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Reservierungen im Belegungsplan verwalten

Im Belegungsplan siehst du alle Zimmer deines Hotels als Zeilen und die Nächte als Spalten. Hier erfasst du Reservierungen, verschiebst Aufenthalte zwischen Zimmern, änderst Zeiträume und stornierst Buchungen — ohne lange Formulare öffnen zu müssen.

So kommst du hierher

Öffne das Seitenmenü und wähle Hotel > Belegungsplan.

Wenn dein Betrieb mehrere Standorte hat, wähle den gewünschten unter den Registerkarten oben aus.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Hotelrezeption bedienen (oder höher). Der Plan braucht mindestens ein Zimmer, das in deiner Verwaltung angelegt ist.

Aufbau des Belegungsplans

Der Plan zeigt immer eine Zeitspanne — voreingestellt sind 14 Tage. In der obersten Leiste kannst du die Spanne wechseln (7 Tage, 2 Wochen, Monat oder 3 Monate), einzelne Tage vor- oder zurückblättern oder auf heute springen. Daneben siehst du vier Kennziffern für heute: Belegungsquote, Anreisen, Abreisen und freie Zimmer.

Links unten kannst du filtern (nach Kategorie, Etage, Reinigungsstatus, Belegung) und suchen. Ein Symbol zeigt dir, wenn Filter aktiv sind oder Zimmer ohne Zuteilung auf einen Platz warten.

Die Tabelle selbst hat Zimmer als Zeilen (gruppiert nach Kategorie). Eine Zeile Frei je Kategorie zählt die noch verkäuflichen Zimmer pro Nacht. Jede Spalte ist eine Nacht; über den Spaltenkopf siehst du den Wochentag, Datum und wie viele Gäste an diesem Tag ankommen oder abreisen.

Farbige Balken stellen Reservierungen dar — Farbe zeigt den Zustand (reserviert, eingecheckt, ausgecheckt usw.). Ein kleines Symbol warnt vor Notizen, Gruppenbuchungen oder offenen Zahlungsbeträgen.

Ein Punkt neben dem Zimmer zeigt den Reinigungsstatus: schmutzig, in Arbeit, gereinigt oder geprüft.

So gehst du vor

Neue Reservierung erfassen

Klicke auf die Schaltfläche Reservierung im oberen Menü, oder ziehe mit der Maus über freie (weiße) Nächte in einem Zimmer.
Das Fenster Reservierung erfassen öffnet sich. Dort füllst du aus:
- Standort: wählen (voreingestellt ist dein aktueller Standort)
- Anreise und Abreise: Datum eingeben oder aus dem Plan übernommen
- Kategorie: Art des Zimmers wählen
- Ratenplan: Preisplan wählen
- Verpflegung: optional
- Erwachsene und Kinder: Anzahl eingeben
- Gast: Kunde aus der Liste wählen — das ist Pflichtfeld, denn ohne Gast hat die Reservierung keine Anschrift und keine Gasthistorie
- Wenn der Gast nicht der Buchende ist, wähle auch den Buchenden.
Der Plan zeigt dir sofort, ob die Nächte verfügbar sind und berechnet den Gesamtpreis. Eine Tabelle schlüsselt den Preis nach Nächten auf.
Klicke Speichern. Sobald du speicherst, wird die Reservierung eingetragen und der Plan neu geladen. Der Balken erscheint im Zimmer.

Reservierung öffnen und bearbeiten

Klicke auf einen Balken im Plan. Das Fenster Reservierung bearbeiten öffnet sich mit allen Details: Gast, Zeitraum, Zimmer, Ratenplan, Preis und Notizen. Du kannst alles ändern — außer dem Zustand, wenn der Aufenthalt bereits eingecheckt ist.

Aufenthalt verschieben (Zimmer wechsel)

Verschiebe einen Balken mit der Maus auf ein anderes Zimmer.

