Ein Arbeitszeitmodell einrichten

Mit einem Arbeitszeitmodell legst du fest, wie viele Stunden ein Mitarbeiter pro Wochentag arbeiten soll. Du kannst mehrere Modelle anlegen – zum Beispiel für Vollzeitbeschäftigte, Teilzeitbeschäftigte oder spezielle Schichten. Das Modell wird dann einem oder mehreren Mitarbeitern zugewiesen und steuert, wie das System ihre Arbeitszeiten automatisch berechnet.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü links und wähle Arbeitszeit
2. