Buchungsportale mit weboffice verbinden
Mit einer Portalanbindung synchronisieren Sie Ihre Preise und verfügbaren Zimmer automatisch mit Buchungsportalen wie booking.com, Expedia oder Airbnb. Buchungen, die über die Portale hereinkommen, übernehmen Sie mit einem Klick in Ihren Belegungsplan — ohne abzutippen.
So kommst du hierher
- Öffne die Seitenleiste und wähle Hotel-Portale unter dem Hotelmodul
- Du landest auf der Registerkarte Anbindung, auf der du deine Verbindung zu den Portalen einrichtest
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht zum Verwalten von Hotel-Stammdaten. Außerdem muss mindestens ein Objekt (Haus) in deinem Account freigeschaltet sein — falls nicht, wende dich an den Support.
So gehst du vor
Anbindung einrichten
Falls du noch keine Anbindung hast:
Du siehst einen Hinweis „Richten Sie die Portalanbindung ein". Klicke auf Portalanbindung einrichten.
Es öffnet sich ein Fenster mit dem Titel „Portalanbindung einrichten". Hier trägst du ein:
- Hotel: Wähle das Haus, das mit den Portalen verbunden werden soll
- Objekt: Die Nummer, unter der die Portale dein Haus kennen. weboffice lädt hier automatisch alle Objekte, die für deinen Portal-Zugang freigeschaltet sind
- Anbindung aktiv: Schieber nach rechts, um die Verbindung einzuschalten
Klicke auf Speichern. Die Anbindung ist jetzt bereit.
Falls du eine bestehende Anbindung bearbeiten möchtest:
Klicke auf Anbindung in der Werkzeugleiste, um die Einstellungen zu ändern.
Zuordnungen erstellen
Damit die Portale wissen, welcher Preis zu welchem Zimmer gehört, musst du Zuordnungen anlegen. Eine Zuordnung verbindet deine Zimmerkategorien und Ratenpläne mit den Zimmertypen und Preisen des Portals.
Klicke auf Neue Zuordnung.
Im Fenster „Zuordnung anlegen" füllst du zwei Bereiche aus:
Im Haus:
- Zimmerkategorie: Wähle eine deiner Zimmerkategorien
- Ratenplan: Wähle den Ratenplan, der mit diesem Zimmer verkauft werden soll
- Belegung (Personen): Trage ein, für wie viele Personen diese Zuordnung gilt. Wenn du denselben Zimmertyp mit unterschiedlichen Preisen je Belegung verkaufen möchtest, brauchst du mehrere Zuordnungen
Auf der Portalseite:
- Zimmertyp im Portal: Wähle, unter welchem Namen die Portale dein Zimmer führen
- Preis im Portal: Wähle, unter welchem Preis-Label das Portal diesen Ratenplan anzeigt
- Zuordnung aktiv: Schieber nach rechts, damit die Portale damit arbeiten können
Klicke auf Speichern. Die Zuordnung ist jetzt aktiv.
Wiederhole diesen Schritt für alle Zimmerkategorien und Belegungen, die du verkaufen möchtest.
Portalbuchungen übernehmen
Wenn Gäste über die Portale buchen, landen diese Buchungen auf der Registerkarte Portalbuchungen.
Wechsle zur Registerkarte Portalbuchungen.
Du siehst eine Liste aller eingehenden Portalbuchungen. Mit dem Schalter Nur offene kannst du dir nur die Buchungen anzeigen lassen, die noch nicht übernommen sind.
Für jede Buchung, die du annehmen möchtest:
- Klicke auf die Schaltfläche mit dem grünen Häkchen (Übernehmen). weboffice erstellt daraus sofort eine Reservierung.
- Es öffnet sich das Reservierungsfenster — hier kannst du weitere Angaben zum Gast machen, falls nötig
- Speichere die Reservierung
Falls eine Portalbuchung in Rot fehlende Zuordnungen anzeigt, ergänze die fehlende Zuordnung oben, bevor du die Buchung annimmst.
Stornierungen aus den Portalen:
Wenn ein Portal eine Buchung storniert, siehst du das hier. Klicke auf Reservierung stornieren, um die entsprechende Reservierung auch bei dir zu stornieren (Gebühren richten sich nach deiner Stornoregel).
Wenn du Buchungen von Hand in den Portalen erledigt hast, ohne sie bei dir zu buchen, markiere sie mit Von Hand erledigt, damit sie aus der Liste verschwinden.
Übertragungen überwachen (optional)
Die Registerkarte Übertragung (nur sichtbar mit Verwaltungsrecht) zeigt dir, was weboffice gerade an die Portale sendet — Preise, verfügbare Zimmer, Verkaufsregeln. Hier kannst du auch Übertragungen wiederholen, die fehlgeschlagen sind.
Aufbau der Seite
Die Seite Hotel-Portale besteht aus drei Registerkarten:
Portalbuchungen: Hier landen alle Buchungen aus den Portalen. Du siehst, wer bucht, wann der Gast anreist und was er bezahlt. Mit Übernehmen machst du daraus eine Reservierung.
Anbindung: Hier stellst du die Verbindung zu den Portalen ein und legst fest, welche Zimmer und Preise übertragen werden. Unter Status siehst du auf einen Blick, ob die Anbindung läuft, wie viele Zuordnungen aktiv sind und ob Übertragungen hängen.
Übertragung: Eine Warteschlange aller Datenübertragungen an die Portale — Verfügbarkeiten, Preise, Stammdaten. Hier erkennst du, wenn Daten nicht angekommen sind, und kannst sie erneut senden.
Was danach passiert
Sobald die Anbindung aktiv ist und Zuordnungen vorhanden sind:
- weboffice sendet täglich deine Preise und verfügbaren Zimmer an die Portale
- Neue Portalbuchungen erscheinen auf der Registerkarte Portalbuchungen
- Die Buchungen übernimmst du als Reservierungen in deinen Belegungsplan
Du kannst jederzeit auf Alles neu senden klicken, um alle Daten sofort erneut zu übertragen — zum Beispiel, wenn sich Preise kurzfristig ändern.
Tipps und Hinweise
Zuordnung vor Buchung: Lege die Zuordnungen an, bevor du die Anbindung aktivierst. Sonst können Portale nicht sehen, was du verkaufen möchtest.
Mehrere Belegungen: Wenn ein Zimmer je nach Personenzahl unterschiedlich teuer ist, brauchst du pro Belegung eine separate Zuordnung — eine für 1 Person, eine für 2 Personen usw.
Anbindung pausieren: Mit dem Schalter Anbindung aktiv kannst du die Synchronisation jederzeit anhalten, ohne die Zuordnungen zu löschen. Perfekt für Wartungsarbeiten oder bei Änderungen.
Objekt-Nummer: Die Nummer im Feld Objekt kommt vom Portal selbst. Wenn sie leer ist, wende dich an den Support — das Objekt muss erst freigegeben werden.
Status prüfen: Die Status-Karte auf der Registerkarte Anbindung zeigt dir in Echtzeit, ob alles läuft. „Anbindung läuft" bedeutet grünes Licht. Bei Problemen meldest du dich am besten direkt beim Portal oder beim Support.