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Arbeitszeit-Antrag genehmigen oder ablehnen

Als Vorgesetzter oder Genehmiger prüfst du hier eingegangene Anträge deiner Mitarbeiter – zu Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich oder Stundenänderungen. Du siehst alle Details, erkennst Überschneidungen mit anderen Mitarbeitern und entscheidest, ob du den Antrag genehmigst oder ablehnst. Genehmigte Anträge werden sofort in die Zeitbuchung übernommen.

So kommst du hierher

Öffne das Menü Arbeitszeit-Verwaltung.
Wähle Anträge bearbeiten.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zur Bearbeitung von Zeitbuchungsanträgen. Es gibt keine weiteren Voraussetzungen – die Anträge werden automatisch geladen.

So gehst du vor

Suche den Antrag in der Liste. Du siehst alle eingegangenen Anträge in einer Tabelle: Datum, Name des Mitarbeiters, Art des Antrags (Urlaub, Krankenstand etc.), Zeitraum und aktueller Status. Du kannst nach Namen oder anderen Feldern suchen oder auf einen Antrag doppelklicken, um ihn direkt zu öffnen.
Öffne den Antrag zur Bearbeitung. Klicke auf die Schaltfläche Antrag bearbeiten (Pfeil-Symbol) in der Zeile, oder doppelklicke auf den Eintrag. Das Fenster Antrag bearbeiten öffnet sich.
Prüfe alle Details des Antrags. Du siehst nun:
- Antragsteller: Name, Foto, Urlaubsverbrauch und -rest im aktuellen Jahr, Überstundensaldo
- Details: Art des Antrags und Zeitraum (Datum, von–bis oder von–bis mit Uhrzeit, je nach Art). Falls der Mitarbeiter eine bestehende Zeitbuchung ändern will, siehst du oben die alte Version (in rot) und darunter die angeforderte Änderung (in grün).
- Bemerkung: Der Grund oder Hinweis des Mitarbeiters
- Überschneidungen (nur bei Urlaub, Krankenstand oder Unterbrechung): Falls andere Mitarbeiter im selben Zeitraum abwesend sind, werden sie hier aufgelistet
- Dokumente: Falls der Mitarbeiter Belege hochgeladen hat (z. B. Krankmeldung), kannst du sie hier ansehen
Entscheide dich für Genehmigung oder Ablehnung.
- Klicke Genehmigen, wenn der Antrag in Ordnung ist. Ein Bestätigungsfenster fragt nach – bestätige mit Ja. Der Antrag wird sofort in die Zeitbuchung übernommen, und der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung.
- Klicke Ablehnen, wenn du den Antrag nicht genehmigen kannst. Ein Bestätigungsfenster fragt nach – bestätige mit Ja. Der Mitarbeiter wird benachrichtigt.

Das Fenster schließt sich nach deiner Entscheidung, und die Liste wird aktualisiert.

Mehrere Anträge auf einmal genehmigen

Wenn viele offene Anträge vorliegen, kannst du Zeit sparen:

Markiere die Anträge, die du alle genehmigen möchtest, mit dem Häkchen ganz links in jeder Zeile.
Markiere alle Anträge gleichzeitig mit dem Häkchen in der Kopfzeile der Spalte.
Klicke auf Markierte Anträge genehmigen. Ein Bestätigungsfenster fragt nach – bestätige mit Ja. Alle markierten Anträge werden genehmigt.

Aufbau der Seite

Die Seite ist in zwei Bereiche unterteilt:

Oberer Bereich – Toolbar Wenn es noch offene Anträge gibt, erscheint hier die Schaltfläche Markierte Anträge genehmigen zum Sammelgenehmigen. Sie ist nur aktiv, wenn du mindestens einen Antrag angehakt hast.

Unterer Bereich – Antragsliste Eine Tabelle mit allen Anträgen. Jede Zeile zeigt:

Häkchen (nur bei offenen Anträgen): Zum Auswählen für die Sammelgenehmigung
Erstellt am: Das Datum, an dem der Mitarbeiter den Antrag gestellt hat
Bild: Ein Foto oder Avatar des Mitarbeiters
Personal-Nr.: Die Personalnummer des Mitarbeiters
Mitarbeiter: Der Name
Art: Symbol und Name der Art (z. B. „Urlaub", „Krankenstand")
Vom/Von: Startdatum oder Startdatum mit Uhrzeit
Bis/Dauer: Enddatum, Enddatum mit Uhrzeit oder Dauer (je nach Art)
Status: „Antrag gestellt", „Antrag genehmigt", „Antrag abgelehnt" oder „Antrag storniert"
Bearbeitet von: Name des Genehmigers oder „–" wenn noch nicht bearbeitet
Schaltflächen:
- Für offene Anträge: Antrag bearbeiten
- Für genehmigte Anträge: Informationen (um Details anzusehen) und Genehmigten Antrag stornieren (falls der Zeitraum in der Zukunft liegt und die Art nicht im Nachhinein änderbar ist)

Was danach passiert

Sobald du einen Antrag genehmigst, wird er in die Zeitbuchung des Mitarbeiters übernommen. Der Status ändert sich auf „Antrag genehmigt", und der Antrag wandert in die Liste der abgeschlossenen Anträge. Der Mitarbeiter erhält eine automatische Benachrichtigung.

Bei Ablehnung wird der Status auf „Antrag abgelehnt" gesetzt, und der Mitarbeiter erhält ebenfalls eine Benachrichtigung.

Du kannst einen genehmigten Antrag später stornieren, solange der Zeitraum noch in der Zukunft liegt und die Art der Zeitbuchung nicht gesperrt ist.

Weitere Informationen zu einzelnen Antrag-Details findest du unter Antragsdetails ansehen.

Tipps und Hinweise

Überschneidungen beachten: Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub beantragen, siehst du das unter dem Punkt Überschneidungen. Das hilft dir, zu prüfen, ob es für den Betrieb passt.
Änderungsanträge erkennen: Wenn ein Mitarbeiter eine bestehende Zeitbuchung ändern will, erscheinen oben in Rot die alten Werte und unten in Grün die neuen. Rot bedeutet „wird entfernt", grün bedeutet „wird hinzugefügt".
Dokumente: Bei Krankheitsanträgen solltest du nach Belegen fragen. Der Mitarbeiter kann diese bereits hochladen – schau unter Dokumente.
Unterschrift: Wenn der Antrag eine Unterschrift des Mitarbeiters enthält, wird sie unter Unterschrift angezeigt.