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Dein Hotelmodul einrichten

Hier legst du die Grundlagen für deinen Belegungsplan an: Hotels, Zimmer, Kategorien, Verpflegungsarten und Zusatzleistungen. Alles das brauchst du, bevor dein Betrieb Buchungen erfassen kann.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Hotel-Verwaltung
Du siehst eine Seite mit mehreren Registerkarten

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zur Verwaltung von Hoteldaten. Welcher Standort aktiv ist, bestimmt, welche Hotels und Zimmer du sehen kannst.

So gehst du vor

Die Einrichtung läuft immer in dieser Reihenfolge: erst Hotels, dann Kategorien, dann Zimmer. Danach füllst du die Leistungen aus. Jede Registerkarte zeigt dir, was es braucht.

Hotels anlegen

Wähle die Registerkarte Hotels
Klicke auf Neues Hotel
Trage ein:
- Standort: Der Ort, an dem das Hotel steht (Pflichtfeld). Ein Standort kann mehrere Hotels führen — Haupthaus, Dependance, Chalets.
- Bezeichnung: Der Name des Hotels, unter dem du es wiederfindest
- Reihenfolge: Eine Zahl, nach der die Hotels sortiert werden — kleinere Nummern stehen weiter oben
Wenn du möchtest, füge noch hinzu:
- Sterne: Die Kategorie für Gäste
- Website: Die URL deines Hotels
- Beschreibung: Ein Text, den Gäste auf der Buchungsseite lesen
- Bilder: Lade Fotos des Hotels hoch — sie zeigen sich auf der Online-Buchung
Klicke Speichern

Kategorien anlegen

Kategorien bündeln gleichwertige Zimmer — alle Doppelzimmer, alle Familienzimmer — und tragen später Belegung, Preis und Ausstattung.

Wähle die Registerkarte Kategorien
Klicke auf Neue Kategorie
Trage ein:
- Standort: Zu welchem Standort die Kategorie gehört
- Code: Ein Kürzel wie „DZ" oder „FZ" — kurz und prägnant
- Bezeichnung: Der vollständige Name (Pflichtfeld)
- Reihenfolge: Nach dieser Zahl werden Kategorien sortiert
Im Abschnitt Belegung stellst du ein, wie viele Gäste ins Zimmer passen:
- Standardbelegung: Die Belegung, mit der eine Buchung startet — meist 2 Personen
- Maximalbelegung: Wie viele maximal passen
- Erwachsene maximal und Kinder maximal: Aufschlüsselung nach Alter
Unter Aufenthalt und Reinigung kannst du festlegen:
- Mindestaufenthalt in Nächten: Das kürzeste, was erlaubt ist
- Maximalaufenthalt in Nächten: Das längste, das verkauft werden darf
- Reinigungspuffer in Minuten: Zeit zum Putzen zwischen Abreise und nächster Anreise
Im Abschnitt Verrechnung bindest du einen Logis-Artikel — das ist der Artikel, über den das Zimmer verrechnet wird
Unter Online-Buchung stellst du ein, was Gäste auf der Buchungsseite sehen:
- Online buchbar anzeigen: Ob die Kategorie dort auftaucht
- Größe in Quadratmetern: Die Zimmerausstattung
- Betten: Ein Text wie „1 Doppelbett + Sofa"
- Beschreibung: Ein längerer Text über die Kategorie
- Ausstattung: Mehrfachauswahl — wähle, welche Merkmale (Balkon, Minibar, …) die Zimmer dieser Kategorie haben
- Bilder: Fotos von Zimmern dieser Kategorie
Klicke Speichern

Zimmer anlegen

Zimmer sind die einzelnen verkaufbaren Einheiten. Es gibt zwei Wege: einzeln oder in einer Serie.

