Artikel aus Excel importieren

Du kannst Artikeldaten direkt aus einer Excel-Datei in dein System übernehmen. Der Import prüft dabei automatisch, welche Artikel neu sind und welche bereits bestehen – so vermeidest du Duplikate. Danach hast du die Möglichkeit, einzelne Felder wie Namen, Preise oder Kategorien noch anzupassen, bevor die Artikel endgültig gespeichert werden.

Voraussetzungen

Du brauchst eine Excel-Datei (.xlsx) mit deinen Artikeldaten. Die erforderlichen Rechte für den Artikel-Import sind Voraussetzung.

So gehst du vor

Öffne die Excel-Datei, die deine Artikeldaten enthält. Die Datei muss im Format .xlsx vorliegen.
Ordne die Spalten aus deiner Excel-Datei den passenden Feldern zu.
- Unter Auswahl wählst du für jede Zeile die entsprechende Spalte aus deiner Excel-Datei aus.
- Die Spalte Beispiel-Daten zeigt dir eine Vorschau, wie die Werte aussehen.
- Markiere eine Spalte unter Vergleichsspalte, wenn weboffice damit bestehende Artikel erkennen soll (zum Beispiel anhand der Herstellerartikelnummer). Diese Spalte wird zum Abgleich mit vorhandenen Datensätzen verwendet.
Wenn dein Import einen bestimmten Standort oder ein Projekt erfordert, wählst du diesen jetzt aus.
Sobald du die Spalten zugeordnet hast, analysiert weboffice deine Daten automatisch. Du siehst dann drei Kategorien:
- Neue Artikel: Artikel, die weboffice noch nicht kennt und neu anlegt.
- Vorhandene Artikel: Artikel, die anhand der Vergleichsspalte erkannt wurden und aktualisiert werden.
- Fehlerhafte Einträge: Artikel mit Problemen, die nicht importiert werden können.
Prüfe die fehlerhaften Einträge. Liegt ein Fehler vor, kannst du die Datei korrigieren und neu hochladen – oder du überprüfst deine Spalten-Zuordnung.
Für alle fehlerfreien Artikel kannst du jetzt noch Anpassungen vornehmen:
- Artikelname, Beschreibung: Trage Änderungen direkt in die Zellen ein.
- Kategorie: Wähle eine Kategorie aus der Liste. Wenn die Kategorie aus deiner Excel-Datei nicht bekannt ist, wird sie automatisch neu angelegt.
- Steuersatz: Wähle den passenden Steuersatz aus. weboffice berechnet dann automatisch die fehlenden Preise (netto oder brutto) aus den vorhandenen Werten.
- Einkaufspreis (netto/brutto), Verkaufspreis (netto/brutto): Gib die Preise ein oder ändere sie. Gibst du einen Netto-Preis ein, wird der Brutto-Preis automatisch berechnet – und umgekehrt.
Wenn du mehrere Artikel auf einmal ändern möchtest (zum Beispiel alle einer bestimmten Kategorie zuweisen), wählst du sie mit den Kontrollkästchen aus und klickst auf Aktionen für gewählte Artikel. So kannst du zum Beispiel den Steuersatz für alle ausgewählten Artikel gleichzeitig anpassen oder prozentuale Preisanpassungen durchführen.
Wenn du Änderungen an einem Artikel rückgängig machen möchtest, klickst du auf die Schaltfläche mit dem Pfeil-Symbol in der jeweiligen Zeile.
Überprüfe abschließend die Zusammenfassung aller Artikel. Dort siehst du Artikelname, Kategorie, Steuersatz und alle Preise noch einmal übersichtlich – so kannst du sichergehen, dass alles stimmt.
Klicke auf Importieren, um die Artikel in dein System zu speichern. Danach stehen sie dir in der Artikelverwaltung zur Verfügung.

Aufbau des Fensters

Der Artikel-Import führt dich in fünf Schritten durch den Prozess:

Spaltenzuordnung: Du ordnest die Excel-Spalten den Feldern zu und legst fest, welche Spalte zum Abgleich mit bestehenden Artikeln dient.
Import-Analyse: weboffice zeigt dir, welche Artikel neu sind, welche aktualisiert werden und wo Fehler vorliegen.
Excel-Import Bearbeitung: Hier bearbeitest du die Artikeldaten – Namen, Preise, Kategorien und Steuersätze.
Import-Modus: Du wählst, wie du importieren möchtest (manuell aus Excel, mit KI aus Dokumenten oder aus einem Lieferantenkatalog).
Excel-Import Überprüfung: Letzte Kontrolle vor dem Import.

Oben im Fenster siehst du die Registerkarten Neue Artikel, Vorhandene Artikel und Fehlerhafte Einträge. Wechsle zwischen ihnen, um die jeweiligen Artikel einzusehen.

Was danach passiert

Nach dem Klick auf Importieren werden alle Artikel in dein System aufgenommen. Neue Artikel werden angelegt, vorhandene Artikel werden mit den importierten Daten aktualisiert. Du findest die Artikel anschließend in der Artikelverwaltung.

Fehlerhafte Einträge wurden nicht importiert – prüfe diese in deiner Excel-Datei oder passe deine Spalten-Zuordnung an und versuche den Import erneut.

Tipps und Hinweise

Vergleichsspalte richtig wählen: Wähle eine Spalte aus, die eindeutig ist (zum Beispiel eine Herstellerartikelnummer). So erkennt weboffice zuverlässig, welche Artikel bereits vorhanden sind.
Preis-Berechnung: Du musst nicht beide Preise (netto und brutto) eintragen – gibst du einen ein, berechnet weboffice den anderen automatisch auf Basis des Steuersatzes.
Kategorien schnell zuweisen: Nutze die Massenbearbeitung, um mehreren Artikeln gleichzeitig eine Kategorie zuzuweisen oder Preise prozentual anzupassen.
Änderungen rückgängig machen: Vor dem Import kannst du jede Änderung an einem einzelnen Artikel mit der Zurück-Schaltfläche verwerfen – deine ursprünglichen Werte bleiben dann bestehen.