Eingangsrechnung erfassen oder bearbeiten

Mit dieser Aufgabe erfasst du Eingangsrechnungen (Rechnungen von deinen Lieferanten) in weboffice. Du trägst die Rechnungsdaten ein – wer der Lieferant ist, welche Beträge gelten, wie die Zahlung läuft – und teilst der Buchhaltung mit, auf welche Konten diese Rechnung verbucht werden soll. Wenn du einen Beleg eingescannt hast, siehst du ihn nebenher und weboffice erkennt automatisch die wichtigsten Daten daraus.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü und wähle Buchhaltung > Eingangsrechnungen.
2. Klicke auf Neue Eingangsrechnung, um eine neue Rechnung zu erfassen, oder suche eine bestehende Rechnung in der Liste und öffne sie zum Bearbeiten.

Beim Speichern öffnet sich ein Fenster mit deinen Eingaben.

Voraussetzungen

Du benötigst das Modul Ausgaben/Eingangsrechnungen. Weiterhin brauchst du mindestens einen Lieferanten und ein Buchhaltungskonto in deinem System.

So gehst du vor

Rechnungsdaten eintragen

1. Trage das Datum der Rechnung ein.

2. Wähle einen Standort – das ist der Ort, an dem die Rechnung anfällt (z. B. deine Filiale oder Zentrale).

3. Kreditor (Lieferant): Wähle aus der Liste oder trage einen neuen Lieferanten ein. Wenn du hier nichts auswählst, kannst du die Rechnung später trotzdem speichern – dann ist sie keinem Lieferanten zugeordnet.

4. Trage die Beträge ein:

   • Brutto: der Gesamtbetrag mit Umsatzsteuer
   • Netto: der Betrag ohne Umsatzsteuer
   • Zu bezahlen: der Betrag, den du tatsächlich überweisen musst

   Wenn du einen Betrag änderst, passen sich die anderen automatisch an.

5. Trage die Referenz / Rechnungsnummer / Belegnummer ein – das ist die Nummer der Lieferantenrechnung. Du findest sie wieder, wenn du danach suchst.

6. Wähle eine Kostenstelle – das ist eine interne Abteilung oder ein Projekt. Dies wird später auf alle Buchungspositionen übernommen, sofern du dort nichts anderes einträgst.

7. Wähle eine Geschäftsperiode (Monat und Jahr), in der diese Rechnung abgerechnet werden soll.

8. Trage eine Bemerkung ein, wenn du Notizen brauchst – z. B. Informationen zum Lieferanten oder zur Rechnung.

Buchungspositionen erfassen

Jetzt teilst du der Buchhaltung mit, auf welche Konten die Rechnung verbucht werden soll. Jede Position steht für einen Rechnungsposten oder eine Kostengruppe.

Falls keine Positionen eingetragen sind:

• Klicke auf Automatische Erkennung, wenn du einen Beleg eingescannt hast. weboffice versucht dann, Konten und Steuersätze selbst zu erkennen. (weboffice fragt, ob du der KI-Verarbeitung zustimmst.)
• Oder klicke auf Neue Position hinzufügen und trage die Daten selbst ein.

Falls du Positionen manuell einträgst oder hinzufügst:

Für jede Position:

• Kostenstelle: Welche Abteilung trägt diese Position? Wenn du hier nichts auswählst, wird die Kostenstelle oben verwendet.
• Konto: Auf welches Buchhaltungskonto wird dieser Posten verbucht? Wähle aus der Liste.
• Steuersatz: Welcher Mehrwertsteuersatz gilt für diesen Posten?
• Betrag (Brutto): Der Gesamtbetrag dieses Postens mit Steuern.

Ganz unten siehst du automatisch die Summe aller Positionen und die prozentuale Verteilung auf die Kostenstellen.

Wenn du eine Position nicht mehr brauchst, klicke auf das Mülleimer-Symbol.

Klicke auf Neue Position hinzufügen, um weitere Positionen zu erfassen.

Zahlungsdaten eintragen (optional)

Wenn du später automatisch zahlen möchtest oder einen Überweisungsbeleg brauchst:

• Empfänger: Der Name des Kontohalters.
• IBAN und BIC: Die Bankverbindung.
• Verwendungszweck: Was soll in der Überweisung als Grund stehen?
• Zahlungsreferenz: Eine zusätzliche Referenznummer.
• Zahlungsziel: Wird automatisch berechnet und zeigt, bis wann du zahlen solltest.

