Serientermine und Ausnahmeoeffnungszeiten verwalten

Hier legst du wiederkehrende Termine an und verwaltest Ausnahmeoeffnungszeiten – etwa Urlaub, Feiertage oder Sonderwochen, in denen normale Oeffnungszeiten nicht gelten. Das erleichtert die Planung von regelmaessigen Vorgaengen und garantiert, dass Kunden an speziellen Tagen nicht buchen koennen, wenn dein Betrieb geschlossen oder nur eingeschraenkt erreichbar ist.

So kommst du hierher

1. Oeffne die Seitenleiste und waehle Termine – Kalender.
2. Im Fenster sind oben zwei Registerkarten: Waehle dort die Registerkarte fuer die Aufgabe, die du brauchst:
   • Ausnahmeoeffnungszeiten fuer Urlaub, Feiertage und aehnliches
   • Serientermine fuer wiederkehrende Kundenvereinbarungen

Voraussetzungen

Du brauchst das Modul Termine und das Recht zur Bearbeitung von Kalendereintraegen.

So gehst du vor

Ausnahmeoeffnungszeiten hinzufuegen

1. Oeffne die Registerkarte Ausnahmeoeffnungszeiten.

2. Klicke die Schaltflaeche Hinzufuegen.

3. Trage folgende Informationen ein:

   • Standort: Waehle den Standort oder die Filiale aus, falls dein Betrieb mehrere hat.
   • Datum: Gib den Tag ein, an dem die Ausnahme gilt – etwa ein Feiertag oder ein Urlaubstag.
   • Von und Bis: Trage die Uhrzeiten ein. Lauft die Ausnahme den ganzen Tag, gib den fruehs moeglichsten und spaetes moeglichsten Zeitpunkt ein (etwa 00:00 bis 23:59).
   • Mitarbeiter: Haekchen die Mitarbeiter an, fuer die diese Ausnahme gilt. Standardmaessig sind alle vorausgewaehlt – entferne die Haekchen von denen, die an diesem Tag nicht betroffen sind.

   Ein Hinweis zeigt dir an, wenn die Ausnahmeoeffnungszeit die regulaeren Oeffnungszeiten ueberlagert. Etwa: der Standort ist nur 10:00–18:00 geoeffnet, aber du setzt eine Ausnahme fuer 08:00–12:00. Dann ist der Standort in dieser Zeit trotz Ausnahme fuer Online-Buchungen verfuegbar.

4. Klicke Speichern.

Serientermine anlegen oder bearbeiten

1. Oeffne die Registerkarte Serientermine.

2. Klicke Neue Serie oder doppelklicke eine bestehende Serie in der Tabelle, um sie zu bearbeiten.

3. Trage die Informationen ein:

   Seriendaten:

   • Mitarbeiter: Waehle den Ansprechpartner fuer diese Serie aus oder setze keine Zuweisung.
   • Terminherkunft: Gib an, woher der Termin kommt – Telefonanfrage, Online-Buchung usw.
   • Kunde: Waehle den Kunden aus, fuer den der Termin gelten soll.
   • Notiz: Ein Freitextfeld fuer zusaetzliche Informationen.

   Wiederholung:

   • Wochentag: Etwa Montag, Dienstag oder Samstag.
   • Uhrzeit: Die geplante Startzeit.
   • Dauer (Minuten): Wie lange dauert dieser Termin? Wenn du spaeter Leistungen hinzufuegst, wird die Dauer automatisch aus diesen berechnet.
   • Wiederholung: Haufigkeit – etwa jede Woche, jede zweite Woche oder jede gerade/ungerade Kalenderwoche.
   • Startdatum und Enddatum: Zeitraum, in dem die Serie laeuft. Danach werden keine Termine mehr erstellt.

   Gebuchte Leistungen:

   • Du kannst hier Artikel und Services hinzufuegen, die waehrend dieses Termins normalerweise erbracht werden. Waehle einen Artikel aus dem Feld Artikel – wenn er mehrere Bestandteile hat (Paket), werden diese automatisch eingefuegt. Jedem Teil kannst du einen Mitarbeiter zuordnen.
   • Um eine Leistung wieder zu loeschen, klicke das Loesch-Symbol neben ihr.
   • Du kannst die Reihenfolge der Leistungen durch Ziehen aendern.

