Gäste bei der Anreise bearbeiten

Bei der Ankunft von Gästen weist du ihnen Zimmer zu, checkst sie ein und erfasst ihre Daten für den Meldeschein. Das Modul zeigt dir die erwarteten Anreisen des Tages, Gäste, die bereits im Haus sind, und anstehende Abreisen.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Hotel > Anreise.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht Hotel-Rezeption. Die Gäste müssen bereits reserviert sein.

So gehst du vor

Zimmer zuteilen

Bevor ein Gast einchecken kann, braucht er ein Zimmer. Zimmer kannst du manuell zuteilen oder mehrere Zimmer auf einmal automatisch vergeben.

Manuell:

1. Wechsle zum Reiter Anreisen, um die erwarteten Ankunftstage zu sehen.
2. Wähle einen Gast aus der Liste.
3. Klicke auf Zimmer zuteilen.
4. Wähle im Feld Zimmer ein freies Zimmer in der gebuchten Kategorie. In der Klammer siehst du den Reinigungsstatus (schmutzig, in Arbeit, gereinigt oder geprüft).
5. Die Schalter bestimmen, was bei der Zuteilung passiert:
   • Preis beibehalten: Der bisherige Preis bleibt, auch wenn das Zimmer eine andere Kategorie hat.
   • Kategoriewechsel erlauben: Der Gast darf sein Zimmer bis zur Anreise noch wechseln.
6. Klicke Zuteilen.

Automatisch für mehrere Gäste:

1. Wechsle zum Reiter Anreisen.
2. Klicke Automatisch zuteilen (die Zahl zeigt dir, wie viele Zimmer noch zu vergeben sind).
3. Bestätige die Abfrage. Das System verteilt automatisch Zimmer nach Kategorie und Verfügbarkeit.

Gast einchecken

Der Check-in macht einen Gast offiziell zum Bewohner und legt den Meldeschein an.

1. Wähle einen Gast aus der Liste — im Reiter Anreisen oder Gäste.
2. Klicke Check-in.
3. Im Fenster Aufenthalt:
   • Das Feld Zimmer ist vorbelegt mit dem zugeteilten Zimmer. Du kannst es noch ändern, wenn der Gast später umbuchen möchte.
   • Warnt dich das System, dass das Zimmer noch nicht freigegeben ist, kannst du den Check-in trotzdem durchführen — der Gast wartet dann auf sein gereinigtes Zimmer.
4. Im Bereich Meldepflicht erfasst du alle Gäste des Zimmers:
   • Hauptgast: Der erste Name ist schon vorausgefüllt. Wähle oder suche den Kundendatensatz.
   • Mitreisende: Klicke Mitreisenden erfassen und wiederhole den Schritt für jeden weiteren Gast.
   • Staatsangehörigkeit: Wähle das Land aus.
   • Ortstaxenpflichtig: Schalte dies ein oder aus — es beeinflusst die Berechnung der Kurtaxe.
   • Fehlt für einen Gast der Kundenname, wird der Check-in nicht gespeichert. Jeden Gast musst du einem Kundendatensatz zuordnen.
5. Der Schalter Meldeschein anlegen ist voreingestellt. Der Meldeschein wird beim Speichern erstellt und wartet dann auf die Unterschrift des Gastes.
6. Im Bereich Kaution (optional):
   • Kaution brutto: Der Betrag, den der Gast hinterlegt.
   • Art: Vorautorisierung (Karte), Karte oder Bar.
   • Beleg oder Freigabenummer: Kartennummer, Quittungsnummer oder ähnliches zur Nachverfolgung.
   • Vermerk: Notizen zum Zahlungsmittel.
7. Klicke Einchecken.

Meldeschein ausfüllen und unterschreiben

Der Meldeschein dokumentiert die Gästedaten für Behörden.

1. Wähle einen eingecheckten Gast aus der Liste.
2. Klicke Meldeschein.
3. Im Fenster Ausweise trägst du für jeden Gast die Ausweisdaten ein:
   • Ausweisart: Reisepass, Personalausweis, Führerschein oder andere.
   • Ausweisnummer: Die Nummer vom Ausweis.
   • Gültig bis: Das Ablaufdatum (optional).
4. Klicke Ausweise speichern.
5. Im Bereich Unterschrift des Gastes lässt du den Gast im Signaturfeld unterschreiben.
6. Klicke Unterschrift übernehmen. Der Meldeschein ist dann unterzeichnet und wird gespeichert.

