im Bereich „Rechtliche Angaben" kannst du zudem Informationen eintragen, die ins Impressum deiner Website übernommen werden – etwa offiziellen Firmennamen, UID-Nummer, Firmenbuchnummer, Vertretungsberechtigung und deine Kammer- oder Behördenzugehörigkeit. Leere Felder erscheinen im Impressum nicht.
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Standort-Logos hochladen – Lade über mehrere Registerkarten jeweils ein eigenes Logo hoch:
- Standort-Logo: für den Standort selbst
- E-Mail-Logo: für E-Mails
- A4-Berichte-Logo: für Berichte
- A4-Berichte-Briefpapier: Hintergrund-Bild als JPG
- Kundenportal-Logo: für dein Online-Kundenportal
Für jedes Logo kannst du Zuschneiden aktivieren, um es genau zu positionieren, wie es später angezeigt werden soll.
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Öffnungszeiten festlegen – Trage die Öffnungszeiten für jeden Wochentag ein. Diese werden automatisch für die Terminplanung und im Kundenportal verwendet, damit deine Kunden sehen, wann du erreichbar bist.
Speichere deine Eingaben mit der Schaltfläche Speichern.
Mahnstufen konfigurieren – Lege fest, nach wie vielen Tagen welche Mahnstufe greift, welche Gebühren anfallen und welche Texte in Mahnschreiben stehen sollen.
Speichere deine Einstellungen mit der Schaltfläche Speichern.
Kundendaten-Anforderungen festlegen – Bestimme, welche Kundendaten bei der Neuanlage eines Kunden verpflichtend sein müssen. Du kannst auch Einstellungen für die Schnellanlage und Standardwerte für neue Kunden vornehmen.
Speichere deine Einstellungen mit der Schaltfläche Speichern.
Online-Terminbuchung konfigurieren – Richte die Online-Buchung für deine Kunden ein und stelle SMS-Benachrichtigungen und E-Mail-Einstellungen für automatische Bestätigungen und Erinnerungen bereit.
Speichere deine Einstellungen mit der Schaltfläche Speichern.
Benutzer-Einstellungen (persönlich) verwalten – Verwalte deine persönlichen Angaben: Vorname, Nachname, Anzeigename, E-Mail, Telefon, Handy und Adresse. Du kannst auch dein Kennwort ändern, deine bevorzugte Sprache wählen, Push-Benachrichtigungen verwalten und dein Profilbild hochladen.
Speichere deine Einstellungen mit der Schaltfläche Speichern.
webofficePay konfigurieren – Falls dein Standort Zahlungsterminals nutzt: Verwalte deine Zahlungseinstellungen, sieh alle Zahlungsterminals und Transaktionen für diesen Standort. Du kannst die Konfiguration anpassen.
Aufbau des Fensters
Die Einstellungen sind in mehrere Bereiche unterteilt:
Stammdaten
- Basisdaten des Standorts (Name, Unternehmen, Kontaktdaten, Adresse)
- Rechtliche Angaben für das Website-Impressum
Logos
- Registerkarten für verschiedene Einsatzzwecke (Standort, E-Mail, A4-Berichte, Briefpapier, Kundenportal)
- Upload und Zuschneiden für jedes Logo
Öffnungszeiten
- Tabelle mit Wochentagen und Zeiträumen
Mahnstufen
- Konfiguration von Mahnfristen, Gebühren und Mahnschreibentexten
Kundendaten-Anforderungen
- Auswahl der Pflichtfelder bei Kundenanlage
- Einstellungen für Schnellanlage und Standardwerte
Terminbuchung
- Online-Buchungseinstellungen für deine Kunden
- SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen für Terminbestätigungen und Erinnerungen
Benutzer-Einstellungen
- Persönliche Daten und Kontaktinformationen
- Kennwort, Sprache, Profilbild
- Push-Benachrichtigungen für verschiedene Ereignisse (je nach Modul und Berechtigung)
webofficePay
- Übersicht der Zahlungsterminals
- Transaktionshistorie
- Konfigurationsmöglichkeiten
Was danach passiert
Alle Einstellungen sind sofort wirksam. Deine Kundendaten-Anforderungen beeinflussen, welche Felder beim Anlegen neuer Kunden verpflichtend sind. Öffnungszeiten und Logos werden automatisch im Kundenportal und in E-Mails verwendet. Terminbuchungs- und Zahlungseinstellungen müssen korrekt hinterlegt sein, damit diese Online-Funktionen für deine Kunden verfügbar sind.
Tipps und Hinweise
- Rechtliche Angaben: Was du im Bereich „Rechtliche Angaben" eintragst, wird automatisch ins Impressum deiner Website übernommen – leere Felder erscheinen dort nicht.
- Öffnungszeiten vor Terminbuchung: Hinterlege die Öffnungszeiten, bevor du die Online-Terminbuchung freigibst. Nur dann können deine Kunden online Termine in verfügbaren Zeitfenstern buchen.
- Benutzer-Einstellungen sind persönlich: Die Einstellungen unter „Benutzer-Einstellungen" gelten nur für deinen Zugang – nicht für den ganzen Standort.
- Sprache nach Speicherung: Wenn du in den Benutzer-Einstellungen deine Sprache änderst und speicherst, wird dein Browser-Interface nach dem Speichern sofort in die neue Sprache wechseln.