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Einen Kunden anlegen

Du erstellst einen neuen Kundendatensatz mit den wichtigsten Kontaktdaten, Adressen und Zahlungsbedingungen. weboffice speichert die Daten sofort und öffnet die Kundenkarte, auf der du später weitere Informationen hinzufügst – Notizen, Dokumente, individuelle Preise oder Rabatte.

So kommst du hierher

Öffne das Menü und wähle Stammdaten > Kunden
Klicke auf die Schaltfläche Neuer Kunde (oben rechts oder in der Liste)

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zum Anlegen von Kunden. Es gibt keine weiteren Voraussetzungen.

So gehst du vor

Wähle die Kundenart: Entscheide, ob es sich um eine Geschäftskunde (Unternehmen) oder eine Privatperson handelt. Die folgenden Felder passen sich automatisch an.
Trage die Grunddaten ein:
- Bei einer Geschäftskunde: Firmenname
- Bei einer Privatperson: Vorname und Nachname
- Optional bei Privatperson: Anrede (je nach Konfiguration erforderlich), Geburtsdatum, Versicherungsträger und Versicherungsnummer (nur für medizinische Organisationen)
Wähle die Standorte (Profit Center): Markiere, an welchen Standorten dieser Kunde aktiv ist. Du kannst mehrere Standorte ankreuzen – weboffice verwendet diese Information später zur Verfügbarkeit und Zuordnung.
Überprüfe die Kundennummer: weboffice schlägt automatisch eine Nummer vor. Du kannst sie ändern – beim Speichern prüft das Programm, ob diese Nummer noch frei ist. Falls nicht, bietet es dir an, automatisch die nächste freie Nummer zu generieren.
Trage die Kontaktdaten ein (je nach Konfiguration erforderlich oder optional):
- Telefon
- Handy
- Fax
- E-Mail
- Website
Gib die Adresse ein: Straße, Postleitzahl, Ort und Land.
Optional: Notiere die Kundenherkunft – woher du den Kunden kennst (Empfehlung, Websuche, Messe oder anderes).
Klicke auf die Schaltfläche Speichern.

Sobald du speicherst, öffnet sich die Kundenkarte. Hier kannst du weitere Informationen hinzufügen – etwa Lieferadresse, Zahlungsmodalitäten, Kontoperson (falls Geschäftskunde) oder Notizen.

Aufbau des Eingabefensters

Das Fenster ist zweispaltig aufgebaut.

Linke Spalte – Stammdaten

Kundenart: Geschäftskunde oder Privatperson
Firmenname (nur bei Geschäftskunde): Name des Unternehmens
Anrede (nur bei Privatperson): Herr, Frau oder andere (Pflicht oder optional je nach Konfiguration)
Vorname, Nachname (nur bei Privatperson)
Geburtsdatum (nur bei Privatperson, optional)
Versicherungsträger, Versicherungsnummer (nur bei Privatperson in medizinischen Organisationen)
Standorte: Mehrfachauswahl der Profit Center
Kundennummer: Wird automatisch vorgeschlagen, eindeutige Referenz für Belege und Auswertungen
Telefon, Handy, Fax, E-Mail, Website: Kontaktdaten
Kundenherkunft: Quelle der Kundenakquisition

Rechte Spalte – Adresse

Straße
Postleitzahl
Ort
Land

Was danach passiert

Der Kunde wird gespeichert und bekommt eine eindeutige ID. weboffice öffnet sofort die Kundenkarte mit mehreren Registerkarten:

Allgemein: Hier siehst du alle Stammdaten nochmals, kannst eine Lieferadresse hinzufügen und (falls das Rechnungsmodul aktiv ist) Zahlungsmodalitäten wie Skonto und Zahlungsziel festlegen. Du kannst auch ein Bild oder Logo hochladen.
Zusatzdaten: Kundennotizen, Marketing-Einstellungen, individuelle Preise und Rabatte
Dokumente: Hochladen und Verwalten von Verträgen, Angeboten oder anderen Dateien
Historie: Alle Belege und Vorgänge, die mit diesem Kunden zusammenhängen
Kundenportal: Login-Verwaltung
Weitere Registerkarten: Je nach aktivem Modul – Aufgaben, Kommunikation, Treuepunkte, Online-Terminbuchung, Ansprechpartner (nur bei Geschäftskunden)

Jede dieser Registerkarten wird erst verfügbar, nachdem du den Kunden gespeichert hast.

Später kannst du den Kunden jederzeit bearbeiten oder sein Kundenportal-Passwort verwalten.

Tipps und Hinweise

Kundennummer muss eindeutig sein: Wenn du eine Nummer eingibst, die es schon gibt, fordert weboffice dich auf, eine neue generieren zu lassen. Die automatisch vorgeschlagene Nummer ist immer verfügbar.
Erforderliche Felder: Welche Felder Pflichtfelder sind, bestimmt deine Konfiguration. Das Programm teilt dir mit, wenn etwas Pflichtfeld fehlt – du kannst dann nicht speichern.
Standorte richtig wählen: Später kannst du hier nur noch Standorte sehen, die du bei der Anlage angekreuzt hast. Wenn du einen Standort später hinzufügen möchtest, bearbeite den Kunden und ergänze ihn.
Geschäftskunden haben mehr Möglichkeiten: Bei Geschäftskunden kannst du später (auf der Kundenkarte) noch Ansprechpartner hinzufügen. Bei Privatpersonen nicht.