Webhooks einrichten und verwalten

Mit Webhooks benachrichtigst du externe Systeme automatisch, wenn sich in weboffice digital Daten ändern – etwa wenn ein Kunde angelegt wird oder eine Rechnung bezahlt ist. Du kannst mehrere Webhooks für verschiedene Ereignisse einrichten und testen.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste den Bereich System.
2. Wähle Webhooks.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht „Einstellungen verwalten". Es gibt keine weiteren Voraussetzungen.

So gehst du vor

Einen neuen Webhook anlegen

1. Klicke auf Hinzufügen. Ein Eingabefenster öffnet sich.

2. Trage unter Bezeichnung einen Namen ein, unter dem du den Webhook wiedererkennst.

3. Gib unter URL die Zieladresse ein – die Webadresse des externen Systems, das die Benachrichtigungen empfangen soll. Weboffice sendet dorthin automatisch Daten, wenn ein überwachtes Ereignis eintritt.

4. Im Feld Secret (HMAC-SHA256) kannst du optional einen Sicherheitsschlüssel eintragen. Weboffice nutzt diesen, um die Authentizität der Nachricht zu gewährleisten – das externe System kann prüfen, ob die Benachrichtigung wirklich von weboffice kommt. Lässt du das Feld leer, wird automatisch ein Wert generiert.

5. Wähle unter Standort aus, für welchen Standort dieser Webhook gelten soll. Das ist erforderlich.

6. Im Bereich Events siehst du alle verfügbaren Ereignistypen – etwa „Kunde erstellt", „Rechnung aktualisiert" oder „Termin storniert". Häkchen setzen bedeutet: Wenn dieses Ereignis eintritt, soll eine Benachrichtigung gesendet werden. Beim Anlegen eines neuen Webhooks sind alle Ereignisse vorausgewählt; entferne die Häkchen bei den Ereignissen, die dich nicht interessieren.

7. Klicke auf Speichern. Der Webhook wird gespeichert und erscheint in der Liste.

Einen vorhandenen Webhook bearbeiten

1. Doppelklick auf den Webhook in der Liste, oder klicke auf das Stift-Symbol in der gleichen Zeile. Das Eingabefenster öffnet sich mit den aktuellen Werten.

2. Ändere Bezeichnung, URL, Secret oder die ausgewählten Ereignisse nach Bedarf.

3. Klicke auf Speichern.

Einen Webhook testen

1. Suche den Webhook in der Liste.
2. Klicke auf das Papierflugzeug-Symbol in der gleichen Zeile. Weboffice sendet sofort eine Test-Nachricht an die hinterlegte URL. Eine Meldung bestätigt dir, dass dies geschehen ist. So kannst du prüfen, ob deine URL erreichbar ist und das externe System die Benachrichtigungen korrekt verarbeitet.

Einen Webhook archivieren oder wiederherstellen

Archivieren: Wenn du einen Webhook nicht mehr brauchst, aber die Konfiguration behalten möchtest:

1. Klicke auf das Archiv-Symbol in der gleichen Zeile.
2. Bestätige die Rückfrage. Der Webhook wird archiviert und sendet keine Benachrichtigungen mehr. In der Liste ist er nicht mehr sichtbar.

Wiederherstellen: Um einen archivierten Webhook wieder zu aktivieren:

1. Schalte oben rechts die Schaltfläche Zeige archivierte Einträge an. Die archivierten Webhooks erscheinen in der Liste.
2. Klicke auf das Zurück-Symbol neben dem Webhook.
3. Bestätige die Rückfrage. Der Webhook ist wieder aktiv.

Aufbau der Liste

Bezeichnung: Der Name des Webhooks, unter dem du ihn identifizierst.

URL: Die Zieladresse, an die Benachrichtigungen gesendet werden.

Events: Die Anzahl der überwachten Ereignistypen.

Was danach passiert

Der Webhook ist sofort aktiv. Sobald eines der ausgewählten Ereignisse eintritt, sendet weboffice eine HTTP-POST-Anfrage an die hinterlegte URL mit den relevanten Daten. Das externe System kann damit automatisiert reagieren – etwa Daten synchronisieren, Prozesse auslösen oder Benachrichtigungen verschicken.

Archivierte Webhooks sind deaktiviert und sichtbar nur, wenn du die entsprechende Option einschaltest. Du kannst sie jederzeit wiederherstellen.

Tipps und Hinweise

• Secret für Sicherheit: Wenn dein Webhook Daten an ein fremdes System sendet, nutze das Secret-Feld. Das externe System kann damit prüfen, dass die Anfrage wirklich von weboffice kommt – ein wichtiger Schutz gegen Manipulation.

• Ereignisse später ändern: Nach dem Anlegen eines Webhooks kannst du jederzeit zurückgehen und einzelne Ereignisse ab- oder anschalten. So empfängst du nur die Benachrichtigungen, die du brauchst.

• Test vor dem Produktiveinsatz: Nutze die Test-Funktion, um zu prüfen, dass deine URL erreichbar ist und das Zielssystem die Daten korrekt verarbeitet. So vermeidest du böse Überraschungen, wenn später echte Daten fließen.

• Standort beachten: Ein Webhook gilt nur für den ausgewählten Standort. Brauchst du die gleichen Ereignisse für mehrere Standorte, lege mehrere Webhooks an.