Ein Finanzkonto einrichten
Mit Finanzkonten ordnest du deine Buchungen automatisch richtig ein. Du legst fest, welches Konto für welche Artikel, Kategorien, Lieferanten oder Zahlungsmittel gelten soll. Ohne Konten können Umsätze und Belege nicht an deinen Steuerberater übergeben werden.
So kommst du hierher
- Öffne die Seitenleiste und wähle Web.Office.Administration > Systemverwaltung > Kontenrahmen
- Die Registerkarte Kontenrahmen ist bereits gewählt
- Klicke auf Hinzufügen, um ein neues Konto anzulegen, oder doppelklick auf ein bestehendes Konto, um es zu bearbeiten
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht zur Verwaltung des Unternehmens.
So gehst du vor
Das Eingabefenster öffnet sich. Oben siehst du die Stammdaten des Kontos, darunter vier Bereiche, die du einzeln aufklappen kannst.
Stammdaten erfassen
- Bezeichnung: Trage einen aussagekräftigen Namen ein – zum Beispiel „Umsatzsteuer" oder „Betriebsstoffe" – damit du das Konto später wiedererkennst
- Nummer: Dies ist die Kontonummer (Pflichtfeld). Achte darauf, dass die Nummer nicht bereits für ein anderes Konto verwendet wird
- Klasse: Wähle die Kontenklasse aus (zum Beispiel Aktiva, Passiva, Gewinn, Verlust). Wenn du dir unsicher bist, wähle „Keine Zuweisung"
- Standard-Steuersatz: Wähle den Steuersatz, der für dieses Konto üblicherweise gilt – zum Beispiel 20 % Umsatzsteuer. Das Feld ist optional
- BMD-Steuercode: Wenn du mit BMD-Kontonummern arbeitest, trage hier den Code ein (optional)
Zuordnungen vornehmen (optional)
Jetzt kannst du festlegen, welche Artikel, Kategorien, Lieferanten oder Zahlungsmittel automatisch auf dieses Konto buchen. Das erspart dir manuelle Zuordnungen später. Klappe dazu nacheinander diese vier Bereiche auf:
Verknüpfte Artikel:
- Klicke auf das Auswahlfeld
- Suche einen Artikel nach Nummer oder Name
- Wähle den Artikel aus
- Ein neuer Bereich mit dem Artikelnamen erscheint – dort wählst du den Buchungstyp (zum Beispiel „Inlandskäufe" oder „Verkauf")
- Wiederhole die Schritte für weitere Artikel oder klicke auf das Mülleimer-Symbol, um einen Artikel zu entfernen
Verknüpfte Kategorien:
- Klicke auf das Auswahlfeld
- Wähle eine Artikelkategorie aus der Liste
- Bestimme den Buchungstyp
- Füge weitere Kategorien hinzu oder entferne sie mit dem Mülleimer-Symbol
Verknüpfte Lieferanten:
- Klicke auf das Auswahlfeld
- Suche nach einem Lieferantennamen oder -nummer
- Wähle den Lieferanten aus
- Der Buchungstyp ist hier auf „Inlandskäufe" begrenzt
- Entferne Lieferanten bei Bedarf mit dem Mülleimer-Symbol
Verknüpfte Zahlungsmittel:
- Klicke auf das Auswahlfeld
- Wähle ein Zahlungsmittel (zum Beispiel „Kreditkarte" oder „Bar")
- Bestimme den Buchungstyp
- Füge weitere Zahlungsmittel hinzu oder lösche sie mit dem Mülleimer-Symbol
Speichern
Klicke auf Speichern, um das Konto anzulegen oder deine Änderungen zu sichern. Das System prüft, ob die Nummer bereits vergeben ist und ob du denselben Artikel, dieselbe Kategorie oder das Zahlungsmittel mehrfach mit gleichem Buchungstyp hinzugefügt hast – das ist nicht erlaubt.
Aufbau des Fensters
Stammdaten-Bereich:
- Bezeichnung: Der Name des Kontos
- Nummer: Die eindeutige Kontonummer (wird überprüft)
- Klasse: Die Kontenklasse gemäß Kontenrahmen
- Standard-Steuersatz: Der Steuersatz, der für dieses Konto voreingestellt sein soll
- BMD-Steuercode: Ein optionaler Code für Schnittstellen zu BMD-Systemen
Ausklappbare Bereiche: Jeder Bereich zeigt eine Liste der bereits zugeordneten Einträge. Für jeden Eintrag kannst du den Buchungstyp separat bestimmen.
Was danach passiert
Dein Konto wird gespeichert und erscheint in der Kontenliste. Von dort an bucht weboffice Transaktionen, die mit einem der verknüpften Artikel, Kategorien, Lieferanten oder Zahlungsmittel verbunden sind, automatisch auf dieses Konto.
Du kannst das Konto jederzeit bearbeiten, indem du es in der Liste doppelklickst, oder es archivieren, wenn du es nicht mehr brauchst – ein archiviertes Konto wird in Berichten nicht mehr berücksichtigt, kann aber später wiederhergestellt werden.
Wenn dein Kontenrahmen noch leer ist, kannst du alternativ zum manuellen Anlegen auch einen Kontenplan importieren.
Tipps und Hinweise
- Buchungstyp richtig wählen: Ein Artikel kann bis zu dreimal mit unterschiedlichen Buchungstypen auf demselben Konto landen – das ist erwünscht, wenn du zum Beispiel In- und Auslandskäufe unterschiedlich behandeln willst. Ein Artikel darf aber nicht zweimal mit demselben Typ auf einem Konto stehen.
- Nummern später nicht ändern: Die Nummer wird das Erkennungszeichen für Schnittstellen und Berichte. Ändere sie später nicht leichtfertig, vor allem nicht, wenn bereits Buchungen darauf existieren.
- Steuersatz und Klasse können nachträglich angepasst werden: Du kannst ein bestehendes Konto jederzeit bearbeiten, ohne dass Auswirkungen auf bereits gebuchte Transaktionen haben – die behalten ihre ursprüngliche Zuordnung.