Arbeitszeit-Antrag genehmigen oder ablehnen

Als Vorgesetzter prüfst du hier eingegangene Anträge deiner Mitarbeiter – ob Urlaub, Krankenstand oder Zeitausgleich – und genehmigst oder lehnst sie ab. Wenn du mehrere offene Anträge auf einmal bearbeiten möchtest, kannst du sie zusammengefasst genehmigen.

So kommst du hierher

Klicke in der Seitenleiste auf Arbeitszeit.
Wähle Arbeitszeit-Verwaltung aus.
Öffne die Registerkarte mit den offenen Anträgen (normalerweise voreingestellt).

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht, Zeitbuchungsanträge zu verwalten. Es gibt keine weiteren technischen Voraussetzungen.

Aufbau der Übersicht

Die Tabelle zeigt dir alle eingegangenen Anträge, noch nicht bearbeitete zuerst. Jede Zeile enthält:

Erstellt am: Das Datum, an dem der Mitarbeiter den Antrag eingereicht hat
Bild: Das Profilbild des Mitarbeiters
Personal-Nr.: Die Personalnummer des Antragstellers
Mitarbeiter: Name des Mitarbeiters
Art: Die Art des Antrags (z. B. Urlaub, Krankheit) mit entsprechendem Symbol
Vom/Von: Startdatum oder Startdatum und -uhrzeit
Bis/Dauer: Enddatum oder Enduhrzeit bzw. die Dauer
Status: Der aktuelle Status des Antrags (z. B. "Antrag gestellt")
Bearbeitet von: Name des Vorgesetzten, der den Antrag bearbeitet hat (bei offenen Anträgen leer)

Oben rechts zeigt die Seitenleiste, wie viele Anträge es insgesamt gibt.

So gehst du vor

Einzelnen Antrag bearbeiten

Klicke auf die Schaltfläche mit dem Pfeil-Symbol in der Zeile des Antrags, oder doppelklicke direkt auf die Zeile. Ein Fenster öffnet sich und zeigt alle Details des Antrags.
Prüfe die Informationen:
- Im Bereich Antragsteller siehst du den Namen, das Profilbild, den bisherigen Urlaubsverbrauch im aktuellen Jahr und den Resturlaub
- Im Bereich Details sind die genauen Zeitangaben des Antrags aufgelistet
- Im Bereich Überschneidungen (nur bei Urlaub, Unterbrechung und unbezahltem Urlaub) wird angezeigt, wenn sich der Antrag zeitlich mit anderen Mitarbeitern überschneidet
- Weitere Bereiche zeigen angefügte Dokumente und ggf. eine eingefügte Unterschrift
Entscheide dich:
- Klicke Genehmigen, um den Antrag zu akzeptieren
- Klicke Ablehnen, um ihn abzulehnen
Du wirst jeweils um eine Bestätigung gebeten. Nach deiner Entscheidung wird das Fenster geschlossen und die Tabelle aktualisiert.

Mehrere Anträge auf einmal genehmigen

Markiere die Anträge mit den Kontrollkästchen links neben jeder Zeile.
- Einzelne Anträge: Klicke das Kontrollkästchen der gewünschten Zeilen an
- Alle Anträge: Klicke das Kontrollkästchen in der Kopfzeile
Oben erscheint die Schaltfläche Markierte Anträge genehmigen (grün). Klicke darauf.
Eine Bestätigung fragt dich, ob du alle markierten Anträge wirklich genehmigen möchtest. Bestätige mit Ja. Die Anträge werden genehmigt, und die Tabelle wird aktualisiert – fertig bearbeitete Anträge verschwinden aus der Übersicht.

Was danach passiert

Genehmigte Anträge sind sofort gültig. Der Mitarbeiter sieht seinen genehmigten Antrag in seiner Übersicht, und die gebuchte Zeit (Urlaub, Krankheit usw.) wird in seine Bilanz aufgenommen.
Abgelehnte Anträge werden nicht gebucht. Der Mitarbeiter wird informiert, dass sein Antrag abgelehnt wurde.
Bearbeitete Anträge verschwinden aus der Tabelle der offenen Anträge und tauchen in der Registerkarte der bearbeiteten Anträge auf. Dort kannst du sie später nochmals einsehen oder – falls ein genehmigter Antrag noch nicht begonnen hat – stornieren.

Die genehmigten Anträge werden zeitbuchungsseitig wirksam: Der Urlaub wird vom Resturlaub abgezogen, Krankheitstage werden gezählt, Zeitausgleich wird aufgerechnet.

Tipps und Hinweise

Überschneidungen prüfen: Wenn mehrere Mitarbeiter zur gleichen Zeit frei sein möchten (z. B. Urlaub), wird das im Bereich "Überschneidungen" angezeigt. Das ist kein Grund, einen Antrag abzulehnen – es ist nur eine Orientierungshilfe für deine Planung.
Unterschied zwischen Genehmigung und Bearbeitung: Du kannst genehmigte Anträge später nicht mehr ändern, nur stornieren, wenn sie noch nicht angefangen haben. Überlege deshalb vor der Genehmigung kurz, ob alle Details stimmen.
Dokumente anhängen: Manche Anträge (z. B. Krankmeldung) können mit Dokumenten versehen sein. Diese findest du im Bereich "Dokumente" – du kannst sie einsehen, musst sie aber nicht genehmigen oder ablehnen.
Keine Genehmigung ohne Grund: Wenn du einen Antrag ablehnst, teile dem Mitarbeiter möglichst mit, warum – ein Grund im Antrag selber wird aber nicht erfasst. Kläre das lieber direkt mit ihm.