Benutzerrollen mit Berechtigungen verwalten

Hier legst du Rollen an und bestimmst, welche Funktionen in weboffice die Mitarbeiter mit dieser Rolle nutzen dürfen. Du weist Mitarbeitern dann pro Standort eine Rolle zu – so kontrollierst du genau, wer Zugriff auf welche Bereiche hat.

So kommst du hierher

1. Wähle in der Seitenleiste Stammdaten > Mitarbeiter aus
2. Klicke auf die Registerkarte Rollen

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Mitarbeiter verwalten. Das Modul Administration muss aktiv sein.

So gehst du vor

Eine neue Rolle anlegen

1. Klicke auf Hinzufügen
2. Trage die Rollenbezeichnung ein – unter diesem Namen wirst du die Rolle später Mitarbeitern zuweisen
3. Im Bereich Rechte siehst du alle verfügbaren Funktionen, gruppiert nach Bereichen (z. B. Kassa, Artikel, Verwaltung)
   • Schalte ein Recht an, indem du auf den Schalter klickst – der Mitarbeiter mit dieser Rolle darf dann diese Funktion nutzen
   • Du siehst auch einen Hinweis, welche Module das Recht benötigt, wenn du mit der Maus darauf zeigst
4. Im Bereich Benutzer kannst du schon Mitarbeiter dieser Rolle zuweisen – das ist aber nicht nötig (du kannst das auch später tun):
   • Markiere die Checkboxen in den Spalten der Standorte, um einen Mitarbeiter dort dieser Rolle zuzuordnen
   • Ein Mitarbeiter erscheint hier nur, wenn er diesem Standort bereits zugeordnet ist
5. Klicke Speichern

Eine bestehende Rolle ändern

1. Doppelklicke in der Rollenliste auf die Rolle, die du ändern möchtest
2. Passe die Rollenbezeichnung an, wenn nötig
3. Schalte Rechte an oder aus – ändere damit, was Mitarbeiter mit dieser Rolle tun dürfen
4. Weisen Mitarbeiter dieser Rolle zu oder entferne sie:
   • Markiere oder entmarkiere die Checkboxen in den Spalten der Standorte
5. Klicke Speichern

Eine Rolle löschen

1. Doppelklicke in der Rollenliste auf die Rolle, die du löschen möchtest
2. Falls es sich nicht um eine Systemrolle handelt: klicke in der Liste oben auf das Löschen-Symbol neben der Rolle
3. Bestätige die Abfrage

Aufbau der Rollenverwaltung

Bereich „Rolle"

• Rollenbezeichnung: Der Name, unter dem du die Rolle erkennst und Mitarbeitern zuweisen kannst

Bereich „Rechte"

• Alle Funktionen von weboffice, die du dieser Rolle erlauben möchtest
• Die Rechte sind nach Bereichen sortiert (z. B. Kassa, Artikel, Verwaltung)
• Ein Schalter neben jedem Recht: aktiviert = Mitarbeiter darf das, deaktiviert = gesperrt
• Systemrollen (z. B. Admin) kannst du nicht ändern

Bereich „Benutzer"

• Eine Tabelle aller Mitarbeiter deines Betriebs
• Spalten: jeweils ein Standort
• Ein Häkchen bedeutet: dieser Mitarbeiter hat diese Rolle an diesem Standort
• Ist ein Mitarbeiter an einem Standort nicht zugeordnet, ist die Zelle ausgegraut – du kannst die Rolle dort nicht vergeben

Was danach passiert

Die Rolle ist gespeichert. Mitarbeiter, die du dieser Rolle zugewiesen hast, haben jetzt die Rechte, die du eingestellt hast – am nächsten Mal, wenn sie sich anmelden.

Die Rollenliste zeigt die neue oder geänderte Rolle. Du kannst sie jederzeit wieder doppelklicken, um Rechte anzupassen oder Mitarbeiter umzubuchen.

Wenn du die Rolle später einer Rollenverwaltung per Mitarbeiter zuweisen möchtest, sieh dir an, wie du Mitarbeiter anlegen und bearbeiten.

Tipps und Hinweise

• Standort und Rolle: Ein Mitarbeiter kann an verschiedenen Standorten unterschiedliche Rollen haben – z. B. an Standort A Kassierer, an Standort B Lagerverwalter
• Systemrollen: Rollen wie „Admin" können nicht gelöscht oder geändert werden – sie sind fest in weboffice definiert
• Berechtigungen nach Module: Manche Rechte erscheinen nur, wenn das dazugehörige Modul aktiv ist. Hast du z. B. Kassa nicht gekauft, siehst du hier keine Kassa-Rechte
• Sofort wirksam: Neue oder geänderte Rollen sind sofort aktiv – du musst weboffice nicht neu starten