Bankkonten verwalten

Hier legst du Bankkonten deines Unternehmens an und pflegst deren Daten. Diese Informationen werden später auf Rechnungen und anderen Dokumenten angezeigt. Du kannst auch Bankbewegungen aus Dateien importieren und diese mit deinen Eingangsrechnungen abgleichen.

Voraussetzungen

Du benötigst die Berechtigung zum Verwalten von Bankkonten.

So gehst du vor

Ein neues Bankkonto anlegen

1. Klicke auf die Schaltfläche Neues Bankkonto hinzufügen.

   Ein Eingabefenster öffnet sich.

2. Wähle den Kontotyp aus der Auswahlbox – zum Beispiel Bankkonto, Kreditkarte oder PayPal.

3. Gib einen Namen ein, unter dem du dieses Konto später wiederfindest.

4. Trage die Bankdaten ein:

   • IBAN: Die internationale Kontonummer
   • BIC: Der internationale Bankschlüssel

5. Klicke auf Speichern.

   Das Konto ist jetzt angelegt. Die Seite zeigt es in der Übersicht unter dem Namen, den du eingegeben hast.

Ein vorhandenes Bankkonto ändern

1. Doppelklick auf das Konto in der Übersicht oder klick auf das Bearbeitungs-Symbol (Stift) in der Zeile.

   Das Eingabefenster öffnet sich mit den aktuellen Daten.

2. Ändere die Felder, die du anpassen möchtest.

3. Klicke auf Speichern.

Bankbewegungen importieren

1. Klicke auf die Schaltfläche Bankeinzug importieren.

2. Wähle eine Datei aus, die Bankbewegungen enthält. weboffice akzeptiert die Formate XML, ZIP und CSV.

   Die Datei wird hochgeladen und verarbeitet. weboffice versucht, die Bewegungen automatisch deinen Konten zuzuordnen und sucht nach passenden Eingangsrechnungen.

   • Wenn die Zuordnung erfolgreich war, siehst du eine Bestätigung mit der Anzahl importierter Buchungen. War eine Zuordnung zu Rechnungen möglich, wird auch diese Anzahl angezeigt.
   • Sind die Daten nicht eindeutig zuzuordnen, erhältst du einen Hinweis – zum Beispiel, dass mehrere Konten vom gleichen Typ vorhanden sind oder dass die IBAN in deinen Kontodaten nicht hinterlegt ist.

Ein Bankkonto archivieren oder wiederherstellen

1. Suche das Konto in der Übersicht.

2. Klick auf das Archiv-Symbol (Schachtel) in der Zeile.

   weboffice fragt nach, ob du das Konto wirklich archivieren möchtest.

3. Bestätige die Frage.

   Das Konto ist nun archiviert und wird in der normalen Übersicht nicht mehr angezeigt.

4. Um ein archiviertes Konto wiederherzustellen, aktiviere oben rechts die Schalter Zeige archivierte Einträge, suche das Konto und klick auf das Zurück-Symbol in seiner Zeile. Bestätige erneut.

Aufbau der Übersicht

Die Tabelle zeigt alle deine aktiven Bankkonten mit folgenden Angaben:

• Name: Die Bezeichnung, unter der das Konto gespeichert ist
• Bank: Name der Bank
• IBAN: Internationale Kontonummer
• BIC: Internationaler Bankschlüssel
• Kontostand: Der aktuelle Saldo des Kontos (die Summe aller Kontostände wird unten angezeigt)

In der letzten Spalte kannst du das Konto bearbeiten oder archivieren – bei archivierten Konten stattdessen wiederherstellen.

Was danach passiert

Deine Bankkonten sind nun gespeichert. Wenn du ein Konto angelegt hast, wird es sofort in der Übersicht angezeigt. Jedes Konto bekommt ein eigenes Reiter in dieser Ansicht, über das du später die Transaktionen zu diesem Konto einsehen kannst.

Importierte Bankbewegungen werden automatisch mit den vorhandenen Konten abgeglichen. Wenn weboffice passende Eingangsrechnungen findet, können diese Bewegungen später mit den Rechnungen verknüpft werden.

Tipps und Hinweise

• Die Kontotyp-Auswahl beim Anlegen bestimmt, wie deine Konten in der Übersicht gruppiert werden – alle Bankkonten zusammen, alle Kreditkarten zusammen usw.
• Wenn du Bankbewegungen importieren möchtest und eine Warnung erhältst, dass mehrere Konten des gleichen Typs vorhanden sind, trage die Kartennummer oder zusätzliche Kontonummern in den Bankdaten ein. Das macht die Zuordnung eindeutig.
• Archivierte Konten werden nicht gelöscht – du kannst sie jederzeit wiederherstellen.