Restmenge in den Expenses verwalten
In der Steuerberaterzugriffsseite kannst du Ausgaben und deren zugehörige Daten verwalten und für den Datenaustausch mit deinem Steuerberater aufbereiten. Die Seite zeigt dir überblicksartig alle erfassten Belege, Bankbewegungen, Kassendaten und offenen Posten.
Voraussetzungen
Du benötigst einen gültigen Steuerberaterzugang mit aktiviertem Passwort.
So gehst du vor
Melde dich an: Gib dein Passwort ein und klicke auf Anmelden. Danach siehst du die Übersichtsseite mit mehreren Registerkarten.
Wähle den Datenbereich: Die linke Seitenleiste zeigt verschiedene Gruppen:
- Belege: Hier findest du Buchhaltungsexporte, Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Finanzen: Kassendaten, Bankbewegungen, offene Posten und Mitarbeiterumsätze
- Einstellungen: Kontenplan, Kontenzuordnung, Buchungsregeln und Stammdaten
Arbeite mit Eingangsrechnungen:
- Öffne die Registerkarte Eingangsrechnungen, um alle erfassten Rechnungen zu sehen
- Jede Zeile zeigt die Belegnummer, das Datum, den Lieferanten, die Referenz, Kostenstelle, Betriebsstätte sowie Brutto- und Nettobetrag
- Wenn ein Dokument vorhanden ist, kannst du es über die Schaltfläche Download herunterladen
- Mit Alle Dokumente als ZIP lädst du alle Rechnungsdokumente auf einmal herunter
Verwalte deine Stammdaten:
- Gehe zur Registerkarte Stammdaten
- Kostenstellen hinzufügen oder bearbeiten:
- Klicke auf Neue Kostenstelle
- Gib eine Nummer (Zahlenwert) und eine Bezeichnung (Name) ein
- Speichere die Kostenstelle
- Zum Bearbeiten einer bestehenden Kostenstelle klickst du auf das Bearbeiten-Symbol oder doppelklickst die Zeile
- Steuersätze hinzufügen oder bearbeiten:
- Klicke auf Neuer Steuersatz
- Gib eine Bezeichnung und den Steuersatz (%) ein (z. B. 19,00)
- Speichere den Steuersatz
- Zum Bearbeiten doppelklickst du die Zeile oder klickst das Bearbeiten-Symbol
Verwalte deinen Kontenplan:
- Gehe zur Registerkarte Kontenplan
- Neues Konto hinzufügen:
- Klicke auf Neues Konto
- Trage folgende Informationen ein:
- Kontonummer: Die Nummer deines Kontos
- Bezeichnung: Ein aussagekräftiger Name
- Kontenklasse: Wähle die Kontenklasse aus der Liste aus
- Standard-Steuer: Optional – wähle einen Steuersatz aus, der für dieses Konto gelten soll
- BMD Steuercode: Optional – ein Steuercode für die Buchhaltungssoftware
- Speichere das Konto
- Konto bearbeiten: Klicke auf das Bearbeiten-Symbol oder doppelklick die Zeile
- Konto archivieren oder reaktivieren: Klicke das Archivieren-Symbol. Archivierte Konten kannst du später über das Reaktivieren-Symbol wieder freigeben
Richte Kontenzuordnungen ein:
- Gehe zur Registerkarte Kontenzuordnung
- Dort findest du mehrere Unterregisterkarten:
- Artikelkategorien: Ordne jeder Kategorie ein Buchhaltungskonto für Inland, EU und Drittland sowie einen Steuersatz zu
- Zahlungsmittel: Ordne Zahlungsarten (z. B. Karte, Bargeld) ihren Konten zu
- Manuelle Buchungen: Ordne Buchungsvorlagen ihren Konten zu
- Kassen & Gutscheine: Ordne Kassen ihren Konten und Gutscheinen einen Steuersatz zu
- Lieferanten: Ordne jedem Lieferanten ein Buchhaltungskonto zu
- Klicke auf eine Zeile, um sie zu bearbeiten – ein Auswahlfeld erscheint
- Wähle das gewünschte Konto oder den Steuersatz aus
- Die Änderung wird sofort gespeichert
Überwache deine Finanzdaten:
- Kassendaten: Sieh täglich erfasste Kassenstände, Anfangs- und Endbestände sowie die Anzahl der Belege. Wenn ein Tagesabschluss vorhanden ist, kannst du ihn herunterladen.
- Bankbewegungen: Alle Banktransaktionen mit Datum, Konto, Betrag, Absender/Empfänger und Verwendungszweck. Eine Spalte zeigt, ob eine Transaktion bereits zugeordnet ist.
- Offene Posten: Rechnungen, die noch nicht bezahlt wurden. Du siehst Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Gesamtbetrag, bezahlte Summe, offener Betrag und wie viele Tage die Rechnung überfällig ist.
- Mitarbeiterumsätze: Umsätze nach Mitarbeiter, gruppiert nach Gesamtumsatz, Dienstleistung und Produktverkauf. Du kannst einen Datumsbereich wählen.
Exportiere deine Buchhaltungsdaten:
- Gehe zur Registerkarte Buchhaltungsexporte
- Du siehst eine Übersicht der Geschäftsjahre mit ihren Abrechnungsperioden
- Eine Spalte zeigt den Export-Status:
- Grünes Häkchen: Export abgeschlossen und bereit zum Download
- Uhr: Export läuft oder steht noch aus
- X: Export ist fehlgeschlagen
- Klicke das Download-Symbol, um einen fertigen Export herunterzuladen
- Klicke das Pfeil-Symbol, um einen Export erneut durchzuführen – der Status wechselt dann auf „läuft" und wird automatisch aktualisiert
Aufbau der Seite
Die Seite ist in mehrere Hauptbereiche unterteilt:
Anmeldung (vor der Authentifizierung)
- Zeigt den Namen des Unternehmens und des Zugangs
- Passwort-Eingabefeld für die Anmeldung
- Fehlermeldung, wenn das Passwort falsch ist
Hauptnavigation (nach Anmeldung)
- Linke Seitenleiste mit Registerkarten, gruppiert nach Funktionsbereichen
- Belege: Buchhaltungsexporte, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen
- Finanzen: Kassendaten, Bankbewegungen, offene Posten, Mitarbeiterumsätze
- Einstellungen: Kontenplan, Kontenzuordnung, Buchungsregeln, Stammdaten
Datenlisten
- Alle Bereiche zeigen Daten in Tabellenform mit Such-, Filter- und Sortierfunktionen
- Spalten sind beschriftet mit aussagekräftigen Kopfzeilen
- Aktionsspalten am rechten Ende ermöglichen Bearbeitung oder Download
Was danach passiert
Nach der Anmeldung hast du Zugriff auf alle deine Finanzdaten. Änderungen an Konten, Kostenstellen und Zuordnungen werden sofort gespeichert und sind im System verfügbar. Exporte können manuell erneut ausgelöst werden und aktualisieren ihren Status in Echtzeit. Alle heruntergeladenen Dateien stehen deinem Steuerberater zur Verfügung.
Tipps und Hinweise
- Kennwort vergessen? Wende dich an deinen Administrator oder Steuerberater – er kann deinen Zugang zurücksetzen.
- Konto archivieren statt löschen: Archivierte Konten erscheinen nicht mehr in Zuordnungen, können aber jederzeit reaktiviert werden.
- Datumsbereich bei Mitarbeiterumsätzen: Der Standardbereich ist der aktuelle Kalendermonat. Du kannst ihn anpassen, um Vergleichszeiträume zu analysieren.
- ZIP-Download: Bei vielen Dokumenten kann das Herunterladen aller Dateien auf einmal schneller sein als einzelne Downloads.
- Export-Status überwachen: Große Datenmengen brauchen eine Weile. Aktualisiere die Seite oder komme später zurück, um den Status zu prüfen.