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E-Mail-Versand und Benachrichtigungen für einen Standort konfigurieren

Hier legst du fest, welche automatischen E-Mails weboffice von diesem Standort aus verschicken darf – etwa Terminerinnerungen oder Verkaufsbestätigungen – und wie diese aussehen. Du bestimmst auch die Absenderadresse und kannst eine eigene Domain für den Mailversand nutzen.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Web.Office.Administration > Standorte (TestId: navigation_child_System-Standorte)
Wähle einen Standort aus
Scrolle zu Kommunikation

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht, Unternehmenseinstellungen zu verwalten. Die Module Kalender und Kasse müssen aktiviert sein, wenn du deren E-Mail-Funktionen nutzen möchtest.

So gehst du vor

E-Mail-Versand aktivieren und Absender festlegen

Schalte E-Mail-Benachrichtigung aktivieren an, damit dieser Standort überhaupt E-Mails versenden darf.
Fülle die Absenderadresse aus:
- E-Mail: Die Adresse, von der die automatischen Nachrichten kommen (z. B. info@meinefirma.at)
- E-Mail-Sendername: Der Name, der im Postfach des Empfängers neben der Adresse steht

Ohne diese Angaben können keine E-Mails versendet werden.

Welche automatischen E-Mails sollen versendet werden?

Je nachdem, welche Module du nutzt, siehst du diese Optionen:

E-Mail-Bestätigungsnachricht senden (Kalender): Der Kunde erhält eine Bestätigung, wenn ein Termin gebucht wird.
E-Mail-Verkaufsnachricht senden (Kasse): Nach einem Verkauf wird eine Bestätigung an den Kunden verschickt.
E-Mail-Erinnerungsnachricht senden (Kalender): Der Kunde erhält einen Tag vor seinem Termin eine Erinnerung.

Schalte die Nachrichten an oder aus, die dein Standort verschicken soll. Die Inhalte dieser E-Mails bearbeitest du unter Texte bearbeiten – dort landen E-Mail-Vorlagen.

E-Mail-Versand mit einer eigenen Domain (optional)

Wenn du eine eigene Domain (z. B. meinefirma.at) für den Mailversand nutzen möchtest, statt die Standard-Adresse von weboffice zu verwenden:

Trage deine Domain ein (z. B. meinefirma.at).
Klicke Domaineinstellungen prüfen – weboffice zeigt dir dann die erforderlichen DNS-Einträge.
Kopiere diese Einträge in die DNS-Verwaltung deines Domain-Anbieters. Warte danach bis zu 48 Stunden, bis die Einträge weltweit übernommen wurden.
Schalte Eigene Domain für den Versand verwenden an, sobald die Domaineinstellungen gültig sind.

Wenn DNS-Einträge ungültig sind, erscheint eine Warnung – E-Mails könnten dann im Spam-Ordner landen. Überprüfe in diesem Fall deine Einträge bei deinem Domain-Provider.

Teste die Einstellung mit Test E-Mail versenden – du erhältst eine Nachricht an deine weboffice-Adresse, damit du siehst, ob alles funktioniert.

Unterschriften unter E-Mails festlegen

Jede E-Mail erhält am Ende eine Unterschrift. Es gibt zwei Varianten:

Mitarbeiter-Signatur: Gilt, wenn ein Mitarbeiter sich selbst als Absender wählt (z. B. beim Versand einer Rechnung von „Max Müller"). Ohne Angabe nutzt weboffice die Standort-Signatur.
Standort-Signatur: Neutrale Unterschrift ohne Mitarbeiterdaten – sie wird verwendet, wenn der Standort selbst als Absender fungiert.

Für jede Signatur:

Schreibe den Text in das Feld (z. B. Kontaktdaten oder Geschäftszeiten).
Du kannst Platzhalter einfügen – klicke auf das Auswahlfeld unter dem Feld und wähle einen Platzhalter. Er wird automatisch eingesetzt und beim Versand durch echte Daten ersetzt (z. B. {{employee.first_name}} wird zu „Max").
Klicke das Auge-Symbol, um die Signatur in einer Vorschau als E-Mail zu sehen – so erkennst du, wie der Empfänger sie sieht.

Hinweis: Eine Zeile, deren Platzhalter alle leer sind, wird in der finalen E-Mail nicht angezeigt.

Aufbau der Seite

Die Seite ist in vier Bereiche unterteilt:

E-Mail-Versand: Hier aktivierst du den Mailversand, gibst Absenderadresse und Sendername ein.
Eigene Domain nutzen (nur sichtbar, wenn E-Mail-Versand aktiv ist): Für den Mailversand über eine eigene Domain.
E-Mail-Nachrichten: Die automatischen Nachrichten (Bestätigung, Verkauf, Erinnerung), die dieser Standort verschicken soll.
Signaturen: Die Unterschriften, die unter den E-Mails stehen.

Was danach passiert

Deine Einstellungen werden beim Klick auf die Schaltfläche gespeichert. Ab sofort versendet weboffice E-Mails von diesem Standort mit den angegebenen Einstellungen – der Absenderadresse, den aktivierten Nachrichtentypen und den Unterschriften.

Du kannst alle Einstellungen jederzeit anpassen.

E-Mail-Versand überwachen

Um zu sehen, welche E-Mails tatsächlich versendet wurden, wer sie gelesen hat und ob Fehler aufgetreten sind, öffne unter Web.Office.Administration die Logs und dort das E-Mail-Protokoll. Dort ist jede versendete E-Mail protokolliert.

Tipps und Hinweise

Absenderadresse überprüfen: Viele E-Mail-Provider blockieren Mails von falschen oder verdächtigen Absendern. Wenn Kunden deine E-Mails nicht erhalten, kontrolliere, ob Absenderadresse und Domain korrekt sind – oder nutze eine von weboffice bereitgestellte Adresse.
Domain-Konfiguration dauert: Nach dem Eintrag der DNS-Einträge kann es bis zu 48 Stunden dauern, bis sie weltweit verfügbar sind. Warte also geduldig, bevor du die Domaineinstellungen erneut prüfst.
Platzhalter in Signaturen: Nutze Platzhalter, um E-Mails persönlicher zu gestalten. Wenn ein Feld des Platzhalters leer ist (z. B. ein Mitarbeiter hat keinen Titel hinterlegt), wird die ganze Zeile weggelassen – so entstehen keine komischen Lücken.
Test vor Aktivierung: Bevor du automatische E-Mails für Kunden aktivierst, versende eine Test-Mail an dich selbst. So siehst du genau, wie die Nachricht aussieht.