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Ein Formular anlegen

Du erstellst hier eine Formularvorlage mit eigenen Feldern, die du später in verschiedenen Bereichen von weboffice einsetzen kannst. Sobald Kunden oder Mitarbeiter das Formular ausfüllen, sammelst du ihre Antworten zentral ein und kannst sie ansehen oder als PDF ausdrucken.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Formulare > Alle.
Klicke auf Formular erstellen.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Verwaltung von Formularen. Es gibt keine weiteren Voraussetzungen.

So gehst du vor

Ein Eingabefenster öffnet sich mit dem Titel „Formulardefinition". Der Bereich „Formularname" ist bereits leer und wartet auf deine Eingabe.
Trage einen Namen ein, unter dem du das Formular wiederfindest (zum Beispiel in der Liste der eingereichten Formulare). Das Feld ist Pflicht.
Falls du Zugriff auf mehrere Standorte hast: Wähle unter Standort aus, für welchen Standort das Formular gelten soll. Standardmäßig ist dein eigener Standort eingestellt.
Trage optional eine Beschreibung ein (bis 1000 Zeichen) – das hilft dir und deinem Team später, das Formular schnell zu identifizieren.
Gib optional eine Formulareinleitung ein. Dieser Text wird angezeigt, wenn jemand das Formular ausfüllt – nutze ihn, um zu erklären, worum es geht oder welche Informationen du benötigst.
Unter Empfänger der Einreichungen wählst du, wer per E-Mail benachrichtigt werden soll, wenn das Formular eingereicht wird. Ohne Auswahl gehen die Benachrichtigungen an alle dem Standort zugeordneten Mitarbeiter mit E-Mail-Adresse. Wähle bestimmte Personen aus, wenn nur diese informiert werden sollen.
Klicke auf die Schaltfläche Speichern. weboffice speichert die Grundeinstellung und öffnet sofort den Formular-Editor, damit du die Struktur definieren kannst.
Im Editor siehst du auf der linken Seite einen Baum mit Formular und darunter Seite 1. Ein Formular kann aus mehreren Seiten bestehen – nutze das, um lange Formulare übersichtlich zu machen. Lies hier, wie du Felder und Bedingungen aufbaust.
Wähle eine Seite aus, um dort Felder hinzuzufügen. Rechts im Detailbereich siehst du die Seiteneigenschaften und kannst weiterzuarbeiten.
Sobald du dein Formular fertig gestaltet hast: Klicke erneut auf Speichern. Das Formular ist jetzt als Vorlage einsatzbereit.

Aufbau des Eingabefensters

Das Fenster zeigt die Grundinformationen des Formulars in einer übersichtlichen Eingabemaske:

Formularname: Der Name, unter dem das Formular in der Software erkannt wird. Pflicht.
Standort: Der Ort oder die Organisationseinheit, für die das Formular gelten soll – nur sichtbar, wenn du mehrere Standorte verwalten darfst.
Beschreibung: Ein interner Hinweistext für dein Team. Keine Zeichenbegrenzung im Formular selbst, aber maximal 1000 Zeichen.
Formulareinleitung: Ein Text in Markdown-Format, den die Person beim Ausfüllen liest. Nutze ihn zur Orientierung.
Empfänger der Einreichungen: Eine Auswahl von Personen oder Teams, die per E-Mail benachrichtigt werden. Kann leer bleiben.

Was danach passiert

Das Formular ist gespeichert und du befindest dich im Formular-Editor. Dort definierst du die Struktur des Formulars: Seiten, Felder (Textfelder, Auswahlfelder, Datei-Uploads usw.) und optionale Bedingungen, die bestimmte Felder nur unter bestimmten Bedingungen anzeigen.

Das fertig gestaltete Formular wird Vorlage und kann in weboffice an verschiedenen Stellen eingebunden werden. Jedes Mal, wenn jemand es ausfüllt, entsteht eine neue Einreichung, die du in der Liste aller Formulare siehst.

Du kannst das Formular jederzeit öffnen und ändern – bereits eingereichte Formulare bleiben davon unberührt.

Tipps und Hinweise

Lange Formulare aufteilen: Nutze mehrere Seiten, um das Formular übersichtlich zu halten. Jede Seite kann eine Zwischenüberschrift und einen Abschlusstext haben.
Bedingte Felder: Mit Bedingungen zeigst du Felder nur dann an, wenn vorherige Felder einen bestimmten Wert haben – ideal für Formulare, die je nach Antwort unterschiedliche Wege gehen. Mehr dazu hier.
Empfänger nachträglich ändern: Du kannst die Liste der Empfänger später jederzeit anpassen – auch nach dem Speichern.
Lizenzslots: Beim Anlegen eines neuen Formulars wird ein Lizenzslot verbraucht. weboffice zeigt dir rechtzeitig eine Nachricht, wenn dein Kontingent aufgebraucht ist.