Eine Reservierung im Belegungsplan bearbeiten

Im Belegungsplan siehst du alle Zimmer und Aufenthalte auf einen Blick. Von dort aus kannst du eine Reservierung öffnen, um sie zu ändern, den Gast ein- oder auszuchecken oder die Reservierung zu stornieren.

So kommst du hierher

Gehe zu Hotel > Belegung. Der Belegungsplan öffnet sich mit einer Übersicht aller Zimmer (Zeilen) und Nächte (Spalten). Jeder farbige Balken ist ein Aufenthalt.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Hotel-Rezeption zum Bearbeiten von Reservierungen.

So gehst du vor

1. Öffne die Reservierung: Klicke auf einen Balken im Belegungsplan, der einen Aufenthalt zeigt. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich.

2. Ändere die Daten, wenn nötig:

   • Anreise und Abreise: Passe den Zeitraum an, wenn sich die Tage verschieben sollen.
   • Erwachsene und Kinder: Ändere die Anzahl, wenn mehr oder weniger Personen kommen.
   • Kategorie: Wähle eine andere Zimmerart, wenn die Reservierung für eine andere Kategorie sein soll.
   • Tarif: Stelle einen anderen Preis ein.
   • Verpflegung: Wähle Frühstück, Halbpension oder Vollpension.
   • Gast: Trage einen anderen Namen ein oder wähle einen Kunden aus dem Kundenstamm.
   • Zustand: Ändere den Status (Option, Bestätigt, Storniert usw.).

3. Speichern: Klicke die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen zu übernehmen. Das Fenster schließt sich, und der Plan wird aktualisiert.

Den Aufenthalt verschieben

Statt die Daten im Fenster zu ändern, kannst du einen Balken auch direkt im Plan verschieben:

• Tage verschieben: Ziehe den Balken nach links oder rechts auf andere Nächte.
• Zimmer wechseln: Ziehe den Balken auf ein anderes Zimmer in einer anderen Zeile.

Ein Fenster öffnet sich und zeigt dir, ob die neuen Nächte noch frei sind. Bestätige mit Zeitraum übernehmen, um die Verschiebung zu speichern.

Ein Zimmer zuteilen

Wenn der Aufenthalt noch kein Zimmer hat (du siehst ihn in der Zeile „Warteliste"):

1. Rechtsklick auf den Balken und wähle Zimmer zuteilen.
2. Wähle ein Zimmer aus, das die richtige Kategorie hat und frei ist.
3. Klicke Zuteilen. Das Zimmer wird sofort dem Aufenthalt zugeordnet.

Ein- und Auschecken

Aus dem Belegungsplan heraus kannst du auch schnell einchecken oder auschecken:

1. Rechtsklick auf einen Balken und wähle Einchecken (wenn der Gast ankommt) oder Auschecken (wenn er abreist).
2. Folge den Angaben im Fenster.

Stornieren

1. Öffne die Reservierung (Klick auf den Balken).
2. Klicke die Schaltfläche Stornieren (in der Gruppe „Zustand").
3. Ein neues Fenster fragt dich nach einer Stornoregel — also einer Gebühr nach dem Zeitabstand zur Anreise. Diese wird dir angezeigt und berechnet automatisch.
4. Falls nötig, kannst du die Gebühr ändern:
   • Setze Gebühr erlassen, um keine Gebühr zu berechnen.
   • Oder trage eine Abweichende Gebühr brutto ein, um einen anderen Betrag zu setzen.
5. Trage optional einen Grund der Stornierung ein.
6. Klicke Stornieren. Das System verlangt eine Bestätigung — bestätige sie. Der Aufenthalt wird aus dem Plan entfernt.

Aufbau des Belegungsplans

Der Plan zeigt oben einen Filter- und Suchtool-Bereich:

• Filter-Schaltfläche: Öffnet eine Seitenleiste, in der du nach Kategorie, Etage, Reinigungszustand und Belegung filtern kannst.
• Datumsnavigation: Mit den Pfeilen blätterst du Tage vor und zurück. Die Schaltfläche Heute springt zum heutigen Datum. Du kannst auch einen Zeitraum wählen (Woche, 2 Wochen, Monat, 3 Monate).
• Zeitsprung: Gib ein Datum ein, um direkt dorthin zu springen.
• Kennzahlen: Zeigen Belegungsquote, Anreisen, Abreisen und freie Zimmer für den aktuellen Tag.
• Neue Reservierung: Schaltfläche zum Anlegen einer neuen Buchung.

Der Plan selbst zeigt jedes Zimmer in einer Zeile mit seinen Nächten als Spalten. Ein Balken über mehreren Nächten ist ein Aufenthalt. Die Farbe zeigt den Status:

• Hellblau: reserviert
• Orange: Option
• Grau: Anfrage oder Angebot (hält noch kein Zimmer)
• Grün: eingecheckt
• Dunkelblau: ausgecheckt

Eine Zeile „noch frei" oben in jeder Kategorie zeigt, wie viele Zimmer an jedem Tag noch buchbar sind. Ist sie rot gefärbt oder zeigt „voll", ist kein Zimmer mehr frei.

Die Zeile „Warteliste" oben zeigt Aufenthalte, denen noch kein Zimmer zugeteilt wurde.

Was danach passiert

Nach dem Speichern wird die Reservierung sofort im Belegungsplan aktualisiert. Wenn du ein Zimmer zugeordnet hast oder Daten geändert hast, siehst du die Änderung sofort.

Wenn du storniert hast, verschwindet der Aufenthalt aus dem Plan (es sei denn, du hast die Option „Abgereiste Aufenthalte zeigen" aktiviert).

Um einen Gast zu buchen oder eine neue Reservierung anzulegen, öffne das Fenster mit der Schaltfläche Reservierung oben rechts, oder klicke auf ein freies Feld im Plan.

Für Übersichten und Auswertungen siehe Hotel/Reservierungen.

Tipps und Hinweise

• Drag-and-Drop ist schneller: Statt ins Bearbeitungsfenster zu gehen, kannst du einen Balken einfach auf neue Tage oder in ein anderes Zimmer ziehen — das spart Zeit bei Verschiebungen.
• Die Stornoregel beachten: Wenn du stornierst, schau dir die Gebühr an, die aus der Stornoregel folgt. Sie richtet sich nach dem Abstand zur Anreise. Du kannst sie aber überschreiben.
• Mit der rechten Maustaste arbeiten: Rechtsklick auf einen Balken öffnet ein Schnellmenü mit allen Aktionen (Einchecken, Auschecken, Stornieren, Zimmer zuteilen, Notizen).
• Verfügbarkeit prüfen: Wenn du ein Zimmer verlegen oder die Daten änderst, prüft weboffice automatisch, ob die neuen Nächte noch frei sind. Ist das nicht der Fall, wird es dir angezeigt.