Dein Hotelgeschäft einrichten

Bevor du Gäste buchen kannst, legst du hier deine Häuser, Zimmer, Kategorien und Leistungen an. Das sind die Grunddaten, auf denen Belegungsplan, Preise und Abrechnung aufbauen.

So kommst du hierher

1. Wähle in der Seitenleiste Hotel-Verwaltung.
2. Du siehst einen Bereich mit mehreren Reitern. Der erste Reiter heißt Hotels.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Hotelverwaltung.

So gehst du vor

Häuser anlegen

1. Wähle den Reiter Hotels.
2. Klicke auf Neues Hotel, um ein Haus anzulegen.
3. Fülle das Fenster aus:
   • Standort: Wähle einen Standort aus. Ein Standort kann mehrere Häuser führen — etwa Haupthaus, Dependance oder Chalets.
   • Bezeichnung: Gib einen Namen ein, unter dem du das Haus wiederfindest.
   • Reihenfolge: Eine Zahl. Weboffice sortiert nach dieser Zahl aufsteigend.
4. Unter Online-Auftritt trägst du optional ein, wie das Haus auf der Buchungsseite erscheint:
   • Sterne: Für die Gäste sichtbar.
   • Website: Deine Internetadresse.
   • Beschreibung: Ein Text über das Haus.
   • Du kannst auch Bilder hochladen — dafür nutze den Bereich Medien weiter unten.
5. Klicke Speichern. Das Haus ist jetzt da.

Zimmer anlegen

1. Wähle den Reiter Zimmer.
2. Bevor du Zimmer anlegst, brauchst du mindestens eine Kategorie (siehe nächster Punkt). Wenn noch keine existiert, wird dir das mitgeteilt — folge dem Link zur Kategorie.
3. Klicke auf Neues Zimmer.
4. Fülle das Fenster aus:
   • Hotel: Wähle das Haus, zu dem dieses Zimmer gehört.
   • Zimmernummer: Eine Nummer, unter der die Gäste und du das Zimmer kennen.
   • Kategorie: Wähle eine Kategorie (siehe nächster Punkt). Alle Zimmer derselben Kategorie haben später denselben Preis und dieselbe Belegung.
   • Etage (optional): Eine Geschossnummer.
   • Trakt oder Gebäude (optional): Falls das Haus mehrere Flügel hat.
   • Reihenfolge: Eine Zahl zum Sortieren.
5. Unter Verkauf kannst du das Zimmer aus dem Verkauf nehmen:
   • Personalzimmer: Ein Zimmer für deine Angestellten; es zählt nicht in den Verkauf.
   • Außer Verkauf: Das Zimmer ist nicht zu vermieten — etwa weil es gerade renoviert wird.
6. Unter Betten legst du fest, wie viele Betten welcher Art im Zimmer stehen. Jedes Bett brauchst du einzeln: Klicke Bett hinzufügen, wähle den Bettentyp und die Anzahl. So entsteht auch die Schlafplatzanzahl des Zimmers.
7. Klicke Speichern.

Tipp für viele Zimmer: Wenn du viele Zimmer auf einmal anlegen willst (etwa 101 bis 110 einer Kategorie), nutze Serie. Das geht schneller.

