Kassenkonten einrichten

Hier legst du fest, welche Kassensysteme es gibt, wie sie arbeiten sollen und welche Buchhaltungskonten sie verwenden. Du ordnest jeder Kasse die passenden Zahlungsarten, Druckformate, Sicherheitseinrichtungen und Konten zu.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Web.Office.Administration.UI.FinancialAccontOverview
2. Klicke auf den Eintrag in der Liste der Kassenkonten
3. Oder erstelle eine neue Kasse über die Schaltfläche in der Übersicht

Voraussetzungen

Du brauchst das Modul Hotel oder Gastro, um diese Funktion nutzen zu können. Manche Einstellungen (zum Beispiel Bitcoin-Zahlung) sind nur verfügbar, wenn die entsprechenden Funktionen für deinen Account aktiviert sind.

So gehst du vor

Stammdaten erfassen

1. Unter der Registerkarte Stammdaten gibst du zunächst die grundlegenden Informationen zur Kasse ein:
   • Name der Kasse: Ein Name, unter dem du die Kasse wiederfindest
   • Standort: Der Ort, an dem die Kasse arbeitet. Wenn du keinen Standort wählst, können Artikel mit Standortbindung nicht verkauft werden
   • Standardlager: Das Lager, aus dem diese Kasse normalerweise Waren nimmt. Du kannst es leer lassen und dann pro Verkauf auswählen
   • Prefix Kassenbeleg: Ein kurzes Kürzel (bis zu 10 Zeichen), das vor der Belegnummer auf jedem Bon gedruckt wird – etwa um verschiedene Kassen zu unterscheiden

Bonformat und Belegtexte

2. Unter Beleg bestimmst du, wie deine Kassenbons aussehen und was darauf steht:

   • Wähle zuerst die Bon-Art: Entweder ein Thermobonformat (schmaler, für Thermodrucker) oder A4-Papier. Das ist die Papiergröße, die du brauchst
   • Dann die Druckart: etwa thermisch oder Tintenstrahldrucker
   • Wenn nicht A4: Schriftgröße Beleg, Beleglayout (verschiedene Anordnungen) und Schriftart – unten siehst du eine Vorschau
   • Entscheide, was auf dem Bon stehen soll: Artikelbeschreibung und/oder Artikelnummer ausdrucken
   • Digitaler Beleg nach Kassiervorgang: Der Kassierer wird gefragt, ob der Kunde den Bon per E-Mail haben möchte

   Unter Belegtexte ergänzt du:

   • Text Belegkopf: Kopfzeile, die oben auf jedem Bon steht (etwa dein Unternehmen, Adresse)
   • Text Belegfuß: Fußzeile unten auf dem Bon (etwa Danksagung, Hinweise)
   • Wenn du ein Restaurant betreibst: Text Fuß Infobeleg für den Küchenbon

   Unter Logo kannst du ein Firmenlogo hochladen, das auf den Bons gedruckt wird.

Zahlarten freischalten

3. Unter Zahlarten legst du fest, welche Zahlungsoptionen der Kassierer anbieten darf:

   • Aktiviere Zeige Zahlart 'Bar' für Bargeld
   • Zeige Zahlart 'Kartenzahlung' für Kartenzahlung
   • Zeige Zahlart 'Überweisung', Zeige Zahlart 'Kundenkonto' und weitere je nach deinen Bedarf
   • Wenn du Bitcoin annehmen darfst: Zeige Zahlart 'Bitcoin' und gib deine Bitcoin Wallet-Adresse ein

   Unter Schnellzahlung kannst du aktivieren, dass der Kassierer mit einem Knopfdruck sofort Bar oder Kartenzahlung abschließen darf – ohne Zahlungsdialog.

Kassierverhalten steuern

4. Unter Kassierverhalten stellst du ein, was während des Verkaufs passiert:
   • Anzeige im Warenkorb: Was der Kassierer auf dem Bildschirm sehen soll – etwa Artikelbeschreibung, Artikelnummer, Mitarbeiter pro Position, Dateiupload
   • Kassiervorgang: Automatische Abläufe nach der Zahlung:
     • Zeige 'Kassenlade öffnen': Kassierer kann die Kasse öffnen
     • Retourgeld-Bestätigung nach Barzahlung anzeigen: Eine Bestätigung, wenn Wechselgeld zurückgegeben wird
     • Gutscheine automatisch drucken und Pfandbons automatisch drucken: Automatisches Drucken dieser Bons
     • Verschiedene Einstellungen für Trinkgeld – wann es abgefragt wird, ob es automatisch entnommen wird
   • Schnellverkauf mit Küchendruck (nur Gastro): Wenn aktiviert, kann der Kassierer schnell über die Kasse verkaufen und der Bon geht trotzdem an die Küche. Wähle das Restaurant aus, an das der Bon gehen soll.

Kassenoberfläche anpassen

5. Unter Kassenoberfläche definierst du das Aussehen der Kassieroberfläche selbst – welche Artikel und Kategorien dort sichtbar sein sollen und wie sie angeordnet sind.

