Gast beim Einchecken ein Zimmer zuteilen

Wenn ein Gast anreist, gibst du ihm ein Zimmer. Die Zuteilung legt fest, in welchem Zimmer er wohnt – du kannst sie jederzeit bis zur Anreise ändern, und weboffice schlägt dir automatisch freie Zimmer vor.

So kommst du hierher

1. Öffne Hotel > Anreise.
2. Wähle in der Liste der anreisenden Gäste denjenigen aus, dem noch ein Zimmer fehlt. Du erkennst ihn daran, dass die Spalte Zimmer leer ist.
3. Klicke auf Zimmer zuteilen.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht „Hotel-Rezeption" und mindestens einen verfügbaren Zimmerbestand in der Kategorie, die der Gast gebucht hat.

So gehst du vor

1. Im Fenster „Zimmer zuteilen" siehst du oben den Namen des Gastes und seine gebuchte Zimmerkategorie.
2. Öffne das Auswahlfeld Zimmer. weboffice zeigt dir nur Zimmer, die im ganzen Aufenthaltszeitraum frei sind – sortiert nach verfügbar zuerst, dann nach Upgrades. Für jedes Zimmer siehst du:
   • Zimmernummer und Kategorie: zum Beispiel „201 — Doppelzimmer"
   • Reinigungsstatus in Klammern: etwa „gereinigt", „schmutzig" oder „in Arbeit"
   • Upgrade-Kennzeichnung (falls das Zimmer eine andere Kategorie hat als gebucht): weboffice behält automatisch den Preis der gebuchten Kategorie – der Gast zahlt also nicht mehr.
3. Wähle ein Zimmer.
4. Wenn du ein Zimmer aus einer anderen Kategorie wählst, erscheint eine Warnung: Der Gast behält trotzdem seine ursprüngliche Kategorie und seinen Preis.
5. Klicke auf Zuteilen, um die Zuteilung zu speichern.

Aufbau des Fensters

Das Fenster besteht aus zwei Bereichen:

Zuteilung: Oben steht, für wen du das Zimmer auswählst – mit Reservierungsnummer (falls vorhanden), Gastnamen und gebuchter Kategorie. Darunter das Auswahlfeld Zimmer mit der Liste verfügbarer Zimmer. Ist im Zeitraum kein Zimmer frei, ist das Feld leer.

Meldungen: Darunter erscheinen Hinweise, zum Beispiel wenn das ausgewählte Zimmer noch nicht gereinigt ist oder zu einer anderen Kategorie gehört.

Was danach passiert

Das Zimmer ist dem Gast zugeordnet. In der Anreiseliste siehst du jetzt die Zimmernummer in der Spalte Zimmer. Der Gast kann jetzt eingecheckt werden – entweder manuell über die Schaltfläche Check-in oder als Teil des Ankunftsprozesses.

Falls mehrere Gäste ohne Zimmer auf der Liste stehen, kannst du sie alle auf einmal automatisch zuteilen: Klicke auf Automatisch zuteilen, und weboffice weist jedem verfügbaren Gast das beste verfügbare Zimmer zu.

Tipps und Hinweise

• Zimmer ist noch nicht fertig: Wenn der Reinigungsstatus „schmutzig" oder „in Arbeit" ist, kannst du das Zimmer trotzdem zuteilen und der Gast kann einchecken – er findet dann aber möglicherweise ein ungereinigtes Zimmer vor. Die Warnung erinnert dich daran.
• Kein Zimmer verfügbar: Ist das Zimmerfeld leer, gibt es in der gewählten Kategorie und zum Aufenthaltszeitraum keine freien Zimmer. Prüfe dann den Bestand oder überlege, ob ein Upgrade möglich ist.
• Zuteilung bis Anreise möglich: Du kannst einem Gast sein Zimmer jederzeit vor der Anreise neu zuteilen – auch nach dem Check-in wird es noch möglich, solange der Gast noch nicht eingecheckt ist.