Kategorien anlegen

1. Wähle den Reiter Kategorien.
2. Klicke auf Neue Kategorie.
3. Fülle das Fenster aus:
   • Hotel: Wähle das Haus.
   • Code: Ein Kürzel (etwa "DZ" für Doppelzimmer).
   • Bezeichnung: Der Name der Kategorie. Dies ist Pflichtfeld.
   • Reihenfolge: Eine Zahl zum Sortieren.
4. Unter Belegung legst du fest, wie viele Gäste in diese Zimmer passen:
   • Standardbelegung: Die übliche Anzahl (etwa 2 Personen in einem Doppelzimmer).
   • Maximalbelegung: Die höchste Anzahl.
   • Erwachsene maximal und Kinder maximal: Grenzen pro Altersgruppe.
5. Unter Aufenthalt und Reinigung stellst du ein, wie lange Gäste mindestens oder höchstens bleiben dürfen, und wie lange die Reinigung dauert.
6. Unter Verrechnung wählst du einen Logis-Artikel. Das ist der Artikel, unter dem die Übernachtung auf der Gastkonto-Rechnung auftaucht. Wenn nur ein Artikel existiert, wird er automatisch gewählt.
7. Unter Online-Buchung gibst du an, wie diese Kategorie auf der Buchungsseite erscheint:
   • Online buchbar anzeigen: Ob Gäste diese Kategorie selbst buchen dürfen.
   • Größe in Quadratmetern (optional).
   • Betten: Ein Text, was im Zimmer steht (etwa "1 Doppelbett, 1 Einzelbett").
   • Beschreibung: Ein Text für die Gäste.
   • Ausstattung: Wähle Merkmale aus (etwa Balkon, WLAN, Minibar).
   • Bilder fügst du unten im Bereich Medien hinzu.
8. Klicke Speichern.

Verpflegungsarten anlegen

1. Wähle den Reiter Verpflegung.
2. Klicke auf Neue Verpflegungsart.
3. Fülle das Fenster aus:
   • Hotel: Wähle das Haus.
   • Code (optional): Ein Kürzel.
   • Bezeichnung: Der Name (etwa "Halbpension").
   • Beschreibung (optional): Erläuterung für Gäste.
   • Reihenfolge: Eine Zahl zum Sortieren.
4. Unter Mahlzeiten haken an, welche Mahlzeiten im Preis stecken. Übung: "Übernachtung mit Frühstück" ist nur das Frühstück, "Halbpension" zusätzlich das Abendessen, "Vollpension" auch das Mittagessen.
5. Unter Verrechnung wählst du einen Artikel für den Verpflegungsanteil (optional). Wenn du einen Artikel wählst, trennt weboffice den Verpflegungsanteil vom Logis und verrechnet ihn mit dem Steuersatz des Artikels. Ohne Artikel ist die Verpflegung im Logis enthalten.
6. Klicke Speichern.

Zusatzleistungen anlegen

1. Wähle den Reiter Zusatzleistungen.
2. Klicke auf Neue Zusatzleistung.
3. Fülle das Fenster aus:
   • Hotel: Wähle das Haus.
   • Bezeichnung: Der Name (etwa "Garage" oder "Leihrad").
   • Verrechnungsart: Wie oft der Preis anfällt — einmalig je Aufenthalt, pro Nacht, pro Person, oder pro Person und Nacht.
4. Unter Verrechnung wählst du einen Artikel. Der Artikel bringt Preis und Steuersatz mit. Ohne Artikel lässt sich die Leistung später nicht verrechnen.
5. Unter Kontingent kannst du die Menge begrenzen (etwa "maximal 5 Parkplätze pro Tag"). Wenn du Menge pro Tag begrenzen anschaltest, gib die Höchstmenge ein.
6. Klicke Speichern.

Sperren anlegen

1. Wähle den Reiter Sperren.
2. Klicke auf Neue Sperre.
3. Fülle das Fenster aus:
   • Hotel: Wähle das Haus.
   • Grund der Sperre: Wähle einen Grund (Instandhaltung, Renovierung, Eigenbedarf, Reserve oder Sonstiges).
   • Von und bis: Das Datum, an dem die Sperre beginnt und endet.
4. Unter Zimmer und Kategorie entscheidest du, was gesperrt wird:
   • Wenn du ein einzelnes Zimmer wählst, wird genau dieses Zimmer für den Zeitraum aus dem Bestand genommen.
   • Wenn du nur eine Kategorie wählst (Zimmer leer lassen), kannst du angeben, wie viele Einheiten dieser Kategorie gesperrt sind. Das ist sinnvoll, wenn du nicht einzelne Zimmer, sondern nur einen Teil der Kategorie sperren willst.
5. Vermerk (optional): Begründung für dich selbst.
6. Auch für Vertriebskanäle sperren: Wenn du das anschaltest, ist das Zimmer auch auf den angebundenen Portalen gesperrt.
7. Klicke Speichern.

