Eine wiederkehrende Rechnung einrichten

Du richtest hier ein, dass eine Rechnung in regelmäßigen Abständen automatisch erstellt werden soll. Das ist praktisch für Abonnements, monatliche Gebühren oder regelmäßige Dienstleistungen. Die Einstellungen nimmst du vor, wenn du eine neue Rechnung anlegst.

Voraussetzungen

Die Rechnung darf noch nicht gespeichert sein – hast du sie bereits angelegt, kannst du die Wiederholung nicht mehr ändern.

So gehst du vor

1. Wähle das Wiederholungsintervall: Öffne das Auswahlfeld Wiederkehrend und entscheide, wie oft die Rechnung automatisch erstellt werden soll – wöchentlich, monatlich oder in einem anderen Rhythmus.

2. Je nach Intervall stellst du unterschiedliche Felder ein:

   • Wöchentlich: Im Feld Mit Wochentag legst du fest, an welchem Wochentag die Rechnung jede Woche erstellt werden soll.

   • Monatlich oder andere Rhythmen: Im Feld Ab gibst du das Datum ein, an dem die Wiederholung beginnen soll – das kann heute sein oder in der Zukunft liegen.

3. Wenn du Monatlich gewählt hast, wähle die Monate: Unter den 12 Monaten von Januar bis Dezember kannst du ankreuzen, in welchen Monaten die Rechnung erstellt werden soll. Du kannst mehrere auswählen – möchtest du beispielsweise nur in den Sommermonaten abrechnen, hättest du Juni, Juli und August.

4. Lege das Enddatum fest: Im Feld Letzte Durchführung trägst du ein, bis wann die Wiederholung laufen soll. Das kann bis zu zehn Jahre in der Zukunft liegen.

5. Bestimme den Leistungszeitraum: Im Feld Leistungszeitraum wählst du, auf welchen Zeitraum sich die Leistung oder das Produkt bezieht – beispielsweise auf den laufenden Monat oder das Quartalsende.

6. Speichere die Rechnung. Die Wiederholung ist jetzt aktiv; weboffice erstellt die Rechnung automatisch nach deinem Plan.

Aufbau des Eingabebereichs

• Wiederkehrend: Auswahlfeld für das Intervall – wöchentlich, monatlich oder andere Abstände.
• Mit Wochentag: Erscheint nur bei wöchentlicher Wiederholung. Du wählst den Wochentag der automatischen Erstellung.
• Ab: Erscheint bei monatlicher oder anderen Wiederholungen. Startdatum der Wiederholung; das Minimum ist heute.
• Monate: Erscheint nur bei monatlicher Wiederholung. Zwölf Kontrollkästchen für Januar bis Dezember – wähle die Monate, in denen die Rechnung erstellt werden soll.
• Letzte Durchführung: Enddatum der Wiederholung; das Maximum liegt zehn Jahre in der Zukunft.
• Leistungszeitraum: Auswahlfeld für den Zeitraum, auf den sich die Leistung bezieht.

Was danach passiert

Die Rechnung wird ab dem festgelegten Startdatum in dem gewählten Rhythmus neu erstellt – weboffice übernimmt dabei die Inhalte der Original-Rechnung. Jede neue Rechnung erhält eine eigene Belegnummer.

Die Wiederholung läuft, bis das Enddatum (Letzte Durchführung) erreicht ist. Möchtest du die Automatik vorher beenden oder ändern, musst du die Wiederholung manuell stoppen – das geht über die gespeicherte Rechnung.

Weitere Informationen zur Rechnungserstellung findest du unter Rechnung schreiben.

Tipps und Hinweise

• Hast du die Wiederholung einmal gespeichert, kannst du sie nicht mehr bearbeiten. Legst du die Einstellungen falsch an, musst du eine neue Rechnung anlegen.
• Der Leistungszeitraum wird auf jeder neu erstellten Rechnung angegeben – achte darauf, dass er zur Rechnung passt (beispielsweise sollte eine monatliche Abschlagsrechnung den laufenden Monat als Leistungszeitraum haben).
• Wenn du mehrere Monate für die monatliche Wiederholung auswählst, wird die Rechnung nur in diesen Monaten erstellt – alle anderen Monate werden übersprungen.