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Online-Terminbuchung für einen Standort einrichten

Hier stellst du ein, wie Kunden online Termine bei dir buchen können. Du legst fest, welche Mitarbeiter welche Leistungen durchführen dürfen, wann Buchungen möglich sind, und wie Kunden benachrichtigt werden.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Web.Office.Administration (Systemeinstellungen).
Dort wählst du Standorte aus.
In der Liste der Standorte öffnest du denjenigen, für den du die Online-Terminbuchung einrichten möchtest.
Im geöffneten Fenster findest du mehrere Bereiche für die Konfiguration – arbeite sie der Reihe nach durch.

Voraussetzungen

Du brauchst die Berechtigung, Standorte zu bearbeiten. Das Modul Online-Terminbuchung muss aktiviert sein.

So gehst du vor

Schritt 1: E-Mail-Benachrichtigungen einrichten

Scrolle zum Bereich E-Mail-Empfänger.
Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen, um eine E-Mail-Adresse einzutragen.
Ein neues Feld erscheint – trage darin eine E-Mail-Adresse ein. Diese Person wird bei jeder neuen Buchung benachrichtigt.
Du kannst mehrere Adressen hinzufügen, indem du den Schritt wiederholst. Um eine Adresse zu entfernen, klicke neben der Adresse auf die Schaltfläche mit dem Papierkorb-Symbol.

Schritt 2: Mitarbeiter-Dienstleistungen zuordnen

Jetzt legst du fest, welche Mitarbeiter welche Dienstleistungen (Artikel) durchführen dürfen.

Scrolle zum Bereich Mitarbeiter-Dienstleistungen.
Es erscheint eine Tabelle: In der linken Spalte stehen die Dienstleistungen (Artikel), oben sind die Mitarbeiter mit ihrem Foto dargestellt.
Setze Häkchen bei den Kombinationen, die erlaubt sind – also: dieser Mitarbeiter darf diese Dienstleistung buchen lassen.
- Ein Häkchen in der ersten Spalte (ganz links) erlaubt alle Mitarbeiter auf einmal für eine Dienstleistung.
- Ein Häkchen im Kopf einer Mitarbeiter-Spalte (oben) erlaubt diesen Mitarbeiter für alle Dienstleistungen auf einmal.
- Ein Häkchen in einer Zelle erlaubt genau diese Kombination.

Schritt 3: Direktlinks zur Buchung erzeugen (optional)

Mit dem Link-Generator kannst du personalisierte Buchungslinks erstellen – etwa für E-Mails an Kunden.

Scrolle zum Bereich Link-Generator für Terminbuchungen.
Wähle optional ein Artikel aus dem Auswahlfeld.
Wähle optional einen Mitarbeiter.
Wähle optional ein Datum.
Klicke auf Link kopieren – der Link wird in deine Zwischenablage kopiert und du kannst ihn weiterverwenden.
Mit der Schaltfläche daneben (Pfeil nach links) leerst du alle Felder wieder.

Schritt 4: Online-Terminbuchung aktivieren und konfigurieren

Scrolle zum Bereich Online-Terminbuchung.
Oben siehst du den Link, unter dem deine Kunden buchen können.
Trage im Feld Standort-Beschreibung eine kurze Beschreibung ein (z. B. Öffnungszeiten, Anfahrt). Das sehen Kunden bei der Buchung.
Im Feld Bedingungen bei Onlinebuchung kannst du Geschäftsbedingungen oder Hinweise hinterlegen – sie werden bei der Buchung angezeigt.
Im Feld Stornobedingungen (erscheinen in Terminbestätigung und -erinnerung) stellst du ein, unter welchen Bedingungen Kunden einen Termin absagen können. Der Text erscheint in der Terminbestätigung und in Erinnerungsmails.
Schalte Registrierung mit SMS-Code bestätigen ein, wenn Kunden ihre Handynummer per SMS bestätigen sollen.
Schalte Online-Terminbuchung aktivieren ein, um die Buchungen freizuschalten.

