Kartenzahlungen und weitere Funktionen in der Kasse

In diesem Bereich verwaltest du Kartenzahlungen, stornierst Belege teilweise, löst Gutscheine ein, druckst Kassendaten aus und führst weitere Spezialaufgaben an der Kasse durch. Je nachdem, welche Kartenterminals deine Kasse hat, siehst du hier die entsprechenden Transaktionsübersichten.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Kasse – Warenkorb
2. Öffne einen Warenkorb oder erstelle einen neuen
3. Scrolle in der Warenkorb-Übersicht nach unten – hier findest du verschiedene Bereiche mit weiteren Funktionen

Voraussetzungen

Du brauchst Zugriff auf die Kasse und je nach Aufgabe die entsprechenden Rechte (zum Beispiel zum Stornieren von Belegen).

So gehst du vor

Kartenzahlungen einsehen

Die Kartenzahlungen werden nach Gerätetyp sortiert angezeigt. Welche Registerkarten sichtbar sind, hängt davon ab, welche Kartenterminals an deiner Kasse angeschlossen sind:

• ZVT-Terminal: Zahlungen über ein klassisches ZVT-Terminal
• Hobex: Zahlungen über ein Hobex-Gerät
• webofficePay: Zahlungen über das weboffice-Zahlungssystem

Klicke auf die gewünschte Registerkarte, um die Transaktionen des Geräts zu sehen.

Gutschein einlösen

1. Suche die Stelle im Warenkorb, wo du einen Gutschein einlösen möchtest
2. Klicke auf Gutschein einlösen
3. Gib die Gutscheinnummer ein
4. Das System zeigt dir sofort:
   • Den ursprünglichen Gutscheinwert
   • Den noch verfügbaren Betrag
   • Den zugehörigen Kunden
   • Den Status (verfügbar, gesperrt oder aufgebraucht)
5. Wenn der Gutschein gültig ist, klicke Gutschein verwenden

Der Gutschein wird dann auf deinen aktuellen Beleg angerechnet.

Beleg stornieren (teilweise)

1. Öffne einen bereits gespeicherten Beleg
2. Klicke auf Stornierung oder Teilstornierung
3. Die Liste zeigt alle Positionen des Belegs:
   • Original: die ursprünglich verkaufte Menge
   • Verbleibend: wie viel noch nicht storniert ist
   • Ausgegrate Positionen wurden bereits vollständig storniert und können nicht mehr bearbeitet werden
4. Wähle die Positionen aus, die du stornieren möchtest
5. Gib bei jeder Position die Menge ein, die storniert werden soll – voreingestellt ist die verbleibende Menge
6. Optional: Trage einen Stornogrund ein (zum Beispiel „Kundenwunsch" oder „Defekt")
7. Klicke Stornierung durchführen

Der Beleg wird um die angegebenen Mengen reduziert und eine Gegenbuchung erzeugt.

Währungsumtausch durchführen

1. Klicke auf Währungsumtausch
2. Wähle die Quellwährung (Von) – die Zahlungsart, aus der du Geld entnimmst
3. Wähle die Zielwährung (Nach) – die Zahlungsart, in die du Geld einzahlst
4. Gib den Betrag ein, den du wechseln möchtest
5. Trage den Wechselkurs ein
6. Der Erhalt (Zielbetrag) wird automatisch berechnet
7. Optional: Ergänze eine Anmerkung (zum Beispiel Grund des Umtauschs)
8. Klicke Umtausch durchführen

Der Wechsel wird als Sonderbuchung erfasst und beide Zahlungsarten werden entsprechend belastet bzw. gutgeschrieben.

Kundenpass (Abo) sperren oder entsperren

1. Öffne den Bereich Kundenpass-Verwaltung
2. Hier siehst du eine Übersicht aller aktiven Kundenpässe:
   • Erstellungsdatum und Ablaufdatum
   • Restlaufzeit in Tagen
   • Zustand (Aktiv, Abgelaufen oder Gesperrt)
3. Um einen Kundenpass zu sperren:
   • Klicke die Schaltfläche Sperren in der Zeile oder doppelklick auf den Pass
   • Bestätige die Sicherheitsabfrage
4. Um einen gesperrten Pass wieder freizugeben:
   • Klicke Entsperren und bestätige

Ein gesperrter Kundenpass kann nicht mehr zum Einlösen verwendet werden.

