Mahnung per E-Mail versenden
Mit einer Mahnung forderst du einen Kunden auf, eine offene Rechnung zu bezahlen. Du kannst die Mahnung direkt per E-Mail verschicken und dabei den Mailtext anpassen.
So kommst du hierher
- Öffne den Bereich Aufträge über das Hauptmenü.
- Wechsle zur Registerkarte Rechnungen.
- Öffne die Rechnung, zu der du eine Mahnung versenden möchtest.
- Klicke auf die Schaltfläche Mahnung versenden (oder nutze das Aktionsmenü der Rechnung).
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht zum Anzeigen von Rechnungen. Eine Mahnung kannst du nur für Rechnungen mit offenen Posten versenden, die einen Kunden mit E-Mail-Adresse haben.
So gehst du vor
Das Fenster zum Versenden der Mahnung öffnet sich. Oben siehst du automatisch die E-Mail-Adresse des Kunden vorausgefüllt.
Betreff: Ändere die Betreffzeile, wenn nötig. Standardmäßig trägt weboffice hier den Namen der Mahnung ein (beispielsweise die Nummer der Mahnleistung).
Nachricht: Passe den Mailtext an, wenn du Änderungen vornehmen möchtest. Darunter siehst du eine Vorschau, wie die Mail aussieht.
Wenn du die Mail vorher testen möchtest, klicke auf Testmail – weboffice sendet die Mail nur an deine eigene E-Mail-Adresse.
Klicke auf Versenden, um die Mahnung an den Kunden zu schicken.
Aufbau des Fensters
Das Fenster zeigt dir die wichtigsten Felder zum Versand der Mahnung:
- E-Mail-Adresse: Die Adresse des Kunden, an die die Mahnung gesendet wird. Wenn der Kunde mehrere E-Mail-Adressen hinterlegt hat, nutzt weboffice automatisch die Adresse, die als Standard markiert ist.
- Betreff: Die Betreffzeile der Mail. Du kannst sie anpassen.
- Nachricht: Der Inhalt der Mail mit einer Vorschau darunter.
Was danach passiert
weboffice speichert das Versanddatum der Mahnung. In den offenen Posten siehst du, wann die Mahnung zuletzt versendet wurde. Du kannst eine Mahnung mehrfach versenden – jedes Mal wird das aktuelle Datum als Versanddatum eingetragen.
Die E-Mail wird gemäß deinen automatischen Maileinstellungen versendet.
Tipps und Hinweise
- Du kannst die Mail selbst schreiben oder den Standardtext verwenden. Die Vorlage ändert sich nicht, wenn du eine einzelne Mail anpasst – deine Änderung gilt nur für diesen Versand.
- Mit Testmail prüfst du den Inhalt, bevor die echte Mahnung versendet wird.
- Weitere Informationen zum Mahnwesen findest du unter Mahnwesen verwalten.