PDF

Die Zeitbuchungen eines Mitarbeiters verwalten

Hier siehst du alle Zeitbuchungen eines Mitarbeiters – Komm- und Gehzeiten, Urlaub, Krankmeldungen und andere Abwesenheiten. Du kannst Buchungen bearbeiten, neue eintragen, Überstunden auszahlen und die Übersicht drucken.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Arbeitszeit-Verwaltung.
Wähle einen Mitarbeiter aus der Liste.
Es öffnet sich die Zeitbuchungsübersicht mit mehreren Aktionsmöglichkeiten.

Voraussetzungen

Der Mitarbeiter muss ein Arbeitszeitmodell und ein Eintrittsdatum haben. Ohne diese Angaben sind die meisten Funktionen gesperrt.

So gehst du vor

Zeitbuchungen ansehen und bearbeiten

Du siehst eine Tabelle mit allen Buchungen des gewählten Monats. Jede Zeile zeigt einen Tag oder eine einzelne Buchung mit Soll- und Ist-Zeiten, Pausen, Saldo und Sonderbuchungen.
Zum Bearbeiten einer Buchung: Klicke auf die Schaltfläche mit dem Stift (oder doppelklick auf den Tag).
- Für einen ganzen Tag: Es öffnet sich ein Fenster, in dem du Komm- und Gehzeiten sowie Pausen einträgst.
- Für eine einzelne Buchung (z. B. eine Sonderbuchung): Es öffnet sich ein kleineres Fenster mit den Details dieser einen Buchung.
Speichere deine Änderungen mit Übernehmen.

Neue Zeitbuchungen eintragen

Klicke auf IST-Zubuchung, um eine Arbeitszeit manuell hinzuzufügen – etwa wenn der Mitarbeiter vergessen hat, sich auszustempeln.
- Trage Datum und Uhrzeit ein und speichere mit Übernehmen.
Klicke auf Urlaub eintragen, Krankmeldung eintragen, Unterbrechung eintragen, Bezahlte Abwesenheit eintragen oder Unbezahlte Abwesenheit eintragen, um diese Zeiten zu buchen.
- Wähle die Art der Buchung aus dem Auswahlfeld.
- Gib den Zeitraum an (für Ganztages-Abwesenheiten) oder Datum und Uhrzeiten (für Teilzeiten).
- Bei unbezahlten Abwesenheiten kannst du schnell Buttons für 1/4, 1/2 oder ganzen Tag nutzen – das System berechnet die Uhrzeit automatisch.
- Speichere mit Übernehmen.

Überstunden auszahlen

Klicke auf Überstunden ausbezahlen.
Bestimme den Betrag und den Zeitraum.
Speichere mit Übernehmen.

Siehe dazu auch Überstunden ausbezahlen.

Buchungsübersicht ansehen

Klicke auf Buchungsübersicht.
Es öffnet sich eine detaillierte Ansicht aller Buchungen mit statistischen Auswertungen.

Urlaubsanspruch bearbeiten

Klicke auf Urlaubsanspruch bearbeiten.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem du die Resturlaubstage pro Jahr anpasst.

Siehe dazu auch Urlaubsanspruch bearbeiten.

Zeitnachweis drucken

Klicke auf Drucken.
Wähle aus, welche Monate oder Jahre gedruckt werden sollen.
Bestätige mit Drucken.

Siehe dazu auch Zeitnachweis drucken.

Nach einem anderen Monat oder Jahr suchen

Nutze die Schaltflächen oben in der Tabelle:

Linker Pfeil: einen Monat zurück
Doppelpfeil links: ein Jahr zurück
Aktueller Monat: springt zum heutigen Monat
Doppelpfeil rechts: ein Jahr voraus
Rechter Pfeil: einen Monat voraus

Soll-Arbeitszeit für einen Tag ändern

In der Tabelle siehst du für jeden Tag die Soll-Arbeitszeit. Klicke auf diese Zahl, um sie zu bearbeiten (nur mit entsprechender Berechtigung).
Es öffnet sich ein Fenster, in dem du die Soll-Zeit für diesen Tag überschreiben kannst.
Speichere mit Übernehmen.

Aufbau der Zeitbuchungsübersicht

Kopfbereich mit Navigationsschaltflächen: Hier navigierst du zwischen Monaten und Jahren. Die Drucken-Schaltfläche öffnet die Druckvorschau.

Statistik-Zeile: Zeigt dir Summen wie Gesamt-Soll, Gesamt-Ist, Pausen und aktuellen Saldo auf einen Blick.

Tabelle mit Buchungen: Jede Zeile ist entweder ein ganzer Tag oder eine einzelne Buchung. Die Spalten zeigen dir die wichtigsten Werte wie Soll-Zeit, Ist-Zeit, Pause und Saldo.

Aktionsspalte: Für jeden Eintrag gibt es eine Bearbeiten-Schaltfläche (Stift-Symbol). Manche Einträge sind ausgegraut, wenn der Mitarbeiter an diesem Tag keinen aktiven Arbeitsvertrag hat.

Was danach passiert

Alle Änderungen werden sofort gespeichert. Die Tabelle aktualisiert sich und zeigt die neuen Werte an. Der Saldo des Mitarbeiters wird automatisch neu berechnet.

Tipps und Hinweise

Funktionen gesperrt? Prüfe, ob der Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell und Eintrittsdatum hat. Ohne diese kannst du keine neuen Buchungen eintragen.
Sonderbuchungen bearbeiten: Doppelklick auf eine Zeile öffnet direkt das Bearbeitungsfenster – schneller als die Schaltfläche.
Zeitraum ungültig: Wenn du einen Zeitraum eingibst, der außerhalb des Arbeitsvertrags liegt, zeigt das System eine Fehlermeldung.
Unbezahlte Abwesenheiten haben Grenzen: Das System prüft automatisch, ob die Dauer die zulässige maximale unbezahlte Abwesenheit überschreitet, und kürzt sie falls nötig.