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Einzelne Abrechnungspositionen bearbeiten

Wenn du eine Projektabrechnung erstellst, kannst du jede Position einzeln anpassen: Datum, Tätigkeit, Mitarbeiter und Dauer ändern oder die Beschreibung ergänzen. Du kannst auch mehrere Positionen zusammenfassen oder eine große Position in kleinere aufteilen.

So kommst du hierher

Gehe zu Projekte > Projektabrechnungen in der Seitenleiste.
Wähle eine Abrechnung aus der Liste.
Öffne die Registerkarte Projektabrechnung (voreingestellt) oder eine andere Registerkarte mit Positionen, die du bearbeiten möchtest.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Verwaltung von Projekten.

So gehst du vor

Eine Position bearbeiten

Doppelklicke auf eine Position in der Liste, oder klicke auf das Stiftsymbol in der Spalte Bearbeiten.
Das Fenster Projektbuchung öffnet sich. Ändere die Felder nach Bedarf:
- Datum: Wähle einen anderen Tag, wenn die Position nicht am ursprünglichen Datum zugeordnet sein soll.
- Tätigkeit: Wähle eine andere Tätigkeitsart aus dem Auswahlfeld, oder wähle Keine Zuweisung, um die Zuordnung zu entfernen. Die verfügbaren Tätigkeiten hängen vom Mitarbeiter ab.
- Mitarbeiter: Ordne die Position einem anderen Mitarbeiter zu oder entferne die Zuordnung.
- Dauer in Minuten: Gib die Zeit ein, oder nutze die Schnellschaltflächen (15 min, 30 min, 1 Std, 2 Std, 4 Std), um Zeit hinzuzufügen. Die Schaltfläche Reset setzt die Dauer auf 0 zurück. Die angegebene Dauer wird auch in Stunden und Minuten angezeigt.
- Beschreibung: Ergänze oder ändere die Notiz zur Position.
Klicke Speichern. Das Fenster schließt sich, und die Meldung „Erfolgreich eingetragen" bestätigt die Änderung.

Mehrere Positionen zusammenfassen

Wenn du mehrere Buchungen desselben Mitarbeiters zu einer Position zusammenführen möchtest:

Klicke auf die Registerkarte Projektbuchungen zusammenfügen.
Wähle einen Mitarbeiter aus. Sobald du eine Auswahl triffst, erscheint darunter das Feld Projekt.
Wähle das Projekt. Die verfügbaren Positionen dieses Mitarbeiters für das Projekt werden als Liste angezeigt.
Markiere die Positionen, die du zusammenfassen möchtest, mit den Kontrollkästchen. Du kannst auch das Kontrollkästchen in der Kopfzeile verwenden, um alle Positionen auf einmal auszuwählen.
Optional: Klicke Datum auf heute setzen, um das Datum aller markierten Positionen auf heute zu ändern.
Klicke Zusammenfügen. Das System fragt zur Bestätigung nach. Die markierten Positionen werden zu einer zusammengefasst – die Dauer wird addiert, die Beschreibungen werden vereinigt. Die Meldung „Erfolgreich zusammengefügt" bestätigt den Abschluss.

Alternativ klicke Automatisch zusammenfassen, um Positionen mit identischer Beschreibung automatisch zu einer Position zusammenzuführen.

Eine Position aufteilen

Wenn du eine große Position in mehrere kleinere aufteilen möchtest:

Klicke auf die Registerkarte Projektabrechnung.
Klicke auf das Stiftsymbol neben der Position, die du aufteilen möchtest – das Fenster Position aufteilen öffnet sich.
Gib unter Auf wie viele Positionen aufteilen? die Anzahl der neuen Positionen ein (mindestens 2, höchstens 10). Die Dauer wird gleichmäßig auf die neuen Positionen verteilt.
Die neuen Positionen erscheinen sofort in der Liste. Du kannst jede einzeln bearbeiten:
- Doppelklicke auf eine Position oder klicke auf das Stiftsymbol, um Datum, Tätigkeit, Mitarbeiter, Dauer oder Beschreibung zu ändern.
- Klicke auf das Trashsymbol, um eine Position zu löschen. Die Anzahl der Positionen wird automatisch angepasst.
- Nutze das Kontrollkästchen in der Spalte Verrechnen, um zu markieren, ob eine Position berechenbar sein soll.
Klicke Aufteilen. Das System fragt zur Bestätigung nach. Die ursprüngliche Position wird gelöscht und durch die neuen Positionen ersetzt.

Aufbau des Fensters

Projekt: Kopfzeile mit dem Projektnamen (schreibgeschützt).
Abrechnungsposition: Gruppe mit Datum, Tätigkeit und Mitarbeiter.
Zeitauswahl: Gruppe mit Schnellschaltflächen zur Zeiterfassung und einem Eingabefeld für die genaue Dauer in Minuten.
Notizen: Feld für eine Beschreibung der Position.

Was danach passiert

Alle Änderungen werden in der laufenden Abrechnung gespeichert. Die Positionen werden sofort in der Liste aktualisiert. Solange du die Abrechnung nicht speicherst oder abschließt, kannst du die Änderungen noch rückgängig machen oder weiter anpassen.

Nachdem du alle Positionen bearbeitet hast, folgt üblicherweise die Abrechnung speichern oder abschließen.

Tipps und Hinweise

Wenn du eine Tätigkeit wählst, wird automatisch der zugeordnete Artikel übernommen – dieser wird später bei der Rechnungserstellung verwendet.
Beim Zusammenfassen wird die erste ausgewählte Position als Basis verwendet. Alle Tätigkeiten der zusammengefassten Positionen müssen identisch sein, sonst bricht der Vorgang ab.
Die Dauer wird bei der Aufteilung auf 15-Minuten-Schritte gerundet, damit sie später leicht angepasst werden kann.
Du kannst eine Position jederzeit nochmals bearbeiten – auch nach dem Zusammenfassen oder Aufteilen – solange die Abrechnung noch nicht abgeschlossen ist.