Einzelnes Zimmer:

Wähle die Registerkarte Zimmer
Klicke auf Neues Zimmer
Trage ein:
- Hotel: In welchem Hotel das Zimmer liegt
- Zimmernummer: Die Nummer auf deinem Schlüssel
- Kategorie: Welcher Typ es ist — die Kategorie bestimmt Belegung und Preis
- Etage (optional): Die Geschoßnummer
- Trakt oder Gebäude (optional): Wenn es mehrere Gebäude gibt
- Reihenfolge: Nach dieser Zahl werden Zimmer sortiert
Im Abschnitt Verkauf stellst du ein:
- Personalzimmer: Häkchen setzen, wenn Gäste dieses Zimmer nicht buchen sollen
- Außer Verkauf: Häkchen setzen, wenn das Zimmer gerade nicht benutzbar ist
Unter Betten legst du fest, welche Betten im Zimmer stehen — mindestens ein Bett
Klicke Speichern

Mehrere Zimmer auf einmal (Serie):

Wähle die Registerkarte Zimmer
Klicke auf Serie
Trage ein:
- Hotel: In welchem Hotel die Zimmer liegen
- Kategorie: Welcher Typ — alle Zimmer der Serie bekommen diese Kategorie
- Präfix der Nummer: Das Kürzel, das vor der Nummer steht — z.B. „101" für Zimmer 101, 102, 103
- Von Nummer und Bis Nummer: Der Zahlenbereich — bei „101" bis „110" entstehen 10 Zimmer
- Stellen auffüllen: Wie viele Ziffern die Nummer haben soll — bei 0 ist 101–110 erlaubt, bei 2 ist 0101–0110 erforderlich
- Etage (optional): Falls alle Zimmer in einer Etage liegen
- Trakt oder Gebäude (optional): Falls alle im selben Gebäude stehen
Klicke Serie anlegen

Die Zimmer sind jetzt angelegt und erhalten jeweils ein Bett vom Standard-Bettentyp.

Verpflegungsarten anlegen

Verpflegungsarten legen fest, welche Mahlzeiten im Preis stecken. Das steht später auf der Rechnung und bestimmt den Preis.

Wähle die Registerkarte Verpflegung
Klicke auf Neue Verpflegungsart
Trage ein:
- Standort: Der Standort, für den die Art gilt
- Code: Ein Kürzel wie „BB" (Bed & Breakfast) oder „HB" (Halbpension)
- Bezeichnung: Der volle Name (Pflichtfeld)
- Reihenfolge: Nach dieser Zahl werden Verpflegungsarten sortiert
Im Abschnitt Mahlzeiten wählst du, welche Mahlzeiten enthalten sind:
- Frühstück, Mittagessen, Jause, Abendessen, Spätimbiss — setze Häkchen für die, die ins Zimmer gehören
Im Abschnitt Verrechnung bindst du einen Artikel für den Verpflegungsanteil:
- Mit einem Artikel trennt der Nachtlauf die Verpflegung vom Logis und rechnet sie mit eigener Steuer
- Ohne Artikel läuft alles zusammen — der Verpflegungsanteil ist im Zimmer enthalten
Klicke Speichern

Zusatzleistungen anlegen

Zusatzleistungen sind alles neben dem Zimmer: Parkplätze, Wellnessanwendungen, Fahrradverleih, Hund. Sie landen auf dem Gastkonto und in der Rechnung.

Wähle die Registerkarte Zusatzleistungen
Klicke auf Neue Zusatzleistung
Trage ein:
- Standort: Zu welchem Standort die Leistung gehört
- Bezeichnung: Der Name, unter dem Gäste die Leistung buchen
- Verrechnungsart: Wie oft wird sie abgerechnet?
  - Einmalig je Aufenthalt: Der Gast zahlt einmal, egal wie lange er bleibt
  - Je Nacht: Der Gast zahlt pro Nacht
  - Je Person einmalig: Der Gast zahlt pro Person, aber nur einmal
  - Je Person und Nacht: Der Gast zahlt pro Person pro Nacht
Im Abschnitt Verrechnung wählst du einen Artikel — dieser bestimmt Preis, Steuersatz und Erlöskonto
Im Abschnitt Kontingent bestimmst du, ob die Menge limitiert ist:
- Häkchen setzen bei Menge pro Tag begrenzen, wenn z.B. nur 3 Parkplätze frei sind
- Dann die Menge pro Tag eintragen
Klicke Speichern

Sperren einrichten (optional)

Sperren nehmen Zimmer aus dem Bestand — bei Instandhaltung, Renovierung oder Eigenbedarf. Sie verhindern, dass der Belegungsplan diese Zimmer verkauft.

