Schichtplanung: Bedarf planen und Schichten zuweisen

Hier planst du die Schichtabdeckung für einen Zeitraum. Du siehst, welche Schichten zu besetzen sind, wie viele Mitarbeiter pro Schicht eingeplant sein sollen, und weist Mitarbeiter zu – entweder manuell oder mit Hilfe von KI-Vorschlägen.

So kommst du hierher

1. Klicke in der Seitenleiste auf Schichtplanung, dann auf Schichtplanung/Bedarf.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht „Schichtplanung anzeigen". Schichtvorlagen und Mitarbeiter müssen bereits angelegt sein.

So gehst du vor

Den Zeitraum und die Ansicht wählen

1. Die Seite zeigt standardmäßig die aktuelle Woche. Um zu einem anderen Zeitraum zu springen, nutze die Pfeile oben links (Vorherige Woche / Nächste Woche) oder klicke auf Heute, um zur heutigen Woche zurückzukehren.

2. Oben rechts kannst du zwischen Ansichten wechseln, wenn mehrere Bereiche angelegt sind. Wähle den Bereich, für den du planen möchtest.

Schichten überblicken

Die Bedarfsansicht zeigt eine Tabelle mit:

• Spalten: Tage der Woche
• Zeilen: Schichtvorlagen, gruppiert nach Abteilung
• Badge je Zelle: die Anzahl der eingeplanten Mitarbeiter, geteilt durch die erforderliche Anzahl

Die Zellen sind farblich gekennzeichnet:

• Grün: Soll erfüllt (genug Mitarbeiter eingeplant)
• Orange: Teilweise besetzt (mehr Mitarbeiter nötig)
• Rot: Nicht besetzt (keine Mitarbeiter eingeplant)

Einen Mitarbeiter manuell zuweisen

Mit Drag & Drop:

1. Scrolle rechts in der Seitenleiste „Mitarbeiter" zu dem Namen, den du zuweisen möchtest.
2. Halte den Namen und ziehe ihn auf die Zelle (Tag + Schicht), in die er gehört.

Über das Eingabefenster „Schicht zuweisen":

1. Klicke auf das +-Symbol in einer Zelle, um einen leeren Slot zu füllen. Oder klicke auf einen bereits belegten Slot, um ihn zu bearbeiten.

2. Im Fenster wählst du unter Vorlage die Schichtvorlage aus, falls noch nicht vorgegeben.

3. Optional: Trage unter Start abweichend (HH:mm), Dauer abweichend (Min) oder Pause abweichend (Min) andere Werte ein, um die Vorlage zu überschreiben.

4. Notizen kannst du unter Notiz hinzufügen.

5. Unter Regelverstoß — Speichern nicht möglich siehst du, falls die Zuweisung gegen geltende Regeln verstößt (z. B. Arbeitszeit-Grenzen). In diesem Fall ist Speichern deaktiviert.

6. Klicke Speichern, um die Zuweisung zu speichern.

Zuweisung bearbeiten oder löschen:

• Klicke auf den Namen eines bereits zugewiesenen Mitarbeiters im Slot.
• Im Fenster kannst du die Daten ändern.
• Um die Schicht abzusagen (für diesen Mitarbeiter), klicke auf Absagen und gib einen Grund an – die Schicht wird archiviert und in Auswertungen ausgeblendet.
• Um die Zuweisung ganz zu löschen, klicke Löschen.

KI-Vorschläge nutzen

1. Klicke auf Vorschlag (oben, nur in der Wochenansicht verfügbar). weboffice analysiert die offenen Slots und schlägt passende Mitarbeiter vor.