4. Klicke Speichern.

Die Serie wird jetzt regelmaessig als Termin in den Kalender eingetragen.

Serien und Ausnahmen verwalten und loeschen

In beiden Registerkarten zeigt dir eine Tabelle die bestehenden Eintraege. In der ersten Spalte siehst du ein Schalter Alle anzeigen – er filtert die Tabelle:

• Aus (Standard): Du siehst nur Eintraege ab dem heutigen Tag.
• An: Du siehst Vergangenheit und Zukunft – auch bereits abgelaufene Serien und Ausnahmen.

Zu jedem Eintrag gibt es zwei Schaltflaechen:

• Das Stift-Symbol oeffnet ihn zur Bearbeitung.
• Das Mueellen-Symbol loescht ihn endgueltig (mit Bestaetigung).

Wenn du eine Serie archivierst (Schaltflaeche Archivieren, nur sichtbar, wenn die Serie noch aktiv ist), werden alle zukuenftigen Termine dieser Serie storniert. Eine archivierte Serie kannst du spaeter mit der Schaltflaeche Wiederherstellen wieder aktivieren.

Aufbau der Listen

Ausnahmeoeffnungszeiten

Spalte	Bedeutung
Standort	Der Betriebsstandort, falls mehrere vorhanden.
Tag	Wochentag (Montag usw.)
Datum	Kalendarisches Datum
Mitarbeiter	Namen der betroffenen Mitarbeiter
Von / Bis	Zeitfenster der Ausnahme
Erstellt am / Erstellt von	Datum und Benutzer der Neuanlage
Aktualisiert am / Aktualisiert von	Letzte Aenderung

Serientermine

Spalte	Bedeutung
Kunde	Name des Kunden
Mitarbeiter	Zustaendiger Bearbeiter
Wiederholung	Haefigkeit (jede Woche, jede zweite Woche usw.)
Von / Bis	Zeitraum der Serie
Termine	Anzahl der bereits erstellten Einzeltermine

Was danach passiert

Ausnahmeoeffnungszeiten verhindern, dass Kunden in diesen Zeiten Online-Termine buchen – der Tag erscheint als nicht verfuegbar, es sei denn, die Ausnahme ist eine spezielle Oeffnungszeit (dann ist nur diese Zeit buchbar).

Serientermine werden ab dem Startdatum regelmaessig als Einzeltermine in den Kalender eingefuegt. Du kannst sie dort einsehen und bei Bedarf verschieben oder stornieren. Neue Leistungen oder Mitarbeiter-Zuordnungen in der Serie gelten fuer zukuenftige Termine – bereits erstellte Termine bleiben ungeaendert.

Wenn du eine Serie aenderst, werden nur die noch nicht erstellten Termine beeinflusst. Willst du Einzeltermine aus dieser Serie anpassen, bearbeite sie im Kalender direkt.

Tipps und Hinweise

• Massiver Zeitsparfaktor: Nutze Serientermine fuer alles Regelmaessige – Wochenplanbesprechungen, standige Kundenverabredungen, Schulungen. So entfaellt die Einzelerfassung.
• Uhrzeiten in Ausnahmen: Setzt du eine Ausnahmeoeffnungszeit von 00:00 bis 23:59, ist der Tag komplett fuer Online-Buchungen gesperrt (es sei denn, das ist absichtlich eine Sonderregelung).
• Archivieren statt Loeschen: Archiviere eine Serie statt sie zu loeschen – sie bleibt auffindbar und die Vergangenheit ist dokumentiert.
• Ueberlappungen: Wenn eine Ausnahmeoeffnungszeit die regulaeren Oeffnungszeiten ueberlagert, warnt dich weboffice. Das ist oft gewollt (Sonderwochen); ignoriere die Warnung, wenn du bewusst oeffnen moechtest, wenn sonst zu ist.