Gastkonten abrechnen und verwalten
Hier verwaltest du die Gastkonten aller eingecheckten Gäste: Du buchst Leistungen auf ihre Zimmer, rechnest am Ende des Aufenthalts ab und verwaltest Kautionen. Am Ende entsteht eine Rechnung, die du sofort bezahlen lässt oder auf Ziel stellst.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Hotel-Rezeption
- Wechsle zur Registerkarte Gastkonten
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht Hotel-Rezeption. Mindestens ein Gast muss eingecheckt sein – sein Gastkonto entsteht mit dem Check-in.
So gehst du vor
Einen Gast wählen
- Öffne das Auswahlfeld Gast und wähle einen eingecheckten Gast
- Das Feld zeigt Zimmer und Name des Gastes
- Sein Gastkonto wird geladen
Die Übersicht zeigt jetzt alle offenen und abgerechneten Leistungen dieses Gastes – aufgeteilt nach Buchungstag, mit Betrag und Status.
Leistungen buchen
- Klicke auf Leistung buchen, um dem Gast etwas auf sein Konto zu schreiben
- Wähle eine Zusatzleistung aus deiner Hotelkonfiguration – diese bringt automatisch Artikel und Preis mit
- Oder buche Freie Buchung und wähle Artikel, Menge und Einzelpreis selbst
- Trage ggf. eine Bezeichnung auf der Rechnung ein
- Fülle bei Bedarf Menge, Einzelpreis oder Vermerk aus
- Klicke Buchen
Die Leistung erscheint sofort in der Liste und zählt zum offenen Saldo.
Leistungen umbuchen oder stornieren
In der Spalte Beleg der Liste siehst du je Zeile, ob sie noch offen ist oder schon abgerechnet wurde:
- Offene Leistung: Du kannst sie mit dem Pfeil-Symbol auf ein anderes Gastkonto umbuchen oder mit dem Ban-Symbol stornieren
- Beim Umbuchen kannst du den vollen Betrag oder nur einen Anteil verschieben
- Beim Stornieren musst du einen Grund angeben, damit der Storno nachvollziehbar ist
- Abgerechnete Leistung: Sie ist gesperrt und lässt sich nicht mehr ändern
Kautionen hinterlegen und freigeben
- Klicke Kaution, um ein Fenster zu öffnen
- Gib einen Betrag ein
- Wähle die Art (Bar, Karte oder Vorautorisierung)
- Trage ggf. eine Beleg- oder Freigabenummer ein (z. B. Kartenautorisierungsnummer)
- Klicke Hinterlegen
Die Kaution ist jetzt hinterlegt – sie wird nicht auf das Gastkonto gebucht und zählt nicht zum Saldo. Bei der Abreise kannst du sie ganz freigeben oder teilweise oder ganz einbehalten. Im Fenster siehst du alle Kautionen dieses Aufenthalts mit ihrem Status (hinterlegt, freigegeben oder einbehalten).
Gastkonto abrechnen
Klicke Abrechnen
- Ohne weitere Einstellung werden alle noch offenen Leistungen abgerechnet
- Falls du nur bestimmte Leistungen rechnen willst, wähle sie vorher in der Liste aus (bevor du das Fenster öffnest)
Wähle die Rechnungsart: Gastrechnung, Zwischenrechnung oder Firmenrechnung
Wähle den Rechnungsempfänger – das ist das Kundenkonto, auf dem die Rechnung landet
- Ohne Rechnungsempfänger wird die Rechnung nicht auf einem Kundenkonto gebucht
Entscheide, ob du Nächte zu einer Zeile verdichten willst – mehrere Übernachtungen werden dann als eine Zeile zusammengefasst
Unter Zahlung:
- Lässt du Zahlungsmittel leer, wird eine Rechnung auf Ziel gestellt (offene Posten)
- Wählst du ein Zahlungsmittel (z. B. Karte oder Bar), muss auch eine Kasse gewählt sein – dann entsteht ein Kassenbeleg wie an der Kasse
- Ohne Kasse landet die Zahlung nicht im Kassenbuch und nicht im Tagesabschluss
Klicke Abrechnen
Der Beleg wird erzeugt. Im Ergebnis-Bereich siehst du die Belegnummer, den Bruttobetrag, deine eigenen Positionen und den Ausgleich fremder Belege (z. B. Gastronomie-Rechnungen, die du übernimmst). Klicke Fertig – das Fenster schließt, und die Liste zeigt die abgerechneten Leistungen mit ihrer Belegnummer.
Aufbau der Gastkonten-Übersicht
Gast-Auswahlfeld: Zeigt alle eingecheckten Gäste mit Zimmer und Name – wähle hier den Gast, dessen Konto du verwalten willst.
Informationsleiste: Zeigt Kontonummer, Saldo (was der Gast noch schuldet), offene und abgerechnete Beträge sowie Kautionen.
Liste der Leistungen:
- Tag: Das Buchungsdatum der Leistung
- Leistung: Bezeichnung (automatisch von Zusatzleistung oder frei eingegeben)
- Menge: Wie oft diese Leistung gebucht wurde
- Brutto: Der Gesamtpreis dieser Zeile
- Offen: Der noch nicht abgerechnete Betrag
- Herkunft: Woher die Leistung kommt (Rezeption, Kasse, Gastronomie usw.)
- Beleg: Status und Nummer – wenn abgerechnet, ist hier ein Link zur Originalrechnung
Was danach passiert
Nach der Abrechnung ist das Gastkonto geschlossen. Die Rechnung liegt im Kundenkonto und zählt zur offenen-Posten-Liste. Die Leistungen lassen sich nicht mehr ändern – nur noch stornieren (und das hinterlässt einen Storno-Eintrag, ändert aber nicht die Rechnung).
Beim Check-out werden Kaution und Rechnung verrechnet: Hat der Gast mit Kaution bezahlt und die Rechnung ist kleiner, bekommt er Geld zurück – oder umgekehrt. Die Kaution wird im Fenster Kaution freigegeben (hinterlegt → freigegeben) oder einbehalten (hinterlegt → einbehalten).
Tipps und Hinweise
Nächte verdichten: Nutze das, um lange Aufenthalte übersichtlicher zu rechnen – jede Übernachtung wird eine eigene Zeile, ohne Verdichtung aber nur eine. Das ist vor allem für Gastronomie-Leistungen wichtig, die täglich einzeln gebucht werden.
Fremd-Belege übernehmen: Leistungen aus Kasse oder Gastronomie können beim Abrechnen automatisch übernommen werden. Im Ergebnis siehst du dann unter „Ausgleich fremder Belege" einen separaten Betrag – das ist der Teil, den du nicht selbst gebucht hast. So wird doppelte Verrechnung vermieden.
Kaution vor Abrechnung: Hinterlege eine Kaution, bevor du abrechnest – so kann sie bei der Abreise direkt gegen die Rechnung aufgerechnet werden.
Rechnungsempfänger wichtig: Ohne Rechnungsempfänger wird deine Rechnung nicht auf dem Kundenkonto gebucht und nicht in der Gasthistorie geführt. Wähle das Konto des Gastes oder des Unternehmens, das bezahlen soll.