Kartenzahlungsgeräte verbinden

6. Unter Kartenzahlung bindest du Kartenzahlungsgeräte an diese Kasse:
   • Klicke auf Anbieter auswählen und wähle einen Gerätetyp: Manual, Stripe, ZVT oder Hobex
   • Gib einen Anzeigename ein, damit der Kassierer das Gerät erkennt
   • Setze Als Standardgerät verwenden, wenn dieses Gerät der Regelfall sein soll
   • Abhängig vom Gerätetyp gibst du weitere Einstellungen ein (etwa IP-Adresse für ZVT, Reader ID für Stripe)
   • Du kannst das Gerät für einzelne Endgeräte (Mobile Devices) sperren – dann kann es dort nicht benutzt werden
   • Wenn du Stripe-Geräte nutzt, erscheint zusätzlich ein Fenster zur Einrichtung von webofficePay

Tagesabschluss einstellen

7. Unter Tagesabschluss bestimmst du, wie die Kasse den Tag beendet:
   • Automatischer Tageswechsel ohne Tagesabschluss: Die Kasse wechselt automatisch zum nächsten Tag, ohne zu zählen (ab der Stunde, die du angibst). Stichprobeninventur, Druck und Abschöpfung entfallen.
   • Oder (falls nicht automatisch):
     • Stichprobeninventur beim Tagesabschluss anbieten: Der Kassierer kann eine Zählung durchführen
     • Tagesabschluss-Zählung: Wie die Kassierer zählen sollen (verschiedene Methoden)
     • Tagesabschluss automatisch drucken: Der Report wird sofort gedruckt
     • Drucke Zahlungsmittel pro Mitarbeiter: Zusätzliche Zeile mit Umsatz pro Person
     • Abschöpfung: Ob und wie viel Bargeld automatisch entnommen wird (oder manuell)

Buchhaltungskonten zuordnen

8. Unter Buchhaltung verbindest du die Kasse mit deinen Konten:
   • Buchhaltungskonto Inland: Das Umlaufvermögenskonto, auf das die Kasseneinnahmen gehen
   • Besteuerung Gutscheine: Wann wird Mehrwertsteuer auf Gutscheine erhoben – beim Verkauf oder beim Einlösen

Sicherheitseinrichtung (Registrierkassenpflicht)

9. Unter Sicherheitseinrichtung stellst du die gesetzlich vorgeschriebene Signatureinheit ein:

   • In Österreich: RKSV-Setup
   • In Deutschland: TSE-Setup
   • Für andere Länder: Prüfe, ob es eine eigene Pflicht gibt

10. Speichere alle Einstellungen mit der Schaltfläche Speichern.

Aufbau der Seite

Die Kasse wird in mehreren Registerkarten organisiert:

• Stammdaten: Name, Standort, Lager, Belegnummernprefix
• Beleg: Papierformat, Druckart, Schrifteinstellungen, Belegtexte, Logo
• Zahlarten: Welche Zahlungsarten sichtbar sind, Schnellzahlung
• Kassierverhalten: Anzeige im Warenkorb, automatische Abläufe, Trinkgeld, Küchendruck
• Kassenoberfläche: Layout und Artikel-/Kategorien-Auswahl
• Kartenzahlung: Kartenzahlungsgeräte und deren Einstellungen
• Tagesabschluss: Automatismus, Zählung, Druck, Abschöpfung
• Buchhaltung: Konten für Kasseneinnahmen und Gutscheinbesteuerung
• Sicherheitseinrichtung: Signatureinheit nach Landesvorschrift

Was danach passiert

Deine Einstellungen werden sofort gespeichert. Die Kasse arbeitet jetzt nach diesen Regeln – von den Zahlungsarten über den Bonausdruck bis zur Buchhaltung. Kassierer sehen die aktivierten Zahlarten im Verkauf und die Kassenoberfläche wird nach deinen Vorgaben angezeigt.

Wenn du manuelle Buchungsvorlagen brauchst, um Barverkäufe manuell zu erfassen, erstellst du diese separat.

Tipps und Hinweise

• Standort ändern: Wenn du den Standort einer Kasse wechselst, werden alle Artikel und Kategorien entfernt, die es am neuen Standort nicht gibt. weboffice fragt dich vorher.
• Kassenladen: Aktiviere „Zeige 'Kassenlade öffnen'", nur wenn du einen angeschlossenen Kassentisch hast.
• Trinkgeld bei Kartenzahlung: Je nachdem, welches Gerät du nutzt (zum Beispiel Hobex), kannst du Prozentsätze für Trinkgeldvorschläge festlegen.
• Tagesabschluss und Abschöpfung: Im automatischen Modus entfallen diese Schritte. Im manuellen Modus kannst du eine feste Summe automatisch entnehmen oder der Kassierer entscheidet.
• Bitcoin-Zahlung: Dies ist eine optionale Funktion. Aktiviere sie nur, wenn du Bitcoin-Zahlungen annehmen darfst und eine Wallet hast.