Artikel mit KI erkennen und importieren
Mit dieser Funktion erkennst du Artikel automatisch aus PDF-Dateien, Bildern oder anderen Dokumenten – die KI liest die Daten aus und bereitet sie für den Import vor. Du kannst erkannte Werte vor dem Import noch anpassen, um sicherzustellen, dass alles stimmt.
Voraussetzungen
Du brauchst die Berechtigung zum Importieren von Artikeln und musst der KI-gestützten Datenverarbeitung zugestimmt haben.
So gehst du vor
Lade dein Dokument hoch. Klicke auf „Hochladen" und wähle eine Datei aus (PDF, Bild oder anderes Dokument mit Artikelinformationen). Du kannst die Datei auch direkt in das Feld ziehen. Das System analysiert dein Dokument – du siehst in einer Fortschrittsanzeige, wie viele Artikel erkannt werden.
Überprüfe die erkannten Artikel. Sobald die Analyse fertig ist, siehst du eine Tabelle mit allen erkannten Artikeln. Für jeden Artikel kannst du folgende Angaben bearbeiten:
- Artikelname: Der Name, unter dem der Artikel in weboffice gespeichert wird
- Beschreibung: Ergänzende Informationen zum Artikel
- Herstellerartikelnummer: Die Nummer des Herstellers (falls vorhanden)
- Barcode: Der Strichcode des Artikels
- Kategorie: Ordne den Artikel einer Artikelkategorie zu oder erstelle eine neue
- Steuersatz: Welcher Steuersatz gilt für diesen Artikel
- Einkaufspreis (netto/brutto): Was du für den Artikel zahlen musst – gib einen Preis ein, der andere wird automatisch berechnet
- Verkaufspreis (netto/brutto): Zu welchem Preis du den Artikel verkaufen möchtest
Passe mehrere Artikel gleichzeitig an. Wenn du die gleiche Änderung bei mehreren Artikeln vornehmen möchtest, aktiviere die Kontrollkästchen der Artikel und klicke auf „Aktionen für gewählte Artikel". Du kannst dann beispielsweise die Kategorie oder den Steuersatz für alle ausgewählten Artikel auf einmal ändern.
Stelle Änderungen einzelner Artikel wieder her. Wenn ein Artikel Änderungen hat, die du zurücknehmen möchtest, klicke in der Zeile des Artikels auf das Pfeil-Symbol. Nach einer Bestätigung werden alle Änderungen an diesem Artikel rückgängig gemacht.
Überprüfe deine Eingaben. Im nächsten Schritt siehst du nochmals alle Artikel in einer Übersichtstabelle. Kontrolliere hier die wichtigsten Daten wie Name, Kategorie, Steuersatz und Preise.
Importiere die Artikel. Klicke auf „Importieren". Das System fragt dich nochmal, ob du sicher bist. Danach werden die Artikel in dein System übernommen und stehen dir ab sofort zur Verfügung.
Aufbau des Fensters
Schritt 1 – Upload: Hier lädst du dein Dokument hoch. Die KI analysiert es im Hintergrund und erkennt automatisch Artikelinformationen.
Schritt 2 – Bearbeitung: Eine Tabelle mit allen erkannten Artikeln. Die Felder sind bearbeitbar, damit du Erkennungsfehler korrigieren kannst. Wenn ein Artikel nicht korrekt erkannt wurde, kannst du die Werte manuell ändern oder zurücksetzen.
Schritt 3 – Überprüfen & Importieren: Eine schreibgeschützte Vorschau aller Artikel, bevor sie tatsächlich in dein System übernommen werden.
Was danach passiert
Nach dem Importieren sind die Artikel in deiner Artikelverwaltung gespeichert. Du kannst sie dort jederzeit bearbeiten, Preise anpassen oder weitere Informationen hinzufügen. Die Artikel erhalten automatisch eine eindeutige Nummer und sind sofort einsatzbereit.
Tipps und Hinweise
- Dateitypen: Du kannst verschiedenste Dokumenttypen hochladen – PDF, Bilder (JPG, PNG), Scans oder Screenshots mit Artikellisten funktionieren gut.
- Preisberechnung: Wenn du nur einen Preis eingibst (z. B. netto), berechnet das System automatisch den Brutto-Preis – nutze diese Funktion, um Zeit zu sparen.
- Kategorien anlegen: Gibst du eine Kategorie ein, die es noch nicht gibt, wird sie automatisch erstellt.
- Steuersätze: Das System erkennt Steuersätze aus deinen Dokumenten und versucht, sie den vorhandenen Steuersätzen zuzuordnen – überprüfe diese aber kritisch.
- Nicht sicher? Die Tour am Anfang jedes Schritts erklärt dir, was du dort tun kannst.