Eingangsrechnung erfassen oder bearbeiten
Mit dieser Seite gibst du Rechnungen von deinen Lieferanten ein – oder bearbeitest bereits gespeicherte Rechnungen. Das Programm erkennt dabei automatisch wichtige Daten aus dem gescannten Beleg und schlägt dir Konten vor.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Buchhaltung > Eingangsrechnungen.
- Um eine neue Rechnung zu erfassen, klicke auf die Schaltfläche Neue Eingangsrechnung oben in der Liste. Oder wähle eine bereits vorhandene Rechnung aus der Liste aus, um sie zu bearbeiten.
Voraussetzungen
Du brauchst Lieferanten, Kostenstellen und Konten, die bereits in deinem System angelegt sind. Ist noch keine Eingangsrechnung vorhanden, wird dir ein leeres Formular angeboten.
So gehst du vor
Rechnungsdaten erfassen
Datum: Trage das Rechnungsdatum ein. Dieses Feld ist Pflicht.
Standort: Wähle den Standort aus, für den die Rechnung gilt. Das Feld zeigt dir automatisch deinen Standard-Standort.
Kreditor: Wähle deinen Lieferanten aus der Liste aus. Das Feld ist optional – du kannst eine Rechnung auch ohne Lieferantenzuweisung speichern.
- Wenn der Lieferant noch nicht existiert, klicke auf das +-Symbol neben dem Feld, um ihn schnell zu erstellen.
- Wenn du einen bestehenden Lieferanten bearbeiten möchtest, klicke auf das Stift-Symbol.
Brutto, Netto, Zu bezahlen: Trage die Rechnungsbeträge ein. Wenn du einen Betrag eintippst, füllt das Programm die anderen Felder automatisch, solange sie noch leer sind. Diese Felder sind gesperrt, sobald du Buchungspositionen hinzugefügt hast – ändere dann die Beträge in den einzelnen Positionen.
Referenz / Rechnungsnummer / Belegnummer: Trage eine Nummer ein, unter der du die Rechnung wiederfindest. Das ist oft die Rechnungsnummer des Lieferanten.
Kostenstelle: Wähle eine Kostenstelle. Wenn du später Buchungspositionen hinzufügst, wird diese Kostenstelle automatisch allen Positionen zugewiesen – du kannst sie aber für jede Position einzeln anpassen.
Geschäftsperiode: Wähle den Monat, zu dem die Rechnung gehört. Das Feld ist optional.
Bemerkung: Trage hier interne Notizen ein, wenn nötig.
Buchungspositionen verwalten
Buchungspositionen bestimmen, auf welche Konten und Kostenstellen die einzelnen Anteile der Rechnung verbucht werden.
Wenn noch keine Positionen vorhanden sind:
Klicke auf Automatische Erkennung, damit das Programm mit Hilfe von KI die Konten anhand des gescannten Belegs und des Lieferanten automatisch erkennt. (Das Programm fragt dich beim ersten Mal nach deiner Zustimmung zur KI-Nutzung.)
Funktioniert die automatische Erkennung nicht oder passt nicht zu deiner Rechnung, klicke auf Neue Position hinzufügen, um Positionen manuell zu erfassen.
Wenn bereits Positionen vorhanden sind:
Für jede Position gibst du folgende Angaben ein:
- Kostenstelle: Die Kostenstelle für diese Position. Du kannst sie hier einzeln überschreiben, falls die allgemeine Kostenstelle nicht passt.
- Konto: Wähle das Finanzkonto, auf das diese Position verbucht werden soll.
- Steuersatz: Der Steuersatz für diese Position. Das Programm schlägt dir automatisch den Standardsteuersatz des gewählten Kontos vor.
- Betrag (Brutto): Der Betrag dieser Position in Bruttosumme.
Unter der Liste siehst du eine Zusammenfassung: die Summe aller Beträge und eine Aufteilung nach Kostenstellen in Prozent.
Um eine Position zu löschen, klicke auf das Mülleimer-Symbol am Ende der Zeile.
