Boards verwalten und bearbeiten

Hier verwaltest du alle Kanban-Boards deines Unternehmens. Du kannst neue Boards anlegen, bestehende bearbeiten und die Spalten (Status) eines Boards konfigurieren – etwa "Offen", "In Bearbeitung" oder "Erledigt". Jedes Board hilft dir und deinem Team, Aufgaben und Projekte visuell zu organisieren.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Aufgaben > Verwaltung.
2. Die Registerkarte Boards öffnet sich automatisch.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Board-Verwaltung.

So gehst du vor

Ein Board bearbeiten oder neu anlegen

1. In der Liste der vorhandenen Boards wählst du ein Board aus oder klickst Neu, um ein neues Board zu erstellen. Ein Fenster öffnet sich.

2. Im Bereich Daten legst du die grundlegenden Einstellungen fest:

   • Name: Trage einen Namen für dein Board ein, unter dem es dich und dein Team wiederfinden.
   • Icon: Wähle ein Symbol aus, das dein Board darstellt.
   • Standorte: Wähle einen oder mehrere Standorte aus, denen das Board zugeordnet ist. Wenn du ein Support-Board anlegst, ist dieses Feld nicht veränderbar.
   • Sichtbar für: Wähle aus, welche Mitarbeiter dieses Board sehen und bearbeiten dürfen.
   • Kunde (optional): Ordne einen Kunden zu, falls das Board an ein Kundenprojekt gebunden ist. Dieses Feld ist bei Support-Boards nicht verfügbar.

3. Im Bereich Status-Übersicht definierst du die Spalten, in die dein Team Aufgaben einsortiert:

   • Klicke Hinzufügen, um einen neuen Status zu erstellen. Ein weiteres Fenster öffnet sich.
   • Trage einen Namen ein – etwa "Offen" oder "In Bearbeitung".
   • Wähle ein Icon und eine Farbe, um die Spalte visuell zu kennzeichnen.
   • Schreibe optional eine Beschreibung, was dieser Status bedeutet.
   • Klicke Speichern, um den Status einzutragen.

4. Die Status werden in der Reihenfolge angezeigt, in der sie auf dem Board von oben nach unten erscheinen. Um die Reihenfolge zu ändern, nutze die Pfeile neben jedem Status:

   • Nach oben verschieben: Schiebe einen Status nach oben in der Liste (und damit nach links auf dem Board).
   • Nach unten verschieben: Schiebe einen Status nach unten in der Liste (und damit nach rechts auf dem Board).

5. Um einen Status zu bearbeiten, klicke auf das Bearbeitungs-Icon neben dem Status. Das Fenster öffnet sich erneut mit den aktuellen Daten.

6. Um einen Status zu entfernen, klicke auf das Papierkorb-Icon. Du wirst aufgefordert, das Löschen zu bestätigen. Support-Boards können nicht geändert werden.

7. Sobald du mit den Einstellungen zufrieden bist, klicke Speichern. Das Board wird gespeichert und das Fenster schließt sich.

Aufbau der Übersicht

Die Boards-Registerkarte zeigt dir eine Liste aller eingerichteten Boards. Jeder Eintrag zeigt:

• Den Namen und das Icon des Boards
• Die zugeordneten Standorte
• Die Anzahl der Mitarbeiter, die Zugriff haben
• Schaltflächen zum Bearbeiten oder Löschen

Was danach passiert

Das Board ist nun gespeichert und steht deinem Team zur Verfügung. Die Status-Spalten erscheinen beim Öffnen des Boards in der Reihenfolge, die du definiert hast. Mitarbeiter können jetzt Aufgaben in diese Spalten eintragen und verschieben – je nachdem, in welcher Phase sich die Aufgabe befindet.

Du kannst dein Board jederzeit erneut öffnen und Änderungen vornehmen: Spalten hinzufügen, umbenennen oder deren Reihenfolge ändern.

Tipps und Hinweise

• Support-Boards: Diese Boards werden vom System automatisch verwaltet und können nicht bearbeitet werden. Sie dienen zur Verwaltung von Support-Tickets.
• Mitarbeiter-Auswahl: Wenn du die Standorte änderst, wird die Liste der verfügbaren Mitarbeiter automatisch neu gefiltert. Mitarbeiter, die nicht mehr zu den gewählten Standorten gehören, werden aus der Sichtbar-für-Liste entfernt.
• Status-Reihenfolge: Die Reihenfolge der Status lässt sich später jederzeit ändern – dies hat keine Auswirkung auf bereits erstellte Aufgaben.