Gäste beim Check-in und Check-out abwickeln

Hier bereitest du erwartete Gäste zum Einchecken vor, teilst ihnen Zimmer zu und führst den Check-in durch. Danach verwaltest du ihre Aufenthalte während des Hauses und führst den Check-out durch.

So kommst du hierher

Öffne das Menü und wähle Hotel > Anreise.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht Hotel-Rezeption. Reservierungen müssen bereits angelegt sein.

Aufbau der Übersicht

Die Seite zeigt dir Gäste in drei Registerkarten:

• Anreisen: Gäste, die heute erwartet werden
• Im Haus: Gäste, die aktuell eingecheckt sind
• Abreisen: Gäste, die heute abreisen

Jede Registerkarte ist eine Liste mit Daten wie Reservierungsnummer, Gastname, Zimmernummer, Kategorie, Anreise- und Abreisedatum, Anzahl der Erwachsenen und Verpflegung. Die Spalte „Zustand" zeigt den Status (etwa „Erwartet", „Eingecheckt", „Wartet auf Zimmer"). Die Spalte „Meldeschein" zeigt, ob ein Meldeschein vorliegt und ob er unterschrieben ist.

So gehst du vor

Zimmer zuteilen

1. Öffne die Registerkarte Anreisen.
2. Wähle einen Gast aus der Liste aus.
3. Klicke auf Zimmer zuteilen.
4. Im Fenster „Zimmer zuteilen" siehst du die Reservierungsnummer, den Gastnamen und die gebuchte Kategorie.
5. Wähle im Auswahlfeld Zimmer ein freies Zimmer aus der Kategorie. Die Anzeige nennt die Zimmernummer, die Kategorie und den Status des Zimmers (etwa „gereinigt").
6. Preis beibehalten: Lasse diesen Schalter aktiviert, wenn der Preis unverändert bleiben soll.
7. Kategoriewechsel erlauben: Aktiviere diesen Schalter nur, wenn der Gast später in ein Zimmer einer anderen Kategorie wechseln darf.
8. Klicke auf Zuteilen.

Das Zimmer ist jetzt diesem Gast zugeordnet. Du kannst die Zuteilung bis zur Anreise beliebig ändern.

Hinweis: Du kannst auch mehrere Gäste auf einmal automatisch zuteilen, ohne jede Zuteilung einzeln zu machen. Klicke dafür auf Automatisch zuteilen — das System weist verfügbare Zimmer der passenden Kategorie zu.

Notizen erfassen

1. Wähle einen Gast aus der Liste.
2. Klicke auf Notizen.
3. Im Fenster kannst du neue Notizen erfassen oder bisherige einsehen.
4. Wähle unter Für wen aus, an wen die Notiz gerichtet ist (Gastwunsch, Rezeption, Hauswirtschaft, Küche, Vorfall, Beschwerde oder intern).
5. Wähle unter Sichtbarkeit, wer die Notiz sehen darf (für alle sichtbar, nur intern oder vertraulich).
6. Gib die Notiz ein und klicke auf Speichern.

Die Notiz wird sofort gespeichert. Gastwünsche werden zusätzlich als Merker in der Anreiseliste angezeigt.

Meldeschein ausfüllen

1. Wähle einen Gast aus der Liste.
2. Klicke auf Meldeschein.
3. Gibt es noch keinen Meldeschein, wird dies angezeigt — er entsteht erst beim Check-in, wenn du den entsprechenden Schalter setzt.
4. Falls ein Meldeschein vorhanden ist, füllst du für jeden Gast die Ausweisdaten aus:
   • Ausweisart: Reisepass, Personalausweis, Führerschein, Aufenthaltstitel, Reisedokument oder Sonstiges
   • Ausweisnummer: die Nummer aus dem Dokument
   • Gültig bis: das Verfallsdatum
5. Klicke auf Ausweis speichern für jeden Gast.
6. Sobald alle Daten erfasst sind, zeichnet der Gast im Unterschriften-Bereich mit Stift oder Finger. Klicke dann auf Unterschrift übernehmen.

Der Meldeschein ist dann unterschrieben und wird unter Hotel > Meldescheine gespeichert.