Ist der Meldeschein bereits unterschrieben, siehst du eine grüne Bestätigung.

Notizen erfassen

Notizen helfen deinem Team, über Wünsche und Besonderheiten des Gastes informiert zu bleiben.

1. Wähle einen Gast aus.
2. Klicke Notizen.
3. Im Bereich Notiz erfassen:
   • Für wen: Wähle, an wen sich die Notiz richtet (Gastwunsch, Rezeption, Hauswirtschaft, Küche, Vorfall, Beschwerde oder Intern).
   • Sichtbarkeit: Entscheide, wer die Notiz sehen darf (für alle sichtbar, nur intern oder vertraulich).
   • Trage deine Notiz ein.
4. Klicke Speichern.

Gastwünsche erscheinen als Warnung in der Anreiseliste. Frühere Notizen siehst du im Bereich Bisherige Notizen und kannst sie bei Bedarf löschen.

Abreise durchführen

Beim Check-out beendest du den Aufenthalt und kannst das Zimmer zur Reinigung freigeben.

1. Wechsle zum Reiter Abreisen und wähle einen Gast.
2. Klicke Check-out.
3. Das Fenster zeigt dir:
   • Das Zimmer und den Namen des Gastes.
   • Den offenen Saldo auf dem Gastkonto — ist er größer als null, schuldet der Gast noch Geld.
   • Eine Warnung, falls der Gast früher abreist, als gebucht.
4. Im Bereich Abschluss bestimmst du, wie der Check-out ablaufen soll:
   • Nur bei ausgeglichenem Konto abschließen: Check-out wird nur möglich, wenn der Saldo null ist (Standard).
   • Zimmer als zu reinigen melden: Das Zimmer bekommt den Status „schmutzig" und steht zur Reinigung an.
   • Abreise auf heute setzen: Setzt das Abreisedatum auf den heutigen Tag, falls der Gast früher geht.
   • Vermerk: Eine abschließende Notiz zur Abreise.
5. Klicke Auschecken.

Aufbau der Anreiseliste

Die Liste zeigt folgende Spalten:

• Nummer: Die Reservierungsnummer.
• Gast: Name des Gastes.
• Zimmer: Die Zimmernummer (leer, wenn noch nicht zugeteilt).
• Kategorie: Die gebuchte Zimmerklasse.
• Anreise/Abreise: Daten im Format TT.MM.YYYY.
• Erwachsene: Personenanzahl.
• Verpflegung: Buchungsart (Übernachtung, Halbpension, Vollpension).
• Zustand: Der aktuelle Status des Gastes (Reserviert, Erwartet, Wartet auf Zimmer, Eingecheckt, Ausgecheckt, Storniert, etc.).
• Meldeschein: Zeigt, ob es einen Meldeschein gibt und ob er unterschrieben ist.

Drei Reiter oben rechts filtern die Liste:

• Im Haus: Gäste, die gerade im Haus sind.
• Anreisen: Erwartete Ankunftstage.
• Abreisen: Fällige Abreisen des Tages.

Was danach passiert

Nach dem Check-in ist der Gast im System als „Eingecheckt" gebucht. Das Zimmer ist belegt. Der Meldeschein wartet bis zur Unterschrift. Über Gastkonto gelangst du zum Konto des Gastes, um Gebühren zu verrechnen oder Zahlungen zu erfassen. Bei der Abreise wird der Aufenthalt abgeschlossen und das Zimmer zur Reinigung freigegeben.

Tipps und Hinweise

• Zimmer noch nicht freigegeben? Der Check-in ist trotzdem möglich. Das System warnt dich, wenn das Zimmer noch gereinigt wird. Der Gast kann dann das Zimmer beziehen, sobald es fertig ist.
• Geburtsdatum fehlt? Der Meldeschein braucht das Geburtsdatum. Fehlt es im Kundendatensatz, ergänze es, bevor du den Meldeschein unterschreiben lässt.
• Null-Saldo-Pflicht aufheben? Ist das Gastkonto nicht ausgeglichen und du möchtest trotzdem auschecken, deaktiviere den Schalter Nur bei ausgeglichenem Konto abschließen — das System erlaubt dann den Check-out auch mit offenem Saldo.
• Frühabreise? Hat der Gast früher ausgecheckt als gebucht, wähle Abreise auf heute setzen. Das System berechnet nicht benutzte Nächte zurück.
• Besondere Wünsche? Erfasse sie als Notiz für die Rezeption oder Hauswirtschaft. So vergisst niemand einen Wintergarten-Platz oder eine extra Decke.