Das Fenster Zimmer wechseln zeigt dir:

Den Gast und das alte Zimmer
Das neue Zimmer
Ob die Nächte in der neuen Kategorie frei sind

Stelle ein, ob du den alten Preis beibehalten oder neu berechnen möchtest, und ob ein Kategoriewechsel erlaubt sein soll. Klicke Umbelegen — der Aufenthalt wechselt sofort das Zimmer.

Zeitraum eines Aufenthalts ändern

Fahre mit der Maus über die Kanten eines Balkens — der Cursor wird zu einem Pfeil. Ziehe die linke oder rechte Kante, um Anreise oder Abreise zu verschieben.

Das Fenster Aufenthalt verschieben zeigt dir:

Die bisherigen und die neuen Daten
Wie viele Nächte hinzukommen oder wegfallen
Ob die neuen Nächte frei sind

Der Preis wird für den neuen Zeitraum neu berechnet. Klicke Zeitraum übernehmen.

Einchecken und Auschecken

Rechtsklick auf einen Balken (oder eine lange Berührung auf dem Tablet). Im Menü wählst du Einchecken oder Auschecken, je nachdem, welcher Zustand passt.

Das Fenster Einchecken oder Auschecken führt dich durch die nötigen Schritte.

Notizen hinzufügen

Rechtsklick auf einen Balken, wähle Notizen. Dort kannst du Besonderheiten zum Aufenthalt festhalten — etwa Sonderwünsche oder Hinweise für die Reinigung.

Zimmer zuteilen (für Warteliste)

Wenn ein Aufenthalt noch kein Zimmer hat (das erkennst du daran, dass der Balken in der Zeile Warteliste unter „Ohne Zimmer" steht), rechtsklick auf den Balken und wähle Zimmer zuteilen. Dasselbe Fenster öffnet sich wie beim Zimmerwechsel — wähle ein freies Zimmer und bestätige.

Reinigungsstatus eines Zimmers ändern

Klicke auf den farbigen Punkt neben der Zimmernummer. Ein Menü erscheint mit den Optionen: schmutzig, in Arbeit, gereinigt, geprüft. Wähle den neuen Status — er wird sofort gespeichert.

Reservierung stornieren

Rechtsklick auf einen Balken, wähle Stornieren (rot hinterlegt).

Das Fenster Reservierung stornieren zeigt dir:

Den Gast und die Reservierungsnummer
Die Stornoregel der Reservierung (Gebührenstaffel nach Abstand zur Anreise) — Name, geltende Staffel und Gebühr
Warnung, falls die Anreise bereits liegt (wird als Nichtanreise bewertet)

Du kannst:

Gebühr erlassen: Schalter setzen, um keine Stornierungsgebühr zu berechnen
Abweichende Gebühr brutto: Anderer Betrag eingeben, falls die Regel nicht passt
Grund der Stornierung: optional notieren

Klicke Stornieren und bestätige die Rückfrage. Die Reservierung wird storniert und verschwindet aus dem Plan.

Was danach passiert

Nach jeder Aktion wird der Plan neu geladen. Der Balken wechselt die Farbe, wenn sich der Zustand ändert. Kennziffern und Zähler aktualisieren sich sofort.

Typische nächste Aufgaben:

Tipps und Hinweise

Schnelle Erfassung: Ziehe einfach über mehrere aufeinanderfolgende freie Nächte — der Zeitraum wird vorausgefüllt. Das spart Zeit bei Standard-Aufenthalten.
Suchfunktion: Die Suche oben findet Gäste, Zimmernummern oder Kategorien auch während du tippst. Treffer werden hervorgehoben.
Filter speichern: Deine Einstellungen (Anzeigedichte, Legende, gewählte Kategorien) werden gespeichert und beim nächsten Besuch wiederhergestellt.
Gebühren übersteuern: Bei der Stornierung kannst du die Stornoregel ändern — etwa um Großkunden entgegenzukommen. Der Grund wird mitgespeichert.
Verfügbarkeitswarnung: Wenn eine Nacht überbucht ist oder Verkaufsstopp gilt, zeigt die „Frei"-Zeile ein Warnzeichen. Prüfe vor Neubuchungen auf solche Marken.