Offene Posten verwalten
Hier siehst du auf einen Blick alle Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind. Du kannst sie nach Fälligkeitsstatus filtern und direkt Zahlungen erfassen, mahnen oder weitere Schritte einleiten – je nachdem, wie lange die Rechnung bereits offen ist.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht, Rechnungen anzuschauen und zu bearbeiten. Falls dein Betrieb noch keine Mahnstufen eingerichtet hat, kannst du trotzdem offene Rechnungen sehen und bearbeiten – um aber automatisch zu mahnen, muss dein Administrator die Mahnstufen einrichten.
So gehst du vor
Öffne die Übersicht deiner offenen Posten.
Du siehst oben eine Zusammenfassung: die Summe aller offenen Beträge netto und brutto. Darunter sind Filter als Schaltflächen angeordnet – nutze sie, um die Liste einzugrenzen:
- Alle: zeigt alle unbezahlten Rechnungen
- Heute fällig: Rechnungen, deren Zahlungsziel heute ist
- Überfällig: Rechnungen, deren Zahlungsziel überschritten ist
- Anstehend: Rechnungen, die in den nächsten Tagen fällig werden
Jeder Filter zeigt die Anzahl der Rechnungen und den offenen Betrag. Klicke auf den Filter, den du nutzen möchtest.
In der Liste siehst du dann die gefilterten Rechnungen. Jede Zeile zeigt:
- Auftragstyp: zum Beispiel Rechnung
- Nr.: die Belegnummer
- Auftragsdatum: wann die Rechnung erstellt wurde
- Kunde: der Name des Kunden
- Σ Brutto: die Rechnungssumme
- Offen: wie viel noch bezahlt werden muss
- Fällig seit: das ursprüngliche Zahlungsziel und wie lange es bereits überschritten ist (in roten Tagen, wenn überfällig)
- Mahnstufe: zeigt, ob und wann die Rechnung gemahnt wurde
- Info: der aktuelle Status und alle Folgeaufträge
Um bei einer Rechnung zu handeln, wähle eine Aktion aus der rechten Spalte:
- Aktionen (Raketensymbol): öffnet ein Fenster mit allen möglichen Schritten für diese Rechnung – zum Beispiel eine Zahlung erfassen, eine Mahnung erstellen, einen Folgeauftrag anlegen oder die Rechnung als „dubios" kennzeichnen
- Drucken (Druckersymbol): druckt oder öffnet die Rechnung als PDF
- Bearbeiten (Stiftsymbol): öffnet die Rechnung zum Ändern
Nutze die Aktion Aktionen häufig. Sie zeigt dir kontextabhängig, was gerade möglich ist:
- Zahlungen: öffnet eine Übersicht aller bisherigen Zahlungen und ermöglicht es dir, eine neue Zahlung einzutragen – dadurch sinkst du den offenen Betrag
- Mahnstufe erhöhen: verschickt eine Mahnung und erhöht die Eskalationsstufe. Dies ist nur möglich, wenn die Rechnung überfällig ist und noch nicht vollständig bezahlt wurde
- „Dubios": markiert die Rechnung als zweifelhaft (z. B. wenn ein Kunde nicht zahlen wird). Danach lassen sich keine Zahlungen mehr eintragen
- „Dubios" zurücknehmen: hebt die Markierung wieder auf
- Inkasso: übergibt die Rechnung dem Inkassoverfahren – dies ist nur möglich, wenn bereits gemahnt wurde und die Rechnung noch immer offen ist
- Folgeauftrag erstellen: legt einen neuen Auftrag an, der die Positionen dieser Rechnung als Vorlage nutzt
- Per E-Mail senden: versendet die Rechnung an den Kunden
- Storno: erzeugt automatisch eine Gutschrift, die die Rechnung buchhalterisch neutralisiert
Aufbau der Liste
Die Filterleiste oben zeigt die Kategorien der offenen Posten. Der Filter, den du gerade nutzt, ist hervorgehoben. Jeder Filter zeigt sowohl die Anzahl der Rechnungen als auch (rechts daneben in Grau) den Gesamtbetrag aller Rechnungen in diesem Filter.
Unter der Filterleiste steht die Gesamtsumme aller offenen Posten – netto und brutto zusammengefasst.
Falls keine Mahnstufen eingerichtet sind, erscheint ein Hinweis. Das bedeutet nicht, dass du keine Rechnungen bearbeiten kannst – nur dass automatische Eskalation nicht möglich ist.
Die Tabelle darunter wird durch deinen Filter bestimmt und zeigt nur die Rechnungen, die zum Filter passen. Doppelklick auf eine Zeile öffnet die Rechnung zur Bearbeitung.
Was danach passiert
Wenn du eine Zahlung erfasst, sinkt der offene Betrag sofort. Ist die Rechnung vollständig bezahlt, verschwindet sie aus der Liste. Wird eine Mahnung versendet, aktualisiert sich die Mahnstufe in der Liste. Wenn du eine Rechnung als dubios oder zur Inkassobehandlung markierst, aktualisiert sich ihr Status.
Die Liste zeigt dir immer die aktuelle Situation – nutze die Filter, um zu sehen, was deine sofortige Aufmerksamkeit braucht.
Weitere Aufgaben rund um Rechnungen und deren Verwaltung: offene Rechnungen mahnen, eine Zahlung erfassen, eine Rechnung schreiben.
Tipps und Hinweise
- Ein roter Text bei „Fällig seit" zeigt dir auf einen Blick, wie lange eine Rechnung bereits überfällig ist. Nutze dies, um Prioritäten zu setzen.
- Du kannst die Spalten selbst anpassen: Klick auf das Zahnradsymbol in der Spaltenkopfzeile, um Spalten zu ein- oder auszublenden. So kannst du zum Beispiel die Kontaktdaten des Kunden hinzufügen, wenn du oft danach suchst.
- Wenn ein Kunde Teilzahlungen leistet, wird das sofort in „Offen" angepasst – die Rechnung verlässt die Liste erst, wenn sie vollständig bezahlt ist.
- Dubletten: Wenn du eine Rechnung stornierst (also richtigstellst), bleibt die stornierte Rechnung in der Liste – das ist korrekt, da auch die Gegenbuchung (Gutschrift) dazugehört.