Positionen in Angebot, Auftrag oder Rechnung bearbeiten
Hier fügst du Artikel, Leistungen oder Textbausteine zu einem Angebot, Auftrag oder einer Rechnung hinzu oder änderst ihre Menge, den Preis und die Bedingungen. Jede Position wird einzeln bearbeitet – du kannst sie verschieben, duplizieren oder löschen.
Voraussetzungen
Das Angebot, der Auftrag oder die Rechnung ist bereits geöffnet.
So gehst du vor
Wähle den Positionstyp – klicke auf das Auswahlfeld unter "Position" und entscheide dich für eine Option:
- Artikel aus der Datenbank: Du suchst einen vorhandenen Artikel
- Benutzerdefinierter Artikel: Du erfasst Menge und Preis frei, ohne einen Artikel zu referenzieren
- Textposition: Eine reine Textzeile ohne Artikel oder Preis
Für Artikel aus der Datenbank: Gib den Namen oder die Nummer des Artikels ein und wähle ihn aus der Liste. Wenn der Artikel Varianten hat (z. B. verschiedene Farben oder Größen), fragt dich weboffice, welche Variante du verwenden möchtest – wähle sie aus.
Erfasse die Menge – trage ein, wie viele Einheiten oder wie viel Volumen du brauchst. Die Menge bestimmt zusammen mit dem Preis den Gesamtwert der Position.
Weise einen Mitarbeiter zu (falls relevant) – im Feld "Mitarbeiter" kannst du festlegen, wer diese Leistung erbracht hat. Das ist besonders für Dienstleistungen wichtig.
Gib die Maßeinheit an (falls nötig) – wenn der Artikel in einer bestimmten Einheit gemessen wird (z. B. Stunden, Meter, kg), erfasse hier Wert und Einheit.
Stelle den Preis ein:
- Das System schlägt dir automatisch den Verkaufspreis vor
- Falls ein Kundenspezialpreis für diesen Artikel und diesen Kunden existiert, bietet dir weboffice an, diesen zu verwenden – klicke die Schaltfläche, um zu wechseln
- Für benutzerdefinierte Artikel gibst du den Preis selbst ein
- Wähle den Steuersatz aus, der auf diese Position angewendet werden soll
Bei medizinischen Organisationen mit Selbstbehalt: Wenn der Artikel einem Selbstbehaltstyp zugeordnet ist, erscheint eine Umschaltfläche. Schalte "Selbstbehalt" ein, wenn diese Position unter den Selbstbehalt des Patienten fällt – der Steuersatz wird dann automatisch angepasst. Falls eingeschaltet, erfasse die Selbstbehaltsabzüge.
Gewähre einen Rabatt (falls erlaubt) – wenn das System Rabatte zulässt:
- Wähle, ob du einen Prozentsatz oder einen festen Betrag abziehen möchtest
- Trage den Wert ein
- Der maximale Rabatt ist auf den Gesamtwert der Position begrenzt
Ergänze einen Positionstext – hier kannst du eine Beschreibung oder Hinweise eingeben, die auf dem Beleg erscheint. Das ist besonders bei benutzerdefinierten Artikeln oder Textpositionen wichtig.
Für Paketartikel (falls zutreffend) – wenn der Artikel ein Paket ist und Bestandteile hat, öffnet sich eine Tabelle, in der du die einzelnen Paketbestandteile auflistest und optionale Zusatzbestandteile auswählst.
Verwende die Schaltflächenleiste, um die Position zu verwalten:
- Nach oben / Nach unten: Verschiebe die Position in der Reihenfolge
- Duplizieren: Erstelle eine identische Kopie dieser Position (z. B. wenn derselbe Artikel mehrfach mit gleichen Bedingungen vorkommt)
- Optional: Markiere die Position als optional – die Menge wird auf 0 gesetzt und die Position erscheint ausgegraut auf dem Beleg. Klicke erneut, um sie wieder zur Pflichtposition zu machen
- Löschen: Entferne die Position ganz. Das System fragt zur Bestätigung nach
Speichere deine Änderungen – sie werden automatisch in den Beleg übernommen.
Aufbau des Bearbeitungsbereichs
Schaltflächenleiste (oben) Die vier Schaltflächen zum Verschieben, Duplizieren, Markieren als Optional und Löschen. Diese Funktionen helfen dir, mehrere Positionen schnell zu verwalten, ohne jedes Mal zurück zur Gesamtübersicht zu müssen.
Positionstyp und Artikel Das erste Feld, in dem du entscheidest, ob es ein Datenbank-Artikel, ein benutzerdefinierter Artikel oder nur Text ist. Bei Datenbank-Artikeln wird die Suche aktiviert – weboffice holt dir die passenden Artikel auf Basis von Name oder Nummer.
Menge Die Anzahl oder das Volumen. Je nach Artikel kann dieses Feld gesperrt sein (z. B. wenn die Menge vom System automatisch berechnet wird).
Mitarbeiter (falls relevant) Die Zuordnung zur Person, die die Leistung erbracht hat.
Maßeinheit (falls relevant) Der numerische Wert und die Einheit (Stunden, Meter, Kilogramm usw.).
Preis und Steuersatz Der Verkaufspreis (Netto oder Brutto, je nach Rechnungsart) und die Steuerklasse. Das System unterstützt dich mit Vorschlägen aus der Artikeldatenbank oder ermöglicht Kundenspezialpreise.
Selbstbehalt (nur für medizinische Organisationen) Eine Umschaltfläche, die den Selbstbehalt aktiviert oder deaktiviert. Ist sie an, erscheint darunter ein Bereich für Selbstbehaltsabzüge.
Rabatt Das Feld zum Umschalten zwischen Prozentsatz und Betrag, sowie die Eingabe selbst.
Positionstext Ein Texteditor (mit einfacher Formatierung möglich), in den du einen beschreibenden Text eingibst.
Paketbestandteile (nur bei Paketartikeln) Eine Tabelle mit den Bestandteilen des Pakets und deren Optionen.
Textposition (falls nur Text) Wenn du dich für Textposition entschieden hast, zeigt sich nur noch ein Textfeld – alles andere entfällt.
Was danach passiert
Die Position wird in den Beleg aufgenommen. Das System berechnet automatisch die Summen neu (Zwischensumme, Rabatte, Steuern, Gesamtbetrag) und passt die Anzahl der offenen Positionen an. Du kannst jederzeit weitere Positionen hinzufügen, bereits erstellte ändern oder löschen, solange der Beleg nicht versendet oder gebucht ist.
Tipps und Hinweise
Mehrere Artikel auf einmal: Nutze die Suchfunktion für Artikel – wenn du mehrere auf einmal auswählst, erstellt weboffice automatisch separate Positionen für jeden.
Positionsreihenfolge: Die Reihenfolge der Positionen beeinflusst, wie sie auf dem Beleg dargestellt werden. Verschiebe sie, bevor du den Beleg finalisierst.
Rabatte und Selbstbehalte können sich ausschließen: Wenn ein Artikel unter Selbstbehalt läuft, wird die Rabattzeile durch die Selbstbehaltszeile ersetzt.
Kundenspezialpreis: Wenn dein Kunde einen besonderen Preis für einen Artikel hat, bietet dir das System das automatisch an. Du kannst aber auch manuell abweichen – der veränderte Preis ist dann nur für diesen Beleg gültig.
Textpositionen für Struktur: Nutze Textpositionen, um den Beleg zu strukturieren – z. B. eine Zwischenüberschrift für ein neues Kapitel oder eine Hinweiszeile.