Fehlende Kundendaten ergänzen

1. Wenn weboffice beim Verkauf bemerkt, dass Kundendaten unvollständig sind, wird dir ein entsprechender Hinweis angezeigt
2. Klicke Fehlende Kundendaten ergänzen
3. Es werden nur die Felder angezeigt, die noch leer sind – zum Beispiel:
   • Anrede, Vorname, Nachname
   • Geburtsdatum
   • Telefon, E-Mail
   • Adressdaten (Straße, Postleitzahl, Ort, Land)
   • Marketingzusendungen erlauben
4. Fülle die Felder aus
5. Klicke Speichern

Die Daten werden zur Kundenakte hinzugefügt, ohne dass du den Kundenstamm separat öffnen musst.

Umsatzverteilung ändern

1. Wenn ein Beleg mehreren Mitarbeitern gutgeschrieben werden soll, klicke Umsatzverteilung ändern
2. Für jede Zeile:
   • Wähle den Mitarbeiter aus dem Auswahlfeld
   • Gib seinen Gesamtanteil an – entweder als Prozentsatz oder als Betrag
   • Du kannst zwischen beiden Eingabearten umschalten
3. Die übrigen Mitarbeiter bekommen automatisch ihren proportionalen Anteil vom Rest angepasst
4. Die Summe aller Anteile muss immer 100 % ergeben
5. Um einen Mitarbeiter zu entfernen, klicke Löschen
6. Um einen weiteren Mitarbeiter hinzuzufügen, klicke Hinzufügen
7. Klicke Speichern

Die Verteilung wird gespeichert und der Umsatz künftig nach dieser Aufteilung errechnet.

RKSV-Funktionen (Österreich)

Für Registrierkassen in Österreich:

1. Klicke RKSV-Funktionen
2. Wähle eine der beiden Optionen:
   • Datenerfassungsprotokoll (DEP): Exportiert alle Kassendaten für das Finanzamt für einen Zeitraum nach Wahl
   • NULL-Beleg: Druckt einen Test-Beleg zur Überprüfung der Signaturerstellungseinheit

Aufbau des Bereichs

Kartenzahlungen: Je nach Ausstattung deiner Kasse werden hier die Transaktionen von bis zu drei Kartenterminal-Typen aufgelistet. Jeder Gerätetyp hat eine separate Registerkarte.

Warenkorb-Anzeige: Der aktuelle Warenkorb wird mit allen Positionen, Rabatten, Gutscheinen und der Gesamtsumme angezeigt. Preisreduzierungen werden mit durchgestrichenem Preis kenntlich gemacht.

Funktionsbereich: Unter dem Warenkorb findest du Schaltflächen und Eingabebereiche für die Spezialfunktionen – jede ist mit einem Icon und einer kurzen Beschriftung gekennzeichnet.

Was danach passiert

Die meisten Änderungen werden sofort in der Kasse wirksam:

• Gutscheine werden vom Beleg abgezogen
• Stornierungen erzeugen eine Gegenbuchung
• Währungsumtausche werden als Sonderbuchungen gebucht
• Kundendaten werden zur Kundenakte hinzugefügt
• Umsatzverteilungen beeinflussen die Mitarbeiterprovision

Für Stornierungen, Umsatzverteilungen und Kundendaten-Ergänzungen kannst du Änderungen später im Beleg nachbearbeiten noch anpassen.

Gutscheine und Kartenzahlungen kannst du in der jeweiligen Kartenzahlungs-Übersicht oder Gutschein-Verwaltung weiter verwalten.

Tipps und Hinweise

• Gutschein-Fehler: Wenn ein Gutschein nicht erkannt wird, überprüfe die Nummer auf Tippfehler – das System sucht immer nach einer exakten Übereinstimmung.
• Stornierung komplett: Ist ein Beleg schon vollständig storniert, wird dir eine Info-Meldung gezeigt – eine weitere Stornierung ist dann nicht möglich.
• Umsatzverteilung: Derselbe Mitarbeiter kann nicht mehrfach in einer Verteilung vorkommen. Wenn du einen Mitarbeiter erneut auswählst, wird er automatisch aus der vorherigen Zeile entfernt.
• Wechselkurs: Der Wechselkurs wird als Bruchzahl eingegeben (zum Beispiel 1,25 für einen Kurs von 1:1,25). Der Zielbetrag wird automatisch berechnet.
• Offene Tage: Wenn noch alte Kassenbuchungen offen sind, zeigt die Kasse einen Hinweis – diese müssen erst abgeschlossen werden, bevor du weitere Funktionen nutzen kannst.