Kostenstellen verwalten

Kostenstellen helfen dir, Ausgaben und Einnahmen bestimmten Bereichen deines Unternehmens zuzuordnen – etwa nach Abteilung oder Projekt. Hier legst du neue Kostenstellen an, bearbeitest bestehende oder archivierst sie.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Web.Office.Administration und klicke dann auf Kostenstellen.

Voraussetzungen

Du benötigst das Verwaltungsrecht für dein Unternehmen.

So gehst du vor

Eine neue Kostenstelle anlegen

1. Klicke die Schaltfläche Hinzufügen.
2. Gib eine Kostenstellen-Bezeichnung ein – das ist der Name, unter dem du die Kostenstelle später erkennst.
3. Gib eine Kostenstellennummer ein – das ist eine Zahl, die die Kostenstelle eindeutig kennzeichnet.
4. Klicke Speichern.

Die Kostenstelle ist jetzt angelegt und erscheint in der Liste.

Eine Kostenstelle bearbeiten

1. Doppelklick auf den Eintrag in der Liste, oder klicke das Stift-Symbol in der Zeile.
2. Ändere die Kostenstellen-Bezeichnung oder Kostenstellennummer nach Bedarf.
3. Klicke Speichern.

Eine Kostenstelle archivieren

Wenn du eine Kostenstelle nicht mehr brauchst, archivierst du sie, statt sie zu löschen. Sie verschwindet dann aus der aktiven Liste und kann später wiederhergestellt werden.

1. Klicke das Archiv-Symbol in der Zeile der Kostenstelle.
2. Bestätige die Sicherheitsabfrage.

Die Kostenstelle ist jetzt archiviert.

Eine archivierte Kostenstelle wiederherstellen

1. Schalte die Option Zeige archivierte Einträge ein – du siehst jetzt nur noch die archivierten Kostenstellen.
2. Klicke das Zurück-Symbol in der Zeile der Kostenstelle.
3. Bestätige die Sicherheitsabfrage.

Die Kostenstelle ist jetzt wieder aktiv.

Aufbau der Liste

Die Liste zeigt dir folgende Informationen:

• Nummer: die Kostenstellennummer, die du beim Anlegen eingegeben hast
• Kostenstelle: die Bezeichnung der Kostenstelle

Für jede Kostenstelle gibt es Schaltflächen zum Bearbeiten, Archivieren oder Wiederherstellen.

Was danach passiert

Deine Kostenstellen sind nun gespeichert und stehen in allen Buchungs- und Abrechnungsfunktionen zur Verfügung, um Ausgaben und Einnahmen zuzuordnen.

Tipps und Hinweise

• Nummern müssen eindeutig sein: du kannst nicht zwei Kostenstellen mit derselben Nummer anlegen. Wenn du eine neue Nummer eingibst, werden alte Nummern überschrieben.
• Archivieren statt Löschen: nutze die Archivfunktion, um alte Kostenstellen aufzubewahren – damit bleiben Buchungen, die du ihnen zugeordnet hast, nachvollziehbar.
• Noch nicht vergebene Nummern: die Nummer ist optional. Wenn du keine eingibst, wird die Kostenstelle nur über ihre Bezeichnung erkannt.