Automatische E-Mails ansehen und testen
weboffice verschickt automatisch E-Mails zu verschiedenen Geschäftsvorfällen – wenn ein Kunde eine Anfrage über dein Formular einsendet, eine Rechnung versandt wird, eine Reservierung bestätigt wird oder wenn ein Mitarbeiter einen Antrag stellt. Du kannst die Vorlagen dieser E-Mails ansehen, testen und anpassen.
Voraussetzungen
Du benötigst Zugriff auf die Administration.
So gehst du vor
Öffne die E-Mail-Verwaltung in der Administration.
Wähle einen E-Mail-Typ aus der Liste – zum Beispiel „Angebotsanfrage", „Kontaktanfrage", „Rechnung" oder „Reservierungsbestätigung". Jeder Typ zeigt dir die Vorlage, wie weboffice diese E-Mail versendet.
Sieh dir die Vorlage an: Sie enthält den Betreff oben, den Inhalt und die Formatierung der E-Mail, sowie die Daten aus deinem System, die automatisch eingefügt werden – zum Beispiel Kundennamen, Rechnungsnummern oder Datumsangaben.
Um eine E-Mail zu testen, bevor du sie in den Live-Betrieb nimmst, nutze die Schaltfläche zum Versenden einer Test-Mail. weboffice sendet die Vorlage an deine Testadresse, damit du prüfen kannst, wie sie beim Empfänger ankommt.
Wenn du Änderungen an einer Vorlage brauchst, bearbeite den Inhalt im Eingabefeld. Die Änderungen gelten ab sofort für alle künftigen E-Mails dieses Typs.
Aufbau der E-Mail-Verwaltung
Die E-Mail-Verwaltung zeigt dir alle automatischen E-Mail-Typen, die weboffice versendet:
Angebotsanfrage: Wenn ein Interessent über ein Formular eine Anfrage einsendet. Die E-Mail listet die angeforderten Informationen auf – Name, Firma, Telefon, E-Mail und Website des Anfragenden.
Rückrufanfrage: Wenn ein Interessent um einen Rückruf bittet. Die E-Mail enthält die Telefonnummer und die Aufforderung, zeitnah Kontakt aufzunehmen.
Kontaktanfrage: Wenn ein Besucher über dein Kontaktformular schreibt. Die E-Mail zeigt alle Felder, die der Absender eingetragen hat.
Kassenbon: Nach einer Zahlung an der Kasse. Wenn Kassenlogik diese E-Mail versendet, enthält sie die Buchungsdetails als Text.
Rechnung: Die Rechnung wird als Anlage versendet. Die E-Mail nennt die Belegnummer.
Eingangsrechnung verarbeitet: weboffice sendet diese E-Mail nach Eingang und automatischer Verarbeitung einer Lieferantenrechnung. Sie bestätigt, dass die Rechnung erkannt wurde – oder benachrichtigt dich, dass die Verarbeitung fehlgeschlagen ist. Dazu zeigt sie Lieferant, Betrag, Rechnungsdatum und Referenznummer.
Mahnung: Die Mahnung wird mit einer Kopie der ursprünglichen Rechnung versendet.
Reservierungsbestätigung oder -ablehnung: Ein Restaurant sendet diese E-Mail an den Gast, wenn die Reservierung bestätigt oder abgelehnt wurde. Sie enthält Ort, Datum und Uhrzeit des Tisches.
Bestellung: Die Bestellung an einen Lieferanten wird versendet, wenn du sie versendest. Sie enthält die Bestellpositionen.
Zeitbuchungsantrag: Wenn ein Mitarbeiter einen Antrag für Arbeitszeiten eingereicht hat, benachrichtigt diese E-Mail die Vorgesetzten. Sie enthält einen Link direkt zur Antragsliste.
Unbekannte E-Mail-Adresse: weboffice sendet diese E-Mail, wenn eine Lieferantenrechnung von einer Absenderadresse kommt, die nicht im System bekannt ist.
Gutschein: Gutscheine oder Vouchercodes werden per E-Mail versendet, wenn du sie versendest.
Test-Mail: Eine E-Mail zum Prüfen, ob deine E-Mail-Einstellungen funktionieren. Du kannst sie jederzeit abschicken, um zu sehen, wie Vorlagen aussehen.
Was danach passiert
weboffice versendet E-Mails dieses Typs künftig mit deinen Einstellungen. Achte besonders auf:
Betreffzeilen: Sie sind oft das Erste, das der Empfänger sieht und entscheiden, ob er die E-Mail öffnet.
Inhalt und Formatierung: Prüfe, dass alle wichtigen Daten korrekt übernommen werden – Namen, Beträge, Datumsangaben.
Links und Anlagen: Bei E-Mails mit Dokumenten oder Links stelle sicher, dass diese funktionieren.
Falls eine E-Mail nicht versendet wird oder fehlerhaft ankommt, prüfe deine allgemeinen E-Mail-Einstellungen unter Mailversand-Einstellungen.
Tipps und Hinweise
Test vor Änderungen: Versende eine Test-Mail, bevor du die Vorlage änderst. So weißt du, wie sie vorher aussah.
Platzhalter nicht löschen: Wenn du eine Vorlage bearbeitest, achte darauf, dass Platzhalter wie Kundennamen oder Rechnungsnummern erhalten bleiben – sonst fehlen wichtige Daten in der E-Mail.
Zeichen und Formatierung: weboffice unterstützt HTML in E-Mail-Vorlagen, zum Beispiel für Fettdruck, Listen oder Links. Überprüfe deine Formatierung in der Test-Mail.
Sprache und Ton: E-Mails sind oft der erste Eindruck eines Kunden von deinem Unternehmen. Halte sie freundlich, klar und kurz.