Check-in durchführen

1. Wähle einen Gast aus, dessen Zimmer zugeteilt ist, oder doppelklick auf einen Gast in der Registerkarte Anreisen.
2. Das Fenster „Check-in" öffnet sich.
3. Das Zimmer ist schon gefüllt — prüfe, ob es passt, oder wähle ein anderes aus. Ein Zimmer ist Pflicht.
   • Ist das Zimmer noch nicht gereinigt, erhältst du einen Hinweis.
4. Unter Meldepflicht führst du für jeden Gast die Kundendaten auf:
   • Gast: Stelle sicher, dass der richtige Kunde verknüpft ist. Fehlt das Geburtsdatum, ergänze es.
   • Staatsangehörigkeit: Das Land, von dem der Gast kommt.
   • Ortstaxenpflichtig: Aktiviere dies, wenn der Gast eine Ortstaxe zahlen muss.
5. Ist mehr als ein Gast gebucht, klicke auf Mitreisenden erfassen und fülle die Daten für weitere Personen ein. Ein Hinweis zeigt, wie viele Personen noch zu erfassen sind.
6. Unter Kaution kannst du optional eine Kaution eintragen:
   • Kaution brutto: Der Betrag in der Buchungswährung.
   • Art: Vorautorisierung, Karte oder Bar.
   • Beleg oder Freigabenummer: Referenz für die Kaution.
   • Vermerk: Zusätzliche Notiz zur Kaution.
7. Meldeschein anlegen: Lasse dies aktiviert, wenn ein Meldeschein beim Check-in entstehen soll.
8. Klicke auf Einchecken.

Der Gast ist jetzt eingecheckt. Sein Status ändert sich auf „Eingecheckt". Falls du den Meldeschein anlegen wolltest, kannst du ihn jetzt ausfüllen und unterschreiben.

Check-out durchführen

1. Öffne die Registerkarte Abreisen oder wähle einen Gast aus einer anderen Registerkarte.
2. Klicke auf Check-out oder doppelklick auf einen Gast in der Registerkarte Abreisen.
3. Das Fenster „Check-out" zeigt Zimmer, Gastnamen und den offenen Saldo des Gastes.
   • Ist der Saldo noch nicht ausgeglichen, erhältst du einen Hinweis.
4. Unter Abschluss legst du fest:
   • Nur bei ausgeglichenem Konto abschließen: Aktiviere dies, um den Check-out nur zu erlauben, wenn der Gast alles bezahlt hat.
   • Zimmer als zu reinigen melden: Aktiviere dies, um das Zimmer nach dem Check-out automatisch in den Status „zu reinigen" zu versetzen.
   • Abreise auf heute setzen: Ist die geplante Abreise noch in der Zukunft und der Gast reist früher ab, setzt du hier die Abreise auf heute.
   • Vermerk: Notiz zum Check-out.
5. Klicke auf Auschecken.

Der Gast ist jetzt ausgecheckt. Sein Status ändert sich auf „Ausgecheckt". Das Zimmer wird auf die eingestellte Weise bearbeitet.

Was danach passiert

Nach dem Check-in steht der Gast in der Registerkarte Im Haus. Du kannst ihm weitere Notizen hinzufügen oder den Meldeschein einsehen.

Nach dem Check-out ist der Aufenthalt abgeschlossen. Der Gast verschwindet aus deinen Listen. Seine Rechnungen findest du unter Hotel/Konten.

Für Verwaltungsaufgaben wie Tarife oder weitere Einstellungen siehe Hotel/Verwaltung.

Tipps und Hinweise

• Automatisch zuteilen hilft: Wenn du viele Anreisen auf einmal abwickelst, nutze Automatisch zuteilen statt jedes Zimmer einzeln zu vergeben. Das System prüft Kategorien und Verfügbarkeit.
• Meldeschein erst beim Check-in: Der Meldeschein wird nicht vorher angelegt — setze den Schalter beim Check-in, wenn einer entstehen soll. Dann kannst du ihn sofort ausfüllen.
• Ausweisdaten speichern: Für jeden Gast speicherst du die Ausweisdaten einzeln, bevor die Unterschrift erfolgt.
• Unterschrift mit Stift: Der Gast unterschreibt auf dem Tablet oder mit der Maus — keine Tastatur nötig.
• Kaution ist optional: Eine Kaution brauchst du nur eintragen, wenn der Gast eine hinterlegen soll. Ohne Kaution kannst du normal einchecken.
• Geburtsdatum fehlt?: Ist das Geburtsdatum in den Kundendaten leer, ergänze es, bevor der Check-in erfolgt — sonst kann der Meldeschein unvollständig sein.