Telefonie-Verwaltung

In der Telefonie-Verwaltung richtest du alle Bereiche deiner Telefonanlage ein: Rufnummern, Nebenstellen für deine Mitarbeiter, VoIP-Geräte und automatische Anrufabläufe. Alle Einstellungen, die du hier vornimmst, wirken sich sofort auf eingehende und ausgehende Anrufe aus.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Telefonie > Verwaltung.
2. Es öffnet sich eine Seite mit fünf Registerkarten: Nummern, Nebenstellen, VoIP-Geräte, Anrufabläufe und Status.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zur Verwaltung der Telefonie-Konfiguration.

So gehst du vor

Rufnummern einrichten

1. Klicke auf die Registerkarte Nummern.

2. In der Liste siehst du die Telefonnummern, die deinem Mandanten zugewiesen sind. Um eine Nummer zu bearbeiten, klicke auf die Schaltfläche mit dem Stift.

3. Im Fenster stellst du folgende Einstellungen vor:

   Basisdaten

   • Bezeichnung: Ein Name, unter dem du die Nummer erkennst
   • Standort: Der Profit-Center, dem diese Nummer zugeordnet ist
   • Anrufe standardmäßig aufzeichnen: Aktiviere diese Checkbox, wenn Gespräche auf dieser Nummer automatisch mitgeschnitten werden sollen. Wenn aktiviert, kannst du darunter einen Text eingeben, der dem Anrufer zu Beginn des Gesprächs vorgelesen wird. Der Anrufer kann jederzeit die *-Taste drücken, um die Aufzeichnung zu beenden.
   • Default-Nebenstelle (Direct-Ring): Wähle die Nebenstelle aus, auf die eingehende Anrufe automatisch geroutet werden, wenn kein Anrufablauf aktiv ist. Leer lassen, wenn es keine automatische Umleitung geben soll.

   KI-Stimme (global für diese Nummer)

   • KI-Stimme: Wähle eine Stimme, die für alle Sprachausgaben dieser Nummer verwendet wird (für Begrüßungen, Sprachmenüs und KI-Gespräche)
   • Stil-Hinweis: Ein Text, der der KI sagt, wie sie sprechen soll
   • Sprechtempo: Wähle, wie schnell die KI sprechen soll

4. Speichere deine Änderungen mit Speichern.

Nebenstellen für Mitarbeiter einrichten

1. Klicke auf die Registerkarte Nebenstellen.

2. Um eine neue Nebenstelle anzulegen, klicke Hinzufügen. Um eine bestehende zu bearbeiten, klicke auf den Stift in der Zeile.

3. Im Fenster füllst du folgende Felder aus:

   Basisdaten

   • SIP-Username: Eine kurze Nummer oder ID, die diese Nebenstelle eindeutig macht. Pflichtfeld.
   • Bezeichnung: Ein aussagekräftiger Name (optional)

   SIP-Passwort

   • Falls du eine bestehende Nebenstelle bearbeitest: Das Passwort wird vom System verwaltet und ist nicht hier einsehbar. Um es anzuzeigen oder zu erneuern, nutze die Aktion in der Nebenstellen-Liste.

   Caller-ID

   • Standard-Caller-ID-Nummer: Wähle eine Telefonnummer aus, die als Absender angezeigt wird, wenn diese Nebenstelle anruft. Pflichtfeld.
   • Ausgehende Rufnummer (Durchwahl): Leer lassen, um die Nummer von oben zu nutzen. Gibst du hier eine Durchwahl ein, wird diese bei jedem Anruf dieser Nebenstelle als Absender gesendet (dein Carrier muss sie freigegeben haben).

   Zuordnung

   • Mitarbeiter: Ordne diese Nebenstelle einem Mitarbeiter zu. Optional – leer lassen für Pool-Geräte (z.B. Rezeption), die mehrere Personen nutzen.

4. Speichere mit Speichern. Wenn du eine neue Nebenstelle anlegst, zeigt das System dir das einmalig sichtbare Passwort an, damit du es ins Endgerät übernehmen kannst.

VoIP-Geräte registrieren

1. Klicke auf die Registerkarte VoIP-Geräte.

2. Um ein neues Gerät hinzuzufügen, klicke Hinzufügen. Um eines zu bearbeiten, klicke auf den Stift.

3. Im Fenster trägst du folgende Daten ein:

   Gerät

   • MAC-Adresse: Die MAC-Adresse des Telefons (mit oder ohne Trennzeichen, wird normalisiert)
   • Bezeichnung: Ein aussagekräftiger Name

   Hersteller / Modell

   • Hersteller: Wähle den Hersteller aus (Standard: Yealink)
   • Modell: Die Gerätebezeichnung

   Zuordnung

   • Nebenstelle (SIP-Account, Line 1): Wähle die Nebenstelle aus, die auf diesem Gerät konfiguriert wird
   • Weitere SIP-Accounts (Line 2, 3, …): Füge weitere Nebenstellen hinzu, wenn das Gerät mehrere gleichzeitige Gespräche führen kann. Klicke auf das Pluszeichen und wähle eine verfügbare Nebenstelle. Du kannst bis zu 16 Accounts pro Gerät hinzufügen. Um einen Account zu entfernen, klicke auf die Schaltfläche mit dem Mülleimer.

