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Gastkonten abrechnen und verwalten

Hier verwaltest du die Gastkonten aller eingecheckten Gäste: Du buchst Leistungen auf die Zimmer, rechnest Gäste ab und verwaltest Kautionen. Jedes Konto zeigt den aktuellen Saldo und welche Positionen noch offen sind.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste, wähle Hotel und dann Konten.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht "Hotel-Rezeption". Damit du Leistungen buchen und abrechnen kannst, muss mindestens ein Gast eingecheckt sein.

Aufbau der Übersicht

Die Übersicht zeigt alle Gäste, die gerade im Haus sind. Oben wählst du einen Gast aus einer Liste. Darunter siehst du sein Gastkonto mit allen Buchungen: Datum, Leistung, Menge, Bruttobetrag und den offenen Anteil. Eine Spalte zeigt die Herkunft jeder Buchung (Rezeption, Kasse, Gastronomie usw.) und ob sie bereits abgerechnet ist. Am Ende jeder Zeile kannst du einzelne Buchungen umbuchen oder stornieren.

Eine Zusammenfassung am Kopf zeigt dir schnell: Kontonummer, Saldo, noch offene Positionen, bereits abgerechnete Beträge und eventuell hinterlegte Kautionen.

So gehst du vor

Leistung auf ein Zimmer buchen

Wähle den Gast aus dem Auswahlfeld Gast im Haus.
Klicke auf Leistung buchen.
Im Fenster, das sich öffnet:
- Zusatzleistung: Wähle eine vordefinierte Leistung (z. B. Minibar), wenn vorhanden. Dadurch wird Artikel und Preis automatisch gefüllt. Wähle Freie Buchung, um den Artikel selbst zu wählen.
- Artikel: Wähle den Artikel, der verrechnet werden soll. Das Feld ist Pflicht, da der Steuersatz und das Erlöskonto vom Artikel kommen.
- Bezeichnung auf der Rechnung: Wie der Text auf der Rechnung aussehen soll (optional).
- Menge: Wie oft der Artikel verrechnet wird (Voreinstellung: 1).
- Einzelpreis brutto: Der Preis pro Stück (optional). Fehlt dieser, wird der Standardpreis des Artikels verwendet.
- Buchungstag: An welchem Datum die Leistung ins Konto kommt (Voreinstellung: heute).
- Vermerk: Ein interner Hinweis, z. B. für die Rezeption (optional).
Klicke Buchen. Die Leistung erscheint sofort im Konto.

Gastkonto abrechnen

Wähle den Gast aus dem Auswahlfeld Gast im Haus.
Klicke auf Abrechnen.
Im Fenster, das sich öffnet:
- Rechnungsart: Wähle zwischen Gastrechnung (für den Gast selbst), Zwischenrechnung (Teilabrechnung) oder Firmenrechnung (für ein Unternehmen).
- Rechnungsempfänger: Der Kunde, an den die Rechnung gehen soll. Ohne Auswahl wird die Rechnung nicht ans Kundenkonto gebucht und taucht nicht in der Gasthistorie auf.
- Nächte zu einer Zeile verdichten: Fasst alle Übernachtungen zu einer Position zusammen (Voreinstellung: an).
- Nur Vorschau ohne Beleg: Aktiviere dies, um die Abrechnung zu testen, ohne einen echten Beleg zu erzeugen.
Klicke Abrechnen. Das System verrechnet alle offenen Zeilen des Kontos. Leistungen, die bereits einen Beleg aus der Kasse oder Gastronomie haben, werden dort ausgeglichen und nicht doppelt als Erlös erfasst.
Das Ergebnis zeigt dir die Belegnummer (oder "Vorschau" bei Testabrechnung), den Bruttobetrag, deine eigenen Positionen und den Ausgleich fremder Belege.
Klicke Fertig, um zum Konto zurückzukehren.

Buchung umbuchen

Du kannst eine noch nicht abgerechnete Buchung auf ein anderes Gastkonto verschieben:

Klicke in der Zeile der betreffenden Leistung auf das Pfeilsymbol (Umbuchen).
Im Fenster:
- Auf welches Gastkonto: Wähle den Gast, auf dessen Konto die Leistung wandern soll.
- Anteil in Prozent: Gib einen Prozentsatz ein, wenn du die Leistung teilen möchtest. Ohne Angabe wandert die ganze Buchung; mit Angabe bleibt der Rest auf dem ursprünglichen Konto.
- Grund: Notiere, warum die Buchung umgebucht wird.
Klicke Umbuchen.

Buchung stornieren

Eine noch nicht abgerechnete Buchung kannst du rückgängig machen:

Klicke in der Zeile der betreffenden Leistung auf das Verbotssymbol (Stornieren).
Gib einen Grund ein (Pflichtfeld, damit nachvollziehbar ist, warum storniert wurde).
Klicke Stornieren. Die Buchung verschwindet aus dem Konto.

Kaution hinterlegen

Klicke auf Kaution (oben rechts im Fenster).
Im Bereich "Kaution hinterlegen":
- Betrag: Der Kautionsbetrag (Pflichtfeld).
- Art: Wähle Bar, Karte oder Vorautorisierung.
- Beleg oder Freigabenummer: Die Referenznummer (z. B. Kreditkartennummer oder Freigabenummer der Bank) – optional.
Klicke Hinterlegen. Die Kaution wird registriert, erscheint aber nicht auf dem Gastkonto.
Im Bereich "Hinterlegte Kautionen" siehst du alle Kautionen dieses Aufenthalts mit ihrem Status (hinterlegt, einbehalten oder freigegeben).
Wenn der Gast abreist, klicke auf:
- Ganz freigeben, um die Kaution zurückzugeben.
- Ganz einbehalten, um die Kaution ganz oder teilweise einzubehalten (du gibst dann den einbehaltenen Betrag an).

Stornierte Einträge anzeigen

Oben rechts in der Toolbar kannst du den Schalter Zeige stornierte Einträge aktivieren, um auch gelöschte Buchungen zu sehen. Das ist hilfreich zur Nachverfolgung.

Was danach passiert

Gebuchte Leistungen sind sofort im Konto sichtbar und erhöhen den Saldo.
Abgerechnete Konten werden geschlossen. Neue Buchungen gehen dann auf ein neues Konto desselben Aufenthalts.
Stornierte Buchungen sind reversiert; der Betrag wird rückgängig gemacht.
Hinterlegte Kautionen beeinflussen nicht das Gastkonto – sie sind separate Sicherheiten für den Aufenthalt.
Ein erzeugter Beleg (Rechnung) kann später im System erneut aufgerufen und gedruckt werden.

Tipps und Hinweise

Freie Buchungen brauchen einen Artikel: Ohne Artikelwahl lässt sich die Leistung nicht verrechnen, weil Steuersatz und Erlöskonto fehlen.
Rechnungsempfänger ist wichtig: Ohne Kundenzuordnung wird die Rechnung nicht ins Kundenkonto gebucht und taucht nicht in der Gasthistorie auf. Wähle den richtigen Empfänger, sonst verlierst du den Beleg später.
Ausgleich fremder Belege: Wenn ein Gast in der Kasse oder im Restaurant schon bezahlt hat, wird dieser Betrag bei der Abrechnung automatisch berücksichtigt und nicht doppelt verrechnet.
Storno braucht einen Grund: Nur so bleibt nachvollziehbar, warum eine Buchung gelöscht wurde.
Kaution bei der Abreise regeln: Kautionen landen nicht im Gastkonto – sie müssen bei Abreise manuell freigegeben oder einbehalten werden.