Reservierung stornieren
Du stornierst eine Reservierung, wenn ein Gast absagt oder nicht anreist. weboffice berechnet automatisch eine Stornogebühr nach der Stornoregel des Aufenthalts – du kannst sie aber anpassen oder ganz erlassen, wenn es der Einzelfall erfordert.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Hotel und dann Belegung.
- Du siehst den Belegungsplan mit den Zimmerzeilen und Nächten als Spalten.
- Klicke auf den farbigen Balken der Reservierung, die du stornieren möchtest.
- Ein Menü erscheint – wähle Stornieren.
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht Hotelrezeption zum Stornieren von Reservierungen.
So gehst du vor
Im Fenster siehst du sofort, welche Reservierung du stornierst – Nummer und Name des Gastes werden angezeigt.
Stornoregel prüfen: Der Bereich Stornoregel zeigt dir:
- Den Namen der Regel, die dem Aufenthalt gilt (oder "Ohne Stornoregel", wenn keine hinterlegt ist)
- Den Zeitabstand zur Anreise (die Stufe der Regel)
- Den Gesamtpreis des Aufenthalts
- Die Stornogebühr, die fällig wird
Wenn die Anreise bereits in der Vergangenheit liegt, warnt dich weboffice mit einem roten Feld: "Die Anreise liegt bereits zurück. Die Stornierung wird als Nichtanreise bewertet." Das ist wichtig für deine Statistiken.
Gebühr anpassen (optional):
- Hake Gebühr erlassen an, um die Stornogebühr komplett zu streichen – das Feld für eine abweichende Gebühr wird dann deaktiviert.
- Oder trage unter Abweichende Gebühr brutto einen anderen Betrag ein, wenn die Regel nicht passt. Dieses Feld ist nur aktiv, wenn du "Gebühr erlassen" nicht angehakt hast.
Grund eintragen (optional): Schreib unter Grund der Stornierung auf, warum der Gast storniert – das hilft dir später beim Nachschlagen.
Klicke Stornieren.
weboffice fragt zur Bestätigung nach. Bestätige mit Ja oder brich ab.
Aufbau des Fensters
Das Fenster ist in zwei Bereiche unterteilt:
- Aufenthalt: Zeigt Reservierungsnummer und Gastnamen an – damit erkennst du sofort, wen du stornierst.
- Stornoregel: Enthält alle Gebühreninformationen und die Felder zur Anpassung. Hier entscheidest du, welche Gebühr am Ende fällig wird.
Was danach passiert
Die Reservierung wird gelöscht. Der Aufenthalt verschwindet aus dem Belegungsplan, und das Zimmer ist für diese Nächte wieder frei. Die Stornogebühr wird je nach deinen Einstellungen entweder verrechnet oder erlassen – das siehst du später in der Gasthistorie und in den Konten des Gastes.
Wenn eine Zahlungssicherheit (Kartengarantie oder Vorauszahlung) hinterlegt war, musst du diese separat freigeben oder einziehen. Das machst du in den Einstellungen der Reservierung selbst – öffne dafür die Reservierung erneut (bevor du sie stornierst) und nutze die Schaltflächen Jetzt einziehen oder Karte freigeben im Bereich Zahlungssicherheit.
Tipps und Hinweise
- Nichtanreise stornieren: Wenn der Gast nicht angereist ist, warnt dich weboffice. Die Stornierung wird als Nichtanreise im System vermerkt – das ist wichtig für deine Statistiken.
- Gebühr nachträglich ändern: Du kannst die Gebühr später nicht mehr ändern. Überprüfe vor dem Klick auf Stornieren, ob die Summe stimmt.
- Zimmer danach neu vermieten: Nach der Stornierung ist das Zimmer frei. Du kannst sofort eine neue Reservierung für die gleichen Nächte anlegen – entweder für denselben Gast oder einen anderen.
- Zeitraum verschieben statt stornieren: Wenn der Gast nur verschieben möchte, kannst du auch den Aufenthalt verkürzen oder verlängern, ohne zu stornieren. Öffne die Reservierung und ändere An- und Abreisedatum.