Ortstaxe (optional) einrichten

Wenn du eine Ortstaxe (Kurtaxe) eintreiben musst, legst du sie hier an.

1. Wähle den Reiter Ortstaxe.
2. Klicke auf Neue Abgabe.
3. Fülle das Fenster aus:
   • Hotel: Wähle das Haus.
   • Bezeichnung: Der Name der Abgabe.
   • Gemeinde- oder Regionskennung (optional): Ein Code für die Gemeinde.
   • Empfänger der Abgabe: An wen fließt das Geld.
4. Unter Berechnung stellst du ein, wie die Abgabe berechnet wird:
   • Bemessung: Je Person und Nacht, je Zimmer und Nacht, je Aufenthalt, oder als Prozent vom Logiserlös.
   • Träger: Der Gast oder der Betrieb (also du).
   • Durchlaufender Posten: Wenn du das anschaltest, ist die Abgabe kein Erlös des Hauses und gehört nicht in die Umsatzsteuer-Bemessungsgrundlage.
   • Höchstens verrechenbare Nächte (optional): Falls es eine Obergrenze gibt (etwa max. 14 Nächte).
5. Unter Verrechnung wählst du einen Artikel. Der Artikel bestimmt, auf welches Erlöskonto die Abgabe gebucht wird.
6. Unter Sätze gibst du ein, wie viel die Abgabe kostet. Jeder Satz gilt ab einem Datum. So bleiben alte Rechnungen nachvollziehbar, wenn sich die Abgabe ändert. Klicke Satz hinzufügen, um einen neuen Satz einzutragen:
   • Gültig ab: Das Datum, ab dem der Satz gilt.
   • Betrag: Der Betrag pro Bemessungseinheit.
7. Unter Befreiungen kannst du festlegen, wer keine Abgabe zahlt (etwa Kinder unter 15 oder Einheimische). Klicke Befreiung hinzufügen:
   • Art: Alter, Gästegruppe, Anzahl Nächte oder Einheimische.
   • Befreit unter Alter (nur bei "Alter"): Das Alter, ab dem Gäste zahlen müssen.
   • Ermäßigung in Prozent: Eine prozentuale Reduktion statt voller Befreiung.
8. Klicke Speichern.

Online-Buchung einstellen

1. Wähle den Reiter Online-Buchung.
2. Klicke auf die Schaltfläche zum Einstellungen-Symbol neben einem Haus.
3. Fülle das Fenster aus:
   • Online-Buchung aktiv: Wenn du das anschaltest, können Gäste auf der Buchungsseite Zimmer selbst buchen. Solange es aus ist, sieht die Seite das Haus nicht.
   • Buchungen sofort bestätigen: Wenn an, wird jede Buchung automatisch angenommen. Sonst musst du jede bestätigen.
4. Unter Was buchbar ist legst du Grenzen fest, was Gäste selbst buchen dürfen:
   • Ratenplan (optional): Wenn du einen wählst, können Gäste nur diesen buchen. Sonst alle für die Online-Buchung freigegebenen Pläne.
   • Kürzester Aufenthalt in Nächten: Gäste müssen mindestens so lange bleiben.
   • Längster Aufenthalt in Nächten: Gäste dürfen höchstens so lange bleiben.
   • Vorlaufzeit in Stunden: Gäste müssen mindestens so viele Stunden im Voraus buchen.
   • Buchbar bis in Tagen: Gäste können maximal so viele Tage im Voraus buchen.
   • Zimmer je Buchung: Gäste dürfen maximal so viele Zimmer auf einmal buchen.
   • Zimmer reserviert für Minuten: So lange hält weboffice ein Zimmer, bevor die Buchung abgebrochen wird.
5. Unter Zahlung stellst du ein, wie Gäste bezahlen:
   • Zahlungsart: Zahlung im Haus (der Gast zahlt erst beim Einchecken), Anzahlung online, Gesamtbetrag online, oder Kartengarantie ohne Abbuchung (Karte wird hinterlegt, aber erst bei Nichtanreise oder Storno eingezogen).
   • Wenn du "Anzahlung online" wählst: Gib ein, ob die Anzahlung in Prozent oder als fester Betrag erfolgt.
6. Unter Auftritt bestimmst du, wie die Buchungsseite aussieht:
   • Überschrift und Einleitung: Texte über dem Zimmerangebot.
   • Bestpreis bei Direktbuchung anzeigen: Wenn an, wirbt die Seite damit, dass Gäste hier günstiger buchen als auf Portalen.
   • Restliche Zimmer anzeigen: Wenn an, zeigt die Seite, wie viele Zimmer noch frei sind. Du kannst auch festlegen, ab welcher Menge das angezeigt wird.
   • Links: Geschäftsbedingungen, Datenschutzerklärung.
   • Benachrichtigung an: E-Mail-Adressen, an die weboffice jede neue Buchung schickt.
7. Klicke Speichern. Die Buchungsseite ist jetzt live (sofern alle Voraussetzungen erfüllt sind — siehe Warnung im Fenster).

