Einen Kunden anlegen

Du erfasst hier alle Grunddaten eines neuen Kunden: Name oder Firmenname, Adresse, Kontaktdaten und bei Bedarf Zahlungsbedingungen. Nach dem Speichern erhält der Kunde eine Kundennummer und steht in deinem System zur Verfügung.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste Stammdaten > Kunden.
2. Klicke auf die grüne Schaltfläche + oben rechts.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zum Anlegen von Kunden. Außerdem muss mindestens ein Standort in deinem System vorhanden sein.

Aufbau des Fensters

Das Fenster zeigt mehrere Registerkarten. Du bearbeitest zunächst die Registerkarte Allgemein, die in zwei Spalten aufgeteilt ist:

• Linke Spalte (Stammdaten): hier trägst du die Grundinformationen ein
• Rechte Spalte (Anschrift): Adressdaten und bei Geschäftskunden zusätzlich Zahlungsmodalitäten

Weitere Registerkarten wie Zusatzdaten, Dokumente oder Portal werden erst nach dem ersten Speichern sichtbar.

So gehst du vor

1. Kundenart wählen

   • Wähle im Auswahlfeld Kundenart, ob es sich um eine Privatperson oder ein Unternehmen handelt.
   • Je nach Auswahl erscheinen unterschiedliche Felder.

2. Name erfassen

   • Für Privatperson: Trage Vorname und Nachname ein.
   • Für Unternehmen: Trage Firmenname ein.

3. Anrede und Geburtsdatum (Privatperson)

   • Anrede: optional, wähle Herr, Frau oder Divers.
   • Geburtsdatum: optional, benötigt für Altersfreigaben oder Kundenprofile.

4. Adresse eintragen

   • Straße mit Hausnummer
   • Postleitzahl
   • Ort
   • Land: Österreich ist vorausgewählt; ändere es bei Bedarf.

5. Standort zuordnen (falls mehrere vorhanden)

   • Wähle im Auswahlfeld Standorte, für welche Standorte dieser Kunde gültig sein soll.
   • Der aktive Standort ist bereits vorausgewählt.

6. Kontaktdaten erfassen

   • Telefon: Landeskürzel und Nummer
   • Handy: optional
   • Fax: optional
   • E-Mail: wird benötigt, wenn du Rechnungen digital versenden möchtest
   • Website: optional

7. Kundennummer

   • Die Kundennummer wird automatisch vergeben. Du kannst sie überschreiben, solange sie nicht bereits vergeben ist.

8. Lieferadresse (nur wenn dein System das Rechnungsmodul nutzt)

   • Standardmäßig ist die Lieferadresse gleich der Rechnungsadresse.
   • Schalte Lieferadresse ist Rechnungsadresse aus, wenn die Lieferung an eine andere Adresse erfolgen soll.
   • Trage dann Name, Straße, Postleitzahl, Ort und Land der abweichenden Lieferadresse ein.

9. Zahlungsmodalitäten (Geschäftskunden, nur wenn dein System das Rechnungsmodul nutzt)

   • Rechnungsmail: E-Mail-Adresse, an die Rechnungen versendet werden (kann von der Kontakt-E-Mail abweichen)
   • Skonto (%): Rabatt bei Zahlungseingang innerhalb der Skontofrist
   • Skonto (Tage): Anzahl der Tage für die Skontoberechtigung
   • Zahlungsziel (Tage): Tage bis zur Fälligkeit der Rechnung
   • Besteuerung: Je nach Lieferland, z.B. „Billable" (steuerpflichtig) oder Reverse-Charge-Verfahren
   • Steuernummer: bei inländischen Geschäftskunden optional
   • USt-ID: bei grenzüberschreitenden Lieferungen notwendig; du kannst sie prüfen, indem du auf USt-ID prüfen klickst

10. Speichern

    • Klicke auf die grüne Schaltfläche Speichern unten rechts.
    • Das System prüft, ob die Kundennummer eindeutig ist. Sollte sie bereits vergeben sein, wirst du gefragt, ob du eine neue Nummer generieren lassen möchtest.

Was danach passiert

Der Kunde wird gespeichert und erhält eine automatische Kundennummer, falls nicht anders angegeben. Das Fenster bleibt offen, und alle weiteren Registerkarten (Zusatzdaten, Dokumente, Kundenportal) werden nun verfügbar. Du kannst sofort weitere Informationen wie Kundennotizen, individuelle Preise oder Rabatte hinzufügen. Speicherst du ein zweites Mal, schließt sich das Fenster, und der Kunde erscheint in der Kundenliste.

Die nächsten typischen Schritte sind:

• Kundenpreise festlegen
• Kundenportal-Zugang verwalten
• Bestehende Kundendaten bearbeiten

Tipps und Hinweise

• Kundenart lässt sich später noch ändern, solange der Kunde noch nicht in Rechnungen oder Belegen verwendet wurde.
• Telefonnummern: Das System erkennt das Landeskürzel automatisch aus deiner Systemsprache. Bei abweichenden Ländern wähle das Länderkürzel aus dem Auswahlfeld.
• E-Mail-Validierung: Das System prüft die E-Mail-Adresse nicht auf Gültigkeit, speichert aber nur ein Format, das einer E-Mail-Adresse ähnelt.
• Lieferadresse bei mehreren Lieferstellen: Wenn du nach dem Anlegen mehrere unterschiedliche Lieferadressen benötigst, bearbeite den Kunden später und füge Lieferadressen hinzu.
• USt-ID prüfen: Die Prüfung kontaktiert das europäische Melderegister. Dies kann einige Sekunden dauern. Das Ergebnis wird nur zur Information angezeigt und blockiert nicht das Speichern.