Wähle die Registerkarte Sperren
Klicke auf Neue Sperre
Trage ein:
- Standort und Hotel: Wo die Sperre gilt
- Grund der Sperre: Instandhaltung, Renovierung, Eigenbedarf, Reserve oder Sonstiges
- Von und bis: Der Zeitraum, in dem die Sperre wirkt
- Zimmer (optional): Ein einzelnes Zimmer — wenn leer, gilt die Sperre für die Kategorie
- Kategorie (optional): Falls keine einzelne Zimmernummer — dann wählst du, wie viele Einheiten pro Nacht gesperrt sind
- Wie viele Einheiten (optional): Die Anzahl, wenn du eine Kategorie sperrst
- Vermerk: Ein Text, unter dem du die Sperre später wiederfindest
Klicke Speichern

Die Sperre wirkt sofort. Das Zimmer oder die Einheiten fallen aus dem Bestand.

Ortstaxe eintragen (optional)

Die Ortstaxe wird für die Gemeinde eingehoben. Sie ist kein Erlös deines Hauses und gehört nicht in die Umsatzsteuer-Bemessungsgrundlage — ein „durchlaufender Posten".

Wähle die Registerkarte Ortstaxe
Klicke auf Neue Abgabe
Trage ein:
- Standort und Hotel: Wo die Abgabe gilt
- Bezeichnung: Der Name — meist „Ortstaxe"
- Gemeinde- oder Regionskennung: Das Kürzel der Gemeinde
- Empfänger der Abgabe: An wen das Geld geht
Im Abschnitt Berechnung stellst du ein:
- Bemessung: Wie wird die Steuer berechnet? Je Person und Nacht, je Zimmer und Nacht, je Aufenthalt oder als Prozentsatz des Logiserlös
- Träger: Wer zahlt — der Gast oder der Betrieb
- Durchlaufender Posten: Häkchen setzen, damit die Taxe nicht als Erlös zählt
- Höchstens verrechenbare Nächte: Falls der Ort ein Limit setzt, z.B. max. 3 Nächte
Im Abschnitt Verrechnung bindest du einen Artikel für die Buchung auf dem Gastkonto
Im Abschnitt Sätze legst du fest, wie viel die Abgabe kostet — es können mehrere Sätze mit unterschiedlichen Gültigkeitsdaten sein, falls sich der Satz ändert
- Gültig ab: Das Datum, ab dem dieser Satz gilt
- Betrag: Der Betrag pro Einheit (Person, Zimmer, Aufenthalt — je nach Bemessung)
Im Abschnitt Befreiungen kannst du festlegen, wer nicht bezahlt — z.B. Kinder unter 15:
- Klicke Befreiung hinzufügen
- Wähle die Art: Alter, Gästegruppe, Anzahl Nächte oder Einheimische
- Bei Alter: Trage die Altersgrenze ein
- Ermäßigung in Prozent: Falls die Taxe nur teilweise entfällt
Klicke Speichern

Online-Buchung einstellen (optional)

Die Online-Buchung lässt Gäste direkt auf deiner Website buchen — ohne Provision an ein Portal.

Wähle die Registerkarte Online-Buchung
Klicke auf den Namen eines Hotels
Stelle ein:
- Online-Buchung aktiv: Häkchen setzen, damit die Buchungsseite dieses Hotel zeigt
- Buchungen sofort bestätigen: Wenn aktiv, werden Buchungen automatisch akzeptiert; sonst landen sie zur manuellen Freigabe beim Empfang
Im Abschnitt Was buchbar ist legst du Grenzen fest:
- Ratenplan: Welcher Plan gilt — oder alle für die Online-Buchung freigegebenen
- Kürzester Aufenthalt in Nächten: Das Minimum
- Längster Aufenthalt in Nächten: Das Maximum
- Vorlaufzeit in Stunden: Wie früh vor Ankunft muss die Buchung spätestens liegen
- Buchbar bis in Tagen: Wie weit die Zukunft reicht — z.B. nur 6 Monate
- Zimmer je Buchung: Wie viele Zimmer maximal in einer Buchung
- Zimmer reserviert für Minuten: Wie lange der Gast nach der Reservierung noch Zeit hat, zu zahlen, bevor das Zimmer freigegeben wird
Im Abschnitt Zahlung wählst du die Zahlungsart:
- Zahlung im Haus: Der Gast zahlt beim Einchecken
- Anzahlung online: Der Gast zahlt einen Anteil jetzt; Prozent oder fester Betrag
- Gesamtbetrag online: Der Gast bezahlt alles gleich
- Kartengarantie ohne Abbuchung: Der Gast gibt eine Karte an, die nur bei Nichtanreise oder Stornierung belastet wird
Im Abschnitt Auftritt schreibst du den Text, den Gäste sehen:
- Überschrift: Über dem Zimmerangebot
- Einleitung: Ein längerer Text darunter
- Bestpreis bei Direktbuchung anzeigen: Häkchen setzen, wenn du das Qualitätssiegel zeigen magst
- Restliche Zimmer anzeigen: Häkchen setzen, damit Gäste sehen, wie viele noch frei sind — die Zahl wird ab „Anzeigen ab höchstens" Zimmer gezeigt
- Link zu den Geschäftsbedingungen und Link zur Datenschutzerklärung: URLs, die der Gast akzeptieren muss
- Benachrichtigung an: E-Mail-Adressen, an die Buchungsbestätigungen gehen — mehrere durch Komma trennen
Klicke Speichern

