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Arbeitszeit und Urlaub der Mitarbeiter verwalten

Hier siehst du einen Überblick über alle Mitarbeiter deines Unternehmens: ihren aktuellen Anwesenheitsstatus, wie viele Stunden sie im Plus oder Minus sind, und wie viele Urlaubstage ihnen noch zustehen. Du kannst von hier aus Zeitbuchungen ändern, Urlaub planen und Informationen zu einzelnen Mitarbeitern aufrufen.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste den Bereich Arbeitszeit > Verwaltung.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht, Zeitbuchungen zu verwalten.

So gehst du vor

Mitarbeiter ansehen und filtern

Du landest auf der Registerkarte Verwaltung und siehst eine Liste mit allen Mitarbeitern (oder nur aktiven, je nachdem, welche Einstellung gerade aktiv ist).
Die Liste zeigt dir für jeden Mitarbeiter: seinen Namen, seinen aktuellen Status (ob er gerade anwesend, im Homeoffice, krank oder im Urlaub ist), sein Stundensoldo, die Anzahl der Krankheitstage, Homeoffice-Tage und noch nicht abgeschlossenen Tage im aktuellen Jahr.
Um archivierte Einträge einzublenden, schalte den Schalter Zeige archivierte Einträge rechts in der Toolbar ein.
Um einen Mitarbeiter zu suchen, nutze das Suchfeld in der Liste – du kannst nach Name, Status oder anderen Spalten suchen.

Buchungen eines Mitarbeiters anzeigen

Klicke auf das Symbol Buchungen anzeigen (Balken-Icon) in der Zeile eines Mitarbeiters.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem du alle Zeitbuchungen dieses Mitarbeiters siehst – gegliedert nach Datum, Buchungsart und Zeiten.

Aktionen für einen Mitarbeiter durchführen

Klicke auf das Symbol Aktionen (Raketen-Icon) in der Zeile eines Mitarbeiters, oder doppelklick auf die Zeile.
Es öffnet sich ein Fenster mit Bearbeitungsmöglichkeiten für diesen Mitarbeiter – etwa um Zeitbuchungen hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen. Welche Aktionen möglich sind, hängt von den konfigurierten Zeitbuchungsarten ab.
Nach dem Speichern aktualisiert sich die Liste automatisch.

Zeiterfassung drucken

Klicke auf die Schaltfläche Zeiterfassung drucken in der Toolbar.
Ein Fenster fragt dich, welchen Monat du drucken möchtest. Wähle einen aus der Übersicht.
Danach wählst du die Mitarbeiter aus, deren Zeiterfassung gedruckt werden soll. Du kannst mehrere auswählen oder alle.
Sobald du bestätigst, wird die Zeiterfassung als PDF erzeugt und zum Drucken vorbereitet.

Urlaub planen

Öffne die Registerkarte Urlaubsverwaltung – auch hier findest du Links zu den anderen Verwaltungsfunktionen wie Arbeitszeitmodellen und Zeitbuchungsarten.
Du siehst einen Zeitplan mit allen Mitarbeitern und ihren gebuchten Urlauben. Die Jahresübersicht wechselst du mit den Pfeilen links oben.
Rechts daneben ist eine Tabelle mit den Urlaubsdaten jedes Mitarbeiters: Übertrag aus dem Vorjahr, Anspruch, verbrauchte Tage, geplante Tage und der aktuelle Urlaubsstand.
Klicke auf einen Urlaub im Zeitplan, um mehr Details dazu zu sehen oder ihn zu bearbeiten.

Aufbau der Verwaltungsseite

Toolbar oben:

Zeiterfassung drucken: Schaltfläche zum Drucken von Zeiterfassungen für gewählte Mitarbeiter und Zeiträume
Zeige archivierte Einträge: Schalter, um auch nicht mehr aktive Mitarbeiter anzuzeigen

Mitarbeiterliste:

Bild: Profilfoto des Mitarbeiters
Mitarbeiter: Name des Mitarbeiters
Standort (optional): Gewinnzentrum oder Niederlassung
Anwesenheit: Aktueller Status mit Farbe (grün = anwesend, orange = Homeoffice, violett = abwesend, türkis = Urlaub, dunkelblau = krank, rot = keine Information)
Saldo: Plusstunden oder Minusstunden (rot = Minus, grün = Plus)
Krankenstand [Jahreszahl]: Anzahl der Krankheitstage im laufenden Jahr
HomeOffice Tage [Jahreszahl]: Anzahl der Homeoffice-Tage im laufenden Jahr
Nicht abgeschlossene Tage [Jahreszahl]: Anzahl der Tage, bei denen noch keine Schlusszeit erfasst wurde
Aktionen: Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten für diesen Mitarbeiter
Buchungen anzeigen: Fenster mit allen Zeiteinträgen des Mitarbeiters

Aufbau der Urlaubsverwaltung

Zeitplan (oben):

Zeigt alle Mitarbeiter und ihre Urlaube als Balken in einem Wochen-Raster
Die Wochen-Nummer ist in jedem Kasten angegeben
Gebuchter Urlaub ist grau hinterlegt mit Titel und Datumsangabe
Mit den Pfeilen oben links wechselst du zwischen Jahren

Urlaubstabelle (unten rechts):

Klappliste mit jedem Mitarbeiter und seinen einzelnen Urlauben
Übertrag: Resturlaub aus dem Vorjahr
Anspruch: Urlaubstage, auf die der Mitarbeiter dieses Jahr einen Anspruch hat
Verbraucht: Bereits genommene Urlaubstage
Aktueller Urlaubsstand: Verfügbare Tage heute (rot = Minusurlaubstage)
Geplant: Urlaubstage, die angefordert oder geplant, aber noch nicht genehmigt sind
Resturlaub: Urlaubstage, die nach diesem Urlaub noch bleiben (rot = würde ins Minus gehen)

Was danach passiert

Die Änderungen speichern sich sofort. Die Liste aktualisiert sich nach jeder Bearbeitung.

Wenn du einen Urlaub für einen Mitarbeiter buchst, wird dieser im Zeitplan der Urlaubsverwaltung angezeigt und beeinflußt sein Saldo in der Mitarbeiterübersicht. Beachte: Manche Änderungen (etwa Zeitkorrekturen) können an andere Stellen des Systems weitergeleitet werden – prüfe nach einer Änderung, ob alles passt.

Tipps und Hinweise

Doppelklick auf einen Mitarbeiter öffnet die Aktionen-Maske – das ist schneller als über das Icon.
Die Spalte Standort ist normalerweise verborgen. Wenn du die nicht brauchst, lass sie einfach zu.
Das Saldo in Rot bedeutet, dass der Mitarbeiter Minusstunden hat – das solltet ihr regelmäßig ansprechen.
In der Urlaubsverwaltung: Der aktuelle Urlaubsstand berechnet sich aus Anspruch + Übertrag − Verbraucht. Wenn die Zahl rot ist, hat der Mitarbeiter mehr Urlaub genommen, als ihm zusteht.
Wenn du Zeitbuchungen änderst, wirkt sich das auf den aktuellen Tag aus – für historische Daten brauchst du eventuell andere Funktionen (etwa Zeitkorrekturen).