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Projektauswertung anzeigen und bearbeiten

Hier siehst du alle Projektbuchungen in einer detaillierten Übersicht – wer wann wie lange an welcher Aufgabe gearbeitet hat, ob die Leistung bereits abgerechnet wurde. Du kannst einzelne Buchungen bearbeiten oder löschen und direkt von hier aus Leistungsnachweise, Rechnungen und weitere Aktionen erzeugen.

So kommst du hierher

Wähle in der Seitenleiste Projekte-Verwaltung
Suche das Projekt und öffne es
Klicke auf die Schaltfläche Aktionen im Projekt
Wähle Auswertung – die detaillierte Projektabrechnung öffnet sich

Voraussetzungen

Du brauchst Zugriff auf das Modul Projekte und Berechtigung zur Verwaltung von Projekten. Das Projekt selbst muss bereits angelegt sein.

So gehst du vor

Letzte Buchungen überblicken

Du siehst die Liste der neuesten Projektbuchungen aller Mitarbeiter mit Projektname, Datum, Mitarbeiter, Dauer und Beschreibung
Um eine Buchung zu ändern, doppelklickst du darauf – das Bearbeitungsfenster öffnet sich
Um eine Buchung zu löschen, klickst du auf das Lösch-Symbol in der Zeile – du wirst um Bestätigung gebeten
Wenn du Buchungen aus einer Excel-Datei einspielen möchtest, klickst du auf Importieren oben links – die Datei wird eingelesen und die Liste aktualisiert sich automatisch

Detaillierte Auswertung aller Buchungen ansehen

Nachdem du Auswertung gewählt hast, siehst du die Projektabrechnung mit jeder einzelnen Buchung:

Ist abgerechnet: Ein Häkchen (✓) oder Kreuz (✕) zeigt, welche Leistungen bereits abgerechnet sind
Datum: Das Datum der Buchung
Mitarbeiter: Der Name des Mitarbeiters
Dauer: Die zeitliche Dauer der Leistung
Beschreibung: Die Aufgabentitel (mit Blitz-Symbol), Aufgabennotizen (mit Nachrichten-Symbol) oder allgemeine Beschreibung (mit Balken-Symbol)

Du kannst auch hier eine Buchung doppelklicken oder auf das Stift-Symbol klicken, um sie zu bearbeiten, oder auf das Papierkorb-Symbol, um sie zu löschen.

Leistungsnachweis oder Rechnung erstellen

Klicke auf Aktionen im Projekt
Wähle Leistungsnachweis oder Rechnung erzeugen
Im nächsten Fenster stellst du den Zeitraum ein – standardmäßig ist der letzte Monat vorausgewählt
Für einen Leistungsnachweis klickst du auf PDF erstellen – die PDF wird erzeugt und geöffnet
Für eine Rechnung klickst du auf Zeitraum bestätigen – weboffice erzeugt daraus eine Rechnung

Leistungen als abgerechnet kennzeichnen

Klicke auf Aktionen im Projekt
Wähle Leistungen als abgerechnet kennzeichnen – diese Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn es noch unbezahlte Buchungen gibt
Ein Fenster öffnet sich, in dem du auswählst, welche Buchungen du abrechnen möchtest
Bestätige die Auswahl – die Buchungen werden markiert und erscheinen in der Auswertung mit einem Häkchen

Weitere Aktionen im Projekt

Über die Schaltfläche Aktionen stehen dir noch zur Verfügung:

Projekt archivieren oder Wiederherstellen: Beende ein abgeschlossenes Projekt oder reaktiviere es
Projekt kopieren: Erstelle eine Kopie als Basis für ein ähnliches Projekt

Aufbau der Auswertung

Die Tabelle der Projektabrechnung zeigt folgende Spalten:

Ist abgerechnet: Häkchen (✓) oder Kreuz (✕) – Status der Abrechnung
Datum: Das Datum der Buchung
Mitarbeiter: Der Name des Mitarbeiters
Dauer: Die zeitliche Dauer der Leistung
Beschreibung: Aufgabentitel (Blitz-Symbol), Aufgabennotiz (Nachrichten-Symbol) oder allgemeine Beschreibung (Balken-Symbol)

In der rechten Spalte findest du zwei Schaltflächen pro Zeile:

Bearbeiten (Stift-Symbol): Öffnet das Bearbeitungsfenster
Löschen (Papierkorb-Symbol): Löscht die Buchung nach Bestätigung

Was danach passiert

Wenn du eine Buchung bearbeitest oder löschst, wird die Auswertung sofort aktualisiert. Gelöschte Buchungen verschwinden aus der Liste. Wenn du Leistungen als abgerechnet markierst, zeigt die Spalte „Ist abgerechnet" fortan ein Häkchen.

Leistungsnachweise und Rechnungen werden als PDF erzeugt und können ausgedruckt oder versendet werden. Archivierte Projekte erscheinen nicht mehr in der normalen Übersicht, können aber jederzeit wiederhergestellt werden.

Tipps und Hinweise

Der Zeitraum für Leistungsnachweise und Rechnungen ist standardmäßig auf den letzten Monat eingestellt – du kannst ihn aber jederzeit anpassen
Doppelklick auf eine Buchung ist die schnellste Weise, um sie zu bearbeiten
Wenn eine Buchung falsch ist, lösche sie und erfasse sie neu, statt sie zu korrigieren – das ist übersichtlicher
Du kannst Buchungen nur löschen, nicht dauerhaft ändern; eine Korrektur wird als neue Buchung erfasst