Klicke auf Neue Position hinzufügen, um weitere Positionen hinzuzufügen. Das Programm berechnet den restlichen Betrag automatisch vor.
Zahlungsdaten hinterlegen
Empfänger: Trage den Namen des Zahlungsempfängers ein – normalerweise der Lieferantenname.
IBAN und BIC: Gib die Bankverbindung ein.
Verwendungszweck und Zahlungsreferenz: Trage Informationen ein, die bei der Überweisung mitgeteilt werden sollen.
Zahlungsziel: Dieses Feld ist schreibgeschützt und wird von deinem System automatisch berechnet.
QR-Code zum Bezahlen: Wenn du eine IBAN eingegeben hast, erzeugt das Programm automatisch einen QR-Code, den du mit einem Smartphone scannen kannst. Der QR-Code enthält alle Zahlungsinformationen. Überprüfe vor der Nutzung, dass alle Daten korrekt sind.
Dokumente hochladen
Auf der rechten Seite ist Platz für den eingescannten Beleg:
- Der Registerkarte Dokumente zeigt dir den bereits hochgeladenen Beleg als Vorschau (falls vorhanden).
- Klicke auf die Registerkarte Hochladen, um eine neue Datei hinzuzufügen oder den Speicherort im Dokumentenverwaltungssystem zu wählen.
Speichern
Klicke auf die Speichern-Schaltfläche unten im Fenster, um die Eingangsrechnung zu speichern.
Aufbau des Fensters
Das Fenster ist in drei Bereiche aufgeteilt:
- Linke Seite (Rechnungsdaten): Hier gibst du alle Informationen zur Rechnung ein – Lieferant, Beträge, Kostenstelle und Buchungspositionen.
- Rechte Seite (Dokumente): Hier wird der gescannte Beleg angezeigt und hochgeladen.
Die Rechnungsdaten sind in vier Gruppen organisiert:
- Rechnung: Datum, Standort, Lieferant, Beträge, Referenznummer, Kostenstelle, Geschäftsperiode und Bemerkung.
- Buchhaltung: Die Buchungspositionen mit Kostenstellen, Konten, Steuersätzen und Beträgen.
- Zahlungsdaten: Empfänger, Bankverbindung, Verwendungszweck und QR-Code.
Was danach passiert
Nachdem du gespeichert hast, schließt sich das Fenster. Die Eingangsrechnung ist jetzt in deinem System erfasst und wird in der Rechnungsliste angezeigt.
Du kannst die Rechnung später jederzeit wieder öffnen und bearbeiten – solange sie nicht als erledigt gekennzeichnet ist. Eine gespeicherte Rechnung kannst du über dein Zahlungssystem bezahlen oder in deine Buchhaltung übernehmen.
Weitere Informationen zur Verwaltung von Eingangsrechnungen findest du unter Belegeigenschaften und Aktionen und Eingangsrechnungen bezahlen.
Tipps und Hinweise
Beträge synchronisieren: Wenn du mehrere Betragsfelder siehst (Brutto, Netto, Zahlbetrag), reicht es oft, nur einen auszufüllen – die anderen berechnet das Programm dann selbst. Das funktioniert aber nur, solange keine Buchungspositionen vorhanden sind.
Automatische Erkennung nutzen: Die KI funktioniert besser, je vollständiger du die Lieferantendaten hinterlegt hast. Häufig erkannte Lieferanten werden mit jeder Rechnung besser erkannt.
Kostenstelle auf alle Positionen anwenden: Wenn du die allgemeine Kostenstelle änderst und bereits Positionen vorhanden sind, werden diese automatisch mit angepasst – es sei denn, du hast dort schon eine abweichende Kostenstelle gewählt.
Rechnung sperren: Sobald du die Rechnung als erledigt markierst (außerhalb dieser Seite), werden alle Eingabefelder gesperrt. Du kannst sie dann nicht mehr bearbeiten, sondern nur noch ansehen.