Einen Beleg kassieren

Du bezahlst einen Beleg mit einer oder mehreren Zahlungsarten, verteilst den Gesamtbetrag auf diese Zahlungsarten und schließt den Beleg ab. Zahlungsarten sind zum Beispiel Bar, Karte, Überweisung, Kundenkonto oder Gutschein.

So kommst du hierher

1. Öffne über die Seitenleiste Gastro > Tische.
2. Wähle einen Tisch aus der Raumansicht.
3. Klicke auf die Schaltfläche für den Tisch.
4. Im Fenster, das sich öffnet, klickst du auf Zahlung.

Alternativ gelangst du auch über andere Wege in die Zahlungsmaske – etwa wenn du einen Beleg aus einem Verkauf oder Lieferschein abschließen möchtest. Das Zahlungsfenster funktioniert in allen Fällen gleich.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen.

So gehst du vor

1. Wähle die erste Zahlungsart. Im Reiter Zahlungsarten siehst du alle verfügbaren Zahlungsarten als farbige Schaltflächen: Bar, Karte, Überweisung, Kundenkonto, Bitcoin oder Gutschein. Klicke auf die Schaltfläche der gewünschten Zahlungsart.

2. Gib den Betrag ein. Im Feld rechts neben der Zahlungsart trägst du den Betrag ein, den der Kunde mit dieser Zahlungsart zahlt. Wenn du die Schaltfläche geklickt hast, wird das Feld oft automatisch mit dem Restbetrag gefüllt – du kannst das aber ändern. Falls die Zahlungsart automatisch einen Betrag vorgegeben hat, kannst du diesen Betrag überschreiben.

3. Füge weitere Zahlungsarten hinzu (wenn nötig). Wenn der Beleg mit mehreren Zahlungsarten bezahlt wird, klicke auf die Plus-Schaltfläche neben der aktuellen Zahlungsart und wähle dann eine zweite Zahlungsart. Trage auch hier den gewünschten Betrag ein.

4. Überprüfe Gesamtbetrag und Restbetrag. Unter den Eingabefeldern siehst du jederzeit:

   • GESAMTBETRAG: Der Gesamtpreis des Belegs
   • RESTBETRAG: Der noch zu zahlende Betrag

   Der Restbetrag muss null sein, bevor du kassieren kannst.

5. Erledige optionale Schritte (je nach Einstellung):

   • Kundenkonto verwenden: Falls der Kunde ein Kundenkonto hat und dieses Guthaben besitzt, fragt weboffice dich, ob dieses Guthaben für die Zahlung genutzt werden soll. Bestätige oder lehne dies ab.
   • Zimmer auswählen (Hotel): Falls die Zahlungsart Auf Zimmer verfügbar ist und du diese wählst, musst du das Zimmer und den Gast auswählen, auf dessen Rechnung der Betrag gebucht wird.
   • Geldtasche wählen: Falls mehrere Geldtaschen (für verschiedene Mitarbeiter) verfügbar sind, wähle eine aus – das ist wichtig für die Trinkgeldverwaltung und Tagesabrechnung.

6. Schließe den Beleg ab. Klicke auf die Schaltfläche Kassieren & abschließen. Der Beleg wird jetzt verbucht.

Alternative: Beleg ohne Verrechnung abschließen

Falls dies in deinen Einstellungen aktiviert ist, kannst du im Reiter Sonderbuchung den Beleg auch ohne Zahlungseingang abschließen – etwa als Eigenverbrauch, Einladung oder Bruch/Schwund. Der gesamte Beleg wird dann mit 0 € verbucht.

1. Klicke auf den Reiter Sonderbuchung.
2. Wähle einen Buchungsgrund (z. B. Eigenverbrauch).
3. Wenn dieser Grund erforderlich ist, wähle einen Mitarbeiter und/oder gib eine Notiz ein.
4. Bestätige deine Wahl. Der Beleg wird abgeschlossen.

Aufbau des Zahlungsfensters

Reiter Zahlungsarten

Die verfügbaren Zahlungsarten werden als farbige Schaltflächen angezeigt. Welche Zahlungsarten zur Verfügung stehen, wird von deinen Einstellungen bestimmt:

• Bar (grün): Bargeld
• Karte (blau): Kartenzahlung
• Überweisung (dunkelblau): Ausstehende Banküberweisung
• Kundenkonto (türkis): Verrechnung auf dem Kundenguthaben
• Auf Zimmer (indigo, nur Hotel): Verrechnung auf die Hotelrechnung eines Zimmers
• Bitcoin (orange): Kryptowährung
• Gutschein (violett): Gutscheineinlösung
• Benutzerdefinierte Zahlungsarten mit eigenen Farben und Symbolen

Neben jeder Zahlungsart ist ein Eingabefeld, in dem du den Betrag trägst. Mit der Plus-Schaltfläche fügst du eine weitere Zeile derselben Zahlungsart hinzu (um den Beleg auf mehrere Kartenterminals zu teilen, zum Beispiel). Mit der Papierkorb-Schaltfläche löschst du eine Zahlungsart wieder (oder setzt ihren Betrag zurück, falls sie nur einmal vorhanden ist).

Falls vorhanden, kannst du oben eine Geldtasche auswählen – das ist die Kasse eines bestimmten Mitarbeiters.

Reiter Kundendaten

Falls ein Kunde hinterlegt ist, siehst du hier seine Daten und sein Kundenkonto.

Reiter Sonderbuchung

Falls aktiviert, bist du hier die Möglichkeit, den Beleg statt mit Zahlungen mit einem Buchungsgrund abzuschließen.

Was danach passiert

Der Beleg wird gebucht und geschlossen. Er ist jetzt in der Kasse erfasst und im Kassenbuch sichtbar. Die Tagesabrechnung berücksichtigt diese Transaktion automatisch. Falls Trinkgeld in den Einstellungen aktiviert ist, folgt jetzt ein Fenster zur Trinkgeldeingabe, bevor der Beleg endgültig abgerechnet wird. Danach wird der Tisch oder der Warenkorb geleert.

Tipps und Hinweise

• Restbetrag muss null sein: Du kannst die Zahlung nicht abschließen, solange der Restbetrag nicht 0 € beträgt. Addiere die Eingaben so auf, dass sie genau dem Gesamtbetrag entsprechen.
• Beträge überschreiben: Die Schaltflächen für Zahlungsarten füllen oft automatisch den Restbetrag ein – du kannst diesen Betrag aber jederzeit ändern.
• Gutscheine: Falls Gutscheine im Beleg sind, werden diese automatisch als separate Zahlungsart angezeigt. Du kannst zusätzlich einen neuen Gutschein einlösen.
• Trinkgeld hinzufügen: Das Trinkgeld wird meist nach der Zahlungsaufforderung eingegeben. Schau dir dazu die Trinkgeldfunktion an.
• Kartenzahlung: Für Kartenzahlungen musst du eventuell das Kartenterminal verwenden – das hängt von deiner Ausstattung ab.
• Sonderbuchung statt Zahlung: Falls du einen Beleg aus einem besonderen Grund nicht bezahlen möchtest (z. B. Eigenverbrauch), nutze stattdessen die Sonderbuchung.