Gutschein bearbeiten oder anlegen
Hier erstellst oder änderst du einen Gutschein: du legst seinen Wert, die Gültigkeitsdauer, den Steuersatz und optional den zugehörigen Kunden fest. Du kannst auch sehen, wie oft und für welche Beträge dieser Gutschein bereits eingelöst wurde.
So kommst du hierher
- Öffne die Kasse über das Menü Kasse/Warenkorb.
- Wähle einen Eintrag in der Gutschein-Liste (oder klicke auf einen Gutschein, um ihn zu ändern).
- Klicke auf die Schaltfläche Bearbeiten neben einem Gutschein – das Eingabefenster öffnet sich.
Alternativ: Wenn du einen neuen Gutschein verkaufen möchtest, wird dieses Fenster automatisch angezeigt, um die Gutscheindaten festzulegen.
Voraussetzungen
Du brauchst die Berechtigung für Gutscheine in der Kasse.
So gehst du vor
Aktivierungsdatum und Aktivierungszeit: Gib an, ab wann dieser Gutschein gültig ist. Voreingestellt ist das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit.
Gutscheinnummer: Trage eine eindeutige Nummer ein, unter der du den Gutschein später wiederfindest. Das Feld darf nicht leer bleiben – weboffice weist dich ab, wenn diese Nummer schon vorhanden ist.
Kunde (optional): Ordne den Gutschein einem Kundenkonto zu, wenn der Gutschein an einen bestimmten Kunden gebunden sein soll. Lass das Feld leer, wenn es sich um einen Universalgutschein handelt.
Gutscheinwert: Trage den Gesamtwert ein, den dieser Gutschein haben soll. Das Minimum beträgt 1.
Restwert: weboffice füllt dieses Feld automatisch mit dem gleichen Betrag wie der Gutscheinwert aus. Wenn du einen bereits teilweise eingelösten Gutschein nachträglich anlegst oder korrigierst, trage hier den verbleibenden Betrag ein.
Steuersatz: Wähle den Steuersatz aus, der für Käufe mit diesem Gutschein gelten soll. Die Liste zeigt alle in weboffice hinterlegten Steuersätze – voreingestellt ist der Steuersatz 0 %.
Notiz: Schreib hier optional eine kurze Bemerkung auf, z. B. den Verwendungszweck oder eine Kundenbeschreibung. Diese Notiz ist interne Information und erscheint nicht auf dem Beleg.
Klicke auf Speichern, um den Gutschein zu speichern.
Sobald du gespeichert hast, schließt sich das Fenster. Wenn du einen bestehenden Gutschein bearbeitet hast, öffnet sich danach automatisch eine Übersicht aller bisherigen Einlösungen und Zahlungen für diesen Gutschein:
- Die Gutschein-Zahlungen zeigen in einer Tabelle jedes Mal, wann dieser Gutschein verwendet wurde:
- Datum: Wann wurde der Gutschein eingelöst
- Kunde: Welcher Kunde hat ihn verwendet
- Beleg: Belegnummer des Verkaufs (anklickbar – führt dich zum Beleg)
- Bezahlter Betrag: Welcher Betrag wurde bei dieser Einlösung vom Gutschein abgezogen
- Gutscheinwert nach Einlösung: Der verbleibende Wert des Gutscheins nach diesem Einkauf
Die Tabelle ist durchsuchbar – nutze die Suchfunktion, um schnell eine bestimmte Zahlung zu finden.
Aufbau des Eingabefensters
Das Fenster ist zweiseitig aufgebaut:
Linke Seite – Stammdaten: Hier befinden sich alle Felder für die Grundinformation des Gutscheins (Nummer, Wert, Gültigkeitsdatum, Kunde und Steuersatz). Diese Felder werden ausgegraut, wenn du einen älteren Gutschein nur als Notiz bearbeitest – dann kannst du nur noch das Notizenfeld ändern.
Fußzeile: Die grüne Schaltfläche Speichern speichert die Änderungen.
Was danach passiert
Der Gutschein ist jetzt gespeichert und hat die neue Nummer, den neuen Wert und Gültigkeitszeitraum. Er kann ab sofort eingelöst werden.
Wenn du einen existierenden Gutschein bearbeitet hast, siehst du direkt nach dem Speichern die Zahlungshistorie dieses Gutscheins – also alle bisherigen Verwendungen und den jeweiligen Restwert nach jeder Einlösung. Das hilft dir, nachzuvollziehen, wie viel Guthaben noch verfügbar ist.
Tipps und Hinweise
Restwert automatisch ausfüllen: Wenn du den Gutscheinwert eintippst und dann das Feld verlässt, füllt weboffice den Restwert automatisch mit dem gleichen Betrag aus – es sei denn, du hast dort schon einen anderen Wert eingetragen.
Nicht mehr änderbar: Die Gutscheinnummer ist eindeutig und kann später nicht geändert werden – überprüfe sie vor dem Speichern gründlich.
Teilweise eingelöste Gutscheine nachbearbeiten: Wenn ein Gutschein bereits teilweise verwendet wurde und du ihn nun bearbeiten möchtest, ändere nur die Notiz. Den Wert und Restwert solltest du nicht ändern, da sonst die Zahlungshistorie nicht mehr stimmt.