Wenn du die Online-Terminbuchung aktivierst, werden weitere Optionen sichtbar:

Paralleles Buchen verhindern: Schalte das ein, wenn ein Mitarbeiter nicht gleichzeitig zwei Termine annehmen soll.
Minimale Vorlaufzeit für Buchungen: Stelle ein, wie lange vorher Kunden buchen können (z. B. mindestens 1 Tag im Voraus).
KI-Beratung anbieten (nur bei entsprechender Lizenz): Bietet Kunden eine KI-gestützte Beratung an.
Terminerinnerung (z. B. 24 Stunden vorher): Nach wie vielen Stunden oder Tagen vor dem Termin soll eine Erinnerung versendet werden?
Verkaufsnachricht (z. B. 1 Stunde danach): Nach wie vielen Stunden oder Tagen nach dem Termin soll eine Nachfrage versendet werden?
Anzahlung bei Onlinebuchung erforderlich: Schalte das ein, wenn Kunden zahlen müssen, bevor der Termin bestätigt wird.

Wenn du Anzahlung aktivierst:

Wähle Prozentual oder Fixbetrag.
Trage den Prozentsatz oder den Betrag ein.
Gib den Mindestbestellwert für Anzahlung ein – für kleinere Buchungen wird keine Anzahlung verlangt.

Schritt 5: Buchbarkeit nach Wochentagen steuern

Mit dieser Einstellung kannst du festlegen, an welchen Wochentagen bestimmte Dienstleistungen nicht gebucht werden dürfen.

Scrolle zum Bereich Dienstleistungs-Buchbarkeit nach Wochentagen.
Es erscheint eine Tabelle: In der linken Spalte stehen die Dienstleistungen, oben die Wochentage (abgekürzt: Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa, So).
Häkchen = buchbar, kein Häkchen = nicht buchbar an diesem Tag.
Setze die Häkchen so, dass an jedem Tag nur die Dienstleistungen buchbar sind, die du anbieten möchtest:
- Ein Häkchen in der ersten Spalte erlaubt alle Tage für diese Dienstleistung auf einmal.
- Ein Häkchen im Kopf eines Tages erlaubt diesen Tag für alle Dienstleistungen auf einmal.
- Ein Häkchen in einer Zelle erlaubt genau diese Kombination (Dienstleistung + Wochentag).

Schritt 6: Speichern

Klicke oben auf die Schaltfläche Speichern (oder die entsprechende Taste). Die Einstellungen werden übernommen und die Online-Terminbuchung ist aktiv.

Aufbau der Seite

Die Seite ist in fünf Bereiche unterteilt, die du nacheinander durcharbeitest:

E-Mail-Empfänger: Liste der Adressen, die bei Buchungen benachrichtigt werden.
Mitarbeiter-Dienstleistungen: Tabelle, in der du Mitarbeiter und Dienstleistungen verknüpfst.
Link-Generator für Terminbuchungen: Felder, um personalisierte Buchungslinks zu erstellen.
Online-Terminbuchung: Allgemeine Einstellungen, Texte und Bedingungen für die Buchungsseite.
Dienstleistungs-Buchbarkeit nach Wochentagen: Tabelle zur Steuerung der täglichen Verfügbarkeit.

Was danach passiert

Nach dem Speichern sind deine Einstellungen aktiv. Kunden können unter dem angezeigten Link Termine buchen. Die im Bereich E-Mail-Empfänger hinterlegten Adressen erhalten automatisch eine Benachrichtigung bei jeder neuen Buchung. Termine werden gemäß deinen Einstellungen verfügbar gemacht – nur an den Wochentagen und für die Mitarbeiter, die du freigeschaltet hast.

Die E-Mail-Benachrichtigungen, die beim Buchen versendet werden, kannst du in den Automatischen E-Mails anpassen.

Tipps und Hinweise

Stelle sicher, dass mindestens ein Mitarbeiter für mindestens eine Dienstleistung freigegeben ist, sonst können Kunden nicht buchen.
Wenn du einen personalisierten Link erstellst (mit Mitarbeiter, Artikel und Datum), wird die Buchungsseite gleich auf diese Auswahl vorausgefüllt – das spart dem Kunden Zeit.
Die Vorlaufzeit für Buchungen und die Erinnerungstexte sind zentrale Verwaltungstools – teste sie vor der Freischaltung, um zu prüfen, dass sie zu deinem Betrieb passen.
SMS-Bestätigung erhöht die Zuverlässigkeit der Buchungsdaten, verursacht aber auch Kosten; nutze die Option nur, wenn du das brauchst.