2. Oben erscheint eine Leiste mit den Vorschlägen. Dort siehst du:

   • Die Anzahl der Vorschläge
   • Warnungen (z. B. „Mitarbeiter ist an diesem Tag abwesend")
   • Nicht besetzbare Slots (rote Zahl) – klicke darauf, um die Gründe zu erfahren

3. Profil wählen: Über das Auswahlfeld Profil kannst du bestimmen, nach welcher Strategie weboffice Vorschläge macht:

   • Standard: Balancierte Auswahl
   • Wunsch-First: Bevorzugt Mitarbeiter-Wünsche
   • Stabil: Bevorzugt häufig wiederkehrende Mitarbeiter

4. Vorschläge verwalten:

   • Klicke auf einen hellblau eingefärbten Slot mit dem Zauberstab-Icon, um einen einzelnen Vorschlag zu übernehmen. Im Fenster Schichtvorschlag siehst du Gründe und Warnungen.
   • Klicke Übernehmen, um den Vorschlag zu akzeptieren, oder Verwerfen, um ihn abzulehnen.
   • Über Alle übernehmen akzeptierst du alle Vorschläge auf einmal.
   • Über Nur ohne Warnung übernimmst du nur die Vorschläge ohne Probleme.
   • Verwerfen (rechts oben) löscht alle aktiven Vorschläge.

Mitarbeitersicht nutzen

Wenn du die Schichten lieber nach Mitarbeiter statt nach Schicht organisierst:

1. Klicke auf Aktionen oben links und öffne das Menü für weitere Optionen, oder wechsle die Ansicht auf Mitarbeiter (falls verfügbar).
2. Hier siehst du für jeden Mitarbeiter seinen Schichtplan in einer Zeitleiste. Die gleichen Aktionen (Zuweisen, Bearbeiten, Löschen) funktionieren hier analog.

Drucken

1. Klicke auf Drucken (oben rechts).
2. Wähle, was du drucken möchtest:
   • Gesamtübersicht: Der komplette Schichtplan für den Zeitraum
   • Für einen Mitarbeiter: Der Schichtplan eines einzelnen Mitarbeiters
3. Stelle den Zeitraum ein (Datum von/bis).
4. Wenn du einen einzelnen Mitarbeiter druckst, wähle ihn unter Mitarbeiter aus.
5. Klicke Drucken.

Aufbau der Bedarfsansicht

Tabelle (Schichtübersicht)

• Kopfzeile (Tage): Wochentag und Datum; heute ist hervorgehoben
• Kopfspalte (Schichten): Schichtvorlagen mit Farbe, Kurzcode, Name, Startzeit und Sollbesetzung
• Datenzellen: Zeigen die Mitarbeiter als bunte Chips mit Namen, optional mit Ist/Soll-Stunden und Abwesenheitsicon. Leere oder zusätzliche Slots sind Schaltflächen zum Hinzufügen.
• Zusammenfassung unten: Tägliche Gesamtzahl der Zuweisungen und Abwesenheiten

Seitenleiste „Mitarbeiter"

• Suchfeld: Zum Filtern nach Name oder Abteilung
• Mitarbeiterliste: Zeigt jeden Mitarbeiter mit Abteilung, geplanter Stundenanzahl und Abwesenheitstagen. Die Farbe des Eintrags signalisiert die Auslastung (grün = normal, gelb = viel, rot = überlastet).

Was danach passiert

Sobald du eine Zuweisung speicherst, wird sie im Plan angezeigt. Der Slot zeigt jetzt den Namen des Mitarbeiters statt eines Plus-Symbols. Die Besetzungszahl ändert sich entsprechend.

Alle Änderungen werden sofort gespeichert. Du kannst sie später noch bearbeiten oder löschen.

Tipps und Hinweise

• Drag & Drop funktioniert nicht? Stelle sicher, dass du den Namen in der Mitarbeiterliste greifst und nicht auf einer anderen Stelle der Seite beginnst.
• Regelverstöße verhindern Speichern: Wenn eine Zuweisung rot unterstrichen ist, lese die Fehlermeldung und passe Start, Dauer oder Pausen an.
• Abwesende Mitarbeiter: Wenn ein Name auf einem Chip ein Icon mit durchgestrichener Person hat, ist der Mitarbeiter an diesem Tag abwesend (Urlaub, Krankheit o. Ä.). Die Zuweisung ist trotzdem möglich, wird aber gewarnt.
• KI-Vorschläge ersetzen deine Entscheidung nicht: Nutze sie als Starthilfe, überprüfe aber immer die Ergebnisse und Warnungen.
• Wochenansicht vs. Mitarbeiterview: Die Wochenansicht eignet sich zum schnellen Überblick und Drag & Drop; die Mitarbeiterview ist besser, wenn du einen einzelnen Mitarbeiter planen möchtest.