4. Speichere mit Speichern.

Automatische Anrufabläufe erstellen

Ein Anrufablauf bestimmt, was mit eingehenden Anrufen passiert: Ansage, Öffnungszeiten-Abfrage, Sprachmenü usw. Jeder Ablauf gehört zu einer Nebenstelle und wird ausgelöst, wenn eine Rufnummer auf diese Nebenstelle umgeleitet wird.

1. Klicke auf die Registerkarte Anrufabläufe.

2. Um einen neuen Ablauf anzulegen, klicke Hinzufügen. Um einen zu bearbeiten, klicke auf den Stift.

3. Im Fenster gibst du ein:

   Basisdaten

   • Name: Eine aussagekräftige Bezeichnung
   • Nebenstelle (Empfänger): Wähle die Nebenstelle aus, zu der dieser Ablauf gehört

4. Speichere mit Speichern. Das System zeigt dann an, dass die einzelnen Schritte (Ansage, Öffnungszeiten, Sprachmenü) im Detail-Editor angelegt werden.

5. Um die Schritte zu gestalten, klicke auf die Schaltfläche mit dem Sitemap-Symbol in der Zeile des Ablaufs. Der Editor öffnet sich und zeigt eine grafische Darstellung des Ablaufs. Hier kannst du:

   • Schritt hinzufügen: Neue Schritte dem Ablauf hinzufügen
   • Testanruf: Einen Anruf durch den Ablauf schicken, um ihn zu testen
   • Basisdaten: Name und Nebenstelle des Ablaufs nochmal bearbeiten

   Im Detail-Panel rechts stellst du die Eigenschaften des ausgewählten Schritts ein, verbindest Schritte miteinander und legst fest, was bei Timeout oder Besetzt-Ton passiert.

Systemstatus prüfen

Klicke auf die Registerkarte Status, um einen Überblick über den aktuellen Zustand deiner Telefonanlage zu bekommen.

Aufbau der Verwaltungsseite

Die Seite ist in fünf Registerkarten unterteilt, jede zeigt eine Liste mit Aktionsschaltflächen:

• Nummern: Alle deinem Mandanten zugeordneten Telefonnummern mit ihrer Bezeichnung und Konfiguration
• Nebenstellen: SIP-Accounts für Mitarbeiter und Geräte mit Zuordnung zu Mitarbeitern und Caller-ID
• VoIP-Geräte: Registrierte Telefone mit MAC-Adresse, Hersteller, Modell und zugeordneten Nebenstellen
• Anrufabläufe: Automatische Anrufschritte, die eingehende Anrufe bearbeiten
• Status: Aktuelle Informationen zur Anlage und zum Server

In jeder Liste findest du:

• Eine Hinzufügen-Schaltfläche, um neue Einträge anzulegen
• Eine Schaltfläche mit dem Stift, um einen Eintrag zu bearbeiten
• Zusätzliche Aktionen je nach Listtyp (z.B. Passwort anzeigen, Provisioning-URL, löschen)

Was danach passiert

Sobald du eine Einstellung speicherst, wird sie im System aktiv. Bei Rufnummern und Nebenstellen wirkt sich die Änderung sofort auf eingehende und ausgehende Anrufe aus. Anrufabläufe werden ausgelöst, wenn eine Rufnummer auf die zugeordnete Nebenstelle geroutet wird – nutze die Testanruf-Funktion, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert.

Um die verschiedenen Aspekte deiner Telefonanlage zu verwalten, siehe auch:

• Telefonie/Nummern – ausführliche Konfiguration von Rufnummern
• Telefonie/Endgeräte – VoIP-Geräte und ihre Einrichtung
• Telefonie/Status – Übersicht über den aktuellen Systemzustand
• Telefonie: Was das Modul kann – Grundlagen und Features

Tipps und Hinweise

• Nebenstellen ohne Nummer: Bevor du eine Nebenstelle anlegst, muss mindestens eine Telefonnummer für deinen Mandanten hinterlegt sein. Wenn das nicht der Fall ist, kontaktiere den Support.
• Passwort nach Anlage: Das SIP-Passwort für eine neue Nebenstelle wird einmalig angezeigt. Notiere es oder trage es direkt ins Gerät ein – später kannst du es nur über die Aktion „SIP-Passwort anzeigen oder rotieren" einsehen.
• Schleifen vermeiden: Wenn du Schritte in einem Anrufablauf verbindest, achte darauf, dass keine Schleifen entstehen (z.B. Schritt A führt zu B, B führt zurück zu A). Das System warnt dich, wenn das passieren würde.
• Provisioning-URL: Die Provisioning-URL für VoIP-Geräte wird nur angezeigt, wenn die PhoneServerBaseUrl in der globalen Konfiguration gesetzt ist. Frag deinen Administrator, falls sie fehlt.