Ein Formular anlegen

Du erstellst ein digitales Formular mit eigenen Feldern, das Kunden oder Mitarbeiter ausfüllen können. Du bestimmst, welche Informationen du sammeln möchtest, ob Felder Pflichtfelder sind, und wer die Einreichungen erhält.

So kommst du hierher

Klicke in der Seitenleiste auf Formulare
Klicke auf die Registerkarte Formulare
Klicke auf Formular erstellen

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht „Formularverwaltung".

So gehst du vor

Trage einen Formularname ein – unter diesem Namen erscheint das Formular später, wenn es ausgefüllt wird
Wähle einen Standort, falls dein Betrieb mehrere Standorte nutzt – das Formular wird diesem Standort zugeordnet
Schreibe eine Beschreibung (optional) – damit weißt du später, wofür das Formular gedacht ist
Schreibe eine Formulareinleitung (optional) – dieser Text erscheint am Anfang, wenn jemand das Formular ausfüllt, etwa eine Begrüßung oder Erklärung
Wähle die Empfänger der Einreichungen (optional):
- Ohne Auswahl gehen alle Einreichungen an alle Mitarbeiter des Standorts mit E-Mail-Adresse
- Du kannst einzelne Personen auswählen, um die Einreichungen nur an diese weiterzuleiten
Füge eine erste Seite hinzu – klicke auf Seite hinzufügen im Bereich links. Du kannst das Formular in mehrere Seiten aufteilen; jede Seite kann ein eigenes Thema haben und eigene Bedingungen haben
Füge Felder zur Seite hinzu – klicke auf Feld hinzufügen unter der Seite. Jedes Feld steht für eine Frage oder Information:
- Feldbezeichnung: der Text, den der Ausfüllende sieht
- Feldtyp: wähle den Typ aus (Text, Zahl, Datum, Auswahlfeld, Mehrfachauswahl, Dateiupload usw.)
- Pflichtfeld: schalte den Schalter ein, wenn das Feld nicht leer bleiben darf
- Je nach Feldtyp können weitere Einstellungen hinzukommen (z. B. Mindestwert und Höchstwert bei Zahlfeldern, Optionen bei Auswahlfeldern)
Ordne die Felder durch Ziehen in die richtige Reihenfolge
Ergänze weitere Seiten, wenn dein Formular mehrere Themen abdeckt
Richte Bedingungen ein (optional) – damit werden Seiten oder Felder nur unter bestimmten Voraussetzungen angezeigt. Lese dazu Felder und Bedingungen einrichten
Klicke auf Speichern

Das Formular ist jetzt angelegt und bereit zum Ausfüllen. Du kannst den Link teilen oder das Formular in andere Bereiche von weboffice einbinden.

Aufbau des Formulars

Formulardefinition (linker Bereich):

Eine Baumansicht zeigt die Struktur: das Formular selbst oben, darunter alle Seiten, und unter jeder Seite alle Felder
Klicke auf einen Eintrag, um ihn zu bearbeiten oder zu löschen

Formulareinstellungen (rechter Bereich):

Beim Formular selbst (Wurzelelement): Formularname, Standort, Beschreibung, Formulareinleitung und Empfänger
Bei einer Seite: Seitenname, Beschreibung und optionaler Abschlusstext, der nach dieser Seite angezeigt wird
Bei einem Feld: Feldbezeichnung, Feldtyp und feldspezifische Einstellungen wie Platzhaltertext, Pflichtfeld-Status, Längenbeschränkungen oder Optionen

Jedes Feld ab der zweiten Seite oder ab dem zweiten Feld einer Seite kann eine Bedingung bekommen – so wird es nur sichtbar, wenn eine vorherige Antwort einen bestimmten Wert hat.

Was danach passiert

Das Formular wird gespeichert und der Bereich Formulare wird automatisch aktualisiert. Sobald jemand das Formular ausfüllt und einreicht, erscheint die ausgefüllte Version in der Liste „Ausgefüllte Formulare". Du kannst dann jedes eingereichte Formular ansehen, als PDF ausdrucken oder als erledigt markieren.

Tipps und Hinweise

Feldtypen festlegen: Wähle den Feldtyp passend zum Inhalt. Ein Datumsfeld akzeptiert nur gültige Daten, ein Zahlfeld nur Zahlen. Das erspart Fehler beim Ausfüllen.
Pflichtfelder nutzen: Markiere Felder als Pflichtfeld, wenn die Information nicht fehlen darf. Der Ausfüllende kann das Formular ohne diese Angaben nicht absenden.
Mehrere Seiten: Nutze mehrere Seiten, um das Formular übersichtlich zu halten. Lange Formulare auf einer Seite wirken abschreckend.
Bedingungen für Logik: Wenn bestimmte Fragen nur relevant sind, wenn eine vorherige Frage mit „Ja" beantwortet wurde, nutze Bedingungen, um diese Fragen nur dann zu zeigen.
Empfänger eingrenzen: Wenn du einen bestimmten Mitarbeiter als Empfänger auswählst, erhält nur dieser die E-Mail-Benachrichtigung – das ist sinnvoll, wenn verschiedene Formulare an verschiedene Personen gehen sollen.