Aufbau der Verwaltungsseite

Die Seite ist in Registerkarten aufgeteilt:

Hotels: Alle Häuser am Standort. Ein Standort kann mehrere Hotels führen.
Zimmer: Alle Zimmer aller Hotels. Über die Filter oben rechts zeigst du nur eine Kategorie.
Kategorien: Zimmertypen — Doppel, Familien, Single. Jede Kategorie trägt Belegung und Preis.
Verpflegung: Mahlzeitenkombos — Frühstück, Halbpension, Vollpension. Sie bestimmen, was im Zimmerpreis steckt.
Zusatzleistungen: Alles neben dem Zimmer — Garage, Wellness, Leihrad. Sie landen auf dem Gastkonto.
Sperren: Zimmer oder Kategorien, die zeitweise nicht verkauft werden — Instandhaltung, Renovierung.
Online-Buchung: Die Buchungsseite für Gäste einstellen — welche Regeln gelten, wie wird bezahlt.
Ortstaxe: Die Gemeindesteuern — Bemessung, Sätze, Befreiungen.

Was danach passiert

Sobald du gespeichert hast:

Hotels und Zimmer erscheinen sofort im Belegungsplan, wo du Buchungen einträgst und Zimmer verwiegst
Kategorien werden in den Raten verwendet — dort setzt du die Preise
Verpflegungsarten sind verfügbar, wenn du Buchungen einträgst
Zusatzleistungen können dem Gast hinzugefügt werden
Sperren wirken sofort — diese Zimmer fallen aus dem Bestand
Ortstaxe wird beim Nachtlauf berechnet und auf dem Gastkonto verbucht
Die Online-Buchung ist sofort live, wenn du sie aktivierst und alles Nötige eingerichtet ist (Zimmer, Kategorien, Ratenplan)

Häufige nächste Schritte:

Tipps und Hinweise

Reihenfolge: Hotels → Kategorien → Zimmer. Zimmer brauchen eine Kategorie, und Kategorien brauchen einen Standort. Fang mit den Grundstrukturen an.
Ein Code prägt sich ein. Nutze knackige Codes für Kategorien und Verpflegungsarten — die sehen Gäste auf der Buchungsseite und die stehen später auf jeder Rechnung.
Archivieren statt löschen. Willst du ein Hotel, eine Kategorie oder ein Zimmer loswerden, archiviere es — löschen ist nicht möglich, weil alte Buchungen und Rechnungen es brauchen.
Restmenge kalkulieren. Wenn du viele Zimmer auf einmal anlegst, nutze die Serienanlage. Das ist schneller, als 50 Zimmer einzeln zu tippen.
Personalzimmer und „Außer Verkauf" trennen. Personalzimmer zählen nicht in den Verkauf — sie sind für Mitarbeiter. „Außer Verkauf" nimmt ein Zimmer temporär heraus, z.B. wenn es gerade renoviert wird.
Standort nicht zu breit fassen. Der Standort ist die oberste Ebene — ein Schloss mit mehreren Gebäuden oder eine Hotelkette mit mehreren Häusern. Hotels unter einem Standort teilen sich Rechnung, Kassa und Ortstaxe.