Wenn du eine IBAN einträgst, sieht du rechts einen QR-Code zum Scannen mit dem Smartphone – dieser ist aber nur eine Empfehlung und hilft dem Zahler. Prüfe die Daten trotzdem nach.

Beleg hochladen und ansehen

Rechts neben den Daten (oder unten, wenn der Bildschirm schmal ist) siehst du zwei Registerkarten:

• Dokumente: Wenn du einen Beleg (z. B. PDF oder eingescanntes Bild) hochgeladen hast, wird er hier angezeigt. So kannst du während der Erfassung nachschauen, ob deine Einträge stimmen.
• Hochladen: Hier lädst du Dokumente hoch. weboffice ordnet sie automatisch in einen Ordner ein (nach Datum und Rechnungsnummer).

Speichern

Klicke auf Speichern. Die Eingangsrechnung wird jetzt gespeichert. Sobald das fertig ist, siehst du eine Erfolgsmeldung und das Fenster schließt sich.

Aufbau der Seite

Die Eingangsrechnung ist in vier Bereiche unterteilt:

Rechnung
Hier erfasst du alle wichtigen Daten der Lieferantenrechnung: Datum, Standort, Lieferant, Beträge (Brutto, Netto, zu bezahlen), Referenznummer, Kostenstelle, Geschäftsperiode und Bemerkungen. Wenn die Rechnung einmal verbucht ist, kannst du die Beträge nicht mehr ändern.

Buchhaltung
Hier vergibst du die Buchungspositionen. Jede Position wird auf ein Konto verbucht und kann einen eigenen Steuersatz und eine eigene Kostenstelle haben. weboffice addiert die Beträge automatisch.

Zahlungsdaten
Hier trägst du die Bankverbindung des Lieferanten und die Zahlungsdetails ein. Das ist optional – du brauchst diese Daten nicht, um die Rechnung zu erfassen.

Dokumente und Hochladen (rechte Seite)
In der Registerkarte Dokumente siehst du den eingescannten oder hochgeladenen Beleg als Vorschau. In der Registerkarte Hochladen kannst du Dateien hinzufügen.

Was danach passiert

Die Eingangsrechnung wird sofort gespeichert und erhält eine eindeutige Nummer. Sie ist jetzt in der Eingangsrechnungsliste sichtbar und kann weiterbearbeitet werden. Die Buchungspositionen erscheinen in der Buchhaltung.

Wenn du die Rechnung später bezahlen möchtest, öffne sie erneut und verwende die Schaltfläche Bezahlen (falls verfügbar).

Weitere Schritte nach dem Speichern: Eingangsrechnung bezahlen

Tipps und Hinweise

• Brutto, Netto und Zahlbetrag: Wenn du nur einen Betrag ausfüllst, versucht weboffice, die anderen zu berechnen. Das funktioniert besser, wenn du mit Brutto anfängst.

• Kostenstelle für alle Positionen: Wenn du oben eine Kostenstelle auswählst und danach eine erste Position hinzufügst, wird diese Kostenstelle automatisch in alle neuen Positionen übernommen. Das spart Zeit, wenn die meisten Posten zur gleichen Abteilung gehören.

• Automatische Erkennung nutzen: Die KI funktioniert besser, wenn der Beleg deutlich lesbar ist und der Lieferant im System bekannt ist. Bei schwachen oder handgeschriebenen Belegen sind Eingabefehler möglich – prüfe die Ergebnisse nach.

• Sperrung nach Verbuchung: Sobald Buchungspositionen eingegeben sind, lassen sich die Beträge (Brutto, Netto, Zahlbetrag) nicht mehr ändern. Lösche die Positionen und füge sie neu ein, wenn du die Beträge korrigieren musst.

• Lieferant nicht vorhanden? Du kannst einen neuen Lieferanten direkt aus diesem Fenster heraus anlegen. Wähle Kreditor, lasse das Feld leer und klicke auf das Plus-Symbol. Später kannst du den Lieferanten auch bearbeiten (Stift-Symbol), wenn Daten falsch sind.