Aufbau der Verwaltung

Der Bereich ist in mehrere Reiter organisiert, gruppiert nach Themen:

Stammdaten:

• Hotels: Die Häuser, die zum Standort gehören.
• Zimmer: Die Einzelzimmer mit Nummern und Kategorien.
• Kategorien: Zimmertypen mit Belegung, Preis und Ausstattung.
• Sperren: Gesperrte Zimmer und Zeiten.

Leistungen:

• Verpflegung: Mahlzeitenkombinationen (Frühstück, Halbpension, Vollpension).
• Zusatzleistungen: Alles außer Logis (Garage, Leihrad, Wellness).

Betrieb:

• Online-Buchung: Einstellungen für die Buchungsseite der Gäste.
• Ortstaxe: Kurtaxe und andere Abgaben an die Gemeinde.

Was danach passiert

Nach dem Speichern sind deine Grunddaten gespeichert. Das Zimmer ist jetzt:

• im Belegungsplan sichtbar,
• über die Preisliste verkaufbar,
• auf der Online-Buchungsseite buchbar (wenn die Online-Buchung angeschaltet ist).

Die nächsten Schritte hängen davon ab, was du machen willst:

• Um Preise und Ratenplan festzulegen, gehe zu Hotel/Raten.
• Um Reservierungen anzunehmen, gehe zu Hotel/Reservierungen.
• Um den Belegungsplan zu sehen, gehe zu Hotel/Belegungsplan.

Tipps und Hinweise

• Mehrere Zimmer auf einmal: Die Schaltfläche Serie unter "Zimmer" legt viele Zimmer in einer Serie an — etwa alle Zimmer von 101 bis 110 einer Kategorie. Das ist schneller als einzeln.
• Bilder hochladen: Bilder fügst du am Haus und an der Kategorie hinzu. Sie erscheinen auf der Buchungsseite. Nutze das Feld Medien am unteren Ende des Fensters.
• Archivieren statt Löschen: Du kannst Häuser, Zimmer und Kategorien archivieren. Sie verschwinden dann aus den Listen (es sei denn, du zeigst archivierte Einträge an), beeinflussen aber noch alte Rechnungen.
• Ortstaxe nur wenn nötig: Wenn du keine Kurtaxe einziehen musst, kannst du den Reiter Ortstaxe ignorieren.
• Online-Buchung braucht Zeit zum Leben: Solange der Schalter Online-Buchung aktiv aus ist, sieht die Buchungsseite das Haus nicht. Selbst wenn er an ist, brauchst du mindestens ein Zimmer, eine Kategorie (mit Schalter "Online buchbar anzeigen" an) und einen Ratenplan für den Vertriebsweg "Buchungsstrecke".