Eine Lagerbestellung aufgeben

Du erstellst hier eine neue Bestellung bei einem Lieferanten. Du wählst den Lieferanten und das Lager aus, fügst die gewünschten Artikel mit Mengen hinzu und schließt die Bestellung ab – danach kannst du sie ausdrucken oder per E-Mail versenden.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü Lager und wähle Bestellungen.
2. Klicke auf Bestellung hinzufügen (grüne Schaltfläche oben rechts).

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Du brauchst aber mindestens einen Lieferanten und ein Lager, das bereits in weboffice angelegt ist.

So gehst du vor

Grunddaten der Bestellung erfassen

1. Wähle den Lieferanten aus – gib seinen Namen oder die Nummer ein, um ihn zu finden.
2. Wähle das Lager, in das die bestellten Artikel eingelagert werden sollen.
3. Die Kostenstelle wird automatisch aus deinen Benutzerrechten übernommen. Falls mehrere Kostenstellen möglich sind, wechsle ggf. hier.
4. Klicke Weiter.

Das Fenster wechselt jetzt zu den Bestellpositionen.

Artikel zur Bestellung hinzufügen

5. Klicke Artikel hinzufügen.
6. Im Suchdialog findest du Artikel nach Nummer, Name oder Barcode. Markiere alle Artikel, die du bestellen möchtest, und klicke Auswählen.
7. Für jeden ausgewählten Artikel wird eine Position erstellt. Gib die Menge ein, die du bestellen möchtest – mindestens 1 Stück.

Barcode-Scanner verwenden: Falls vorhanden, kannst du Artikel auch direkt mit einem Barcode-Scanner erfassen. Das System fügt sie automatisch hinzu oder erhöht die Menge, falls sie bereits in der Bestellung stehen.

Neuen Artikel erstellen: Wenn ein Artikel noch nicht vorhanden ist, klicke Neuen Artikel erstellen und lege ihn an. Der neue Artikel wird dann sofort zur Bestellung hinzugefügt.

Positionen anpassen

8. Du kannst jede Position jederzeit ändern:
   • Menge: Klicke auf das Feld und trage eine neue Menge ein.
   • Notiz: Füge eine Notiz hinzu, z. B. Lieferbedingungen oder spezielle Anforderungen.
   • Position löschen: Klicke auf das Löschen-Symbol am Ende der Zeile.

Die Änderungen werden sofort gespeichert.

9. Um alle Positionen zu sehen, nutze die Registerkarte Positionen. Die Registerkarte Informationen zeigt noch mal die Grunddaten der Bestellung (Lieferant, Lager, Kostenstelle).

Bestellung speichern oder abschließen

10. Klicke Speichern, um die Bestellung zu speichern und später weiterzubearbeiten.

ODER

11. Klicke Bestellung abschließen, wenn du fertig bist und mindestens einen Artikel hinzugefügt hast. Das System bittet dich um Bestätigung.

Nach dem Abschluss erstellt weboffice automatisch ein PDF-Bestelldokument und fragt dich, wie du es versenden möchtest:

• An E-Mail senden: Das Dokument wird direkt an die E-Mail-Adresse des Lieferanten gesendet (sofern vorhanden).
• Drucken: Das Dokument öffnet sich zum Ausdrucken.

Danach ist die Bestellung abgeschlossen und ihr Status wechselt zu „Offen". Du kannst später den Wareneingang erfassen, um eingelagerte Artikel zu erfassen.

Aufbau der Bestellung

Grunddaten (erste Seite):

• Lieferant: Der Geschäftspartner, von dem du bestellst.
• Lager: Das Ziel-Lager für die Bestellung.
• Kostenstelle: Dein Standort oder Organisationsbereich – wird aus deinen Benutzerrechten vorgegeben.

Bestellpositionen (zweite Seite):

• Artikelnummer: Die eindeutige Nummer des Artikels.
• Herstellernummer: Falls vorhanden, die Nummer des Herstellers (wird nur angezeigt, wenn mindestens ein Artikel eine hat).
• Artikel: Name und Beschreibung des Artikels.
• Menge: Die bestellte Menge – muss mindestens 1 sein.
• Lager: Das Ziel-Lager dieser Position (wird von der Grunddaten übernommen).
• Hinzugefügt von: Der Name des Benutzers, der die Position erstellt hat.
• Notiz: Ein Freifeld für Anmerkungen zu dieser Position (z. B. Lieferbedingungen, Verpackungswünsche).

Was danach passiert

Nach dem Abschluss wechselt der Bestellstatus zu „Offen". Das Bestelldokument wird als PDF erzeugt. Du kannst es sofort versenden oder später erneut öffnen und ausdrucken.

Sobald Artikel angekommen sind, erfasst du den Wareneingang, um die Bestände zu aktualisieren. Der Bestellstatus ändert sich dann zu „Teilweise eingegangen" oder „Vollständig eingegangen", je nachdem, wie viele Artikel bereits eingelagert wurden.

Die Bestellung selbst kannst du später noch öffnen, bearbeiten und ergänzen – solange sie noch nicht abgeschlossen ist. Nach dem Abschluss sind die Grunddaten (Lieferant, Lager, Kostenstelle) gesperrt und können nur noch von Administratoren geändert werden.

Tipps und Hinweise

• Lagerbest­ände prüfen: Auf der Positionen-Seite siehst du den aktuellen Lagerbestand und den Mindestbestand für jeden Artikel. So kannst du gezielt nachbestellen, wenn es eng wird.
• Barcode-Scanner nutzen: Falls du einen Scanner hast, ist die Erfassung schneller und fehlerfreier als manuelle Eingabe.
• Position doppelt? Wenn du denselben Artikel zweimal hinzufügst, werden die Mengen addiert, statt zwei Positionen zu erstellen.
• Kostenstelle wechseln: Wenn du die Kostenstelle änderst, nachdem du schon Positionen hinzugefügt hast, werden alle Positionen entfernt. Das ist Absicht, um sicherzustellen, dass alle Artikel im gleichen Lager landen.
• Bestelldokument später versenden: Wenn du die Bestellung abschließt, aber das Dokument nicht sofort versenden möchtest, kannst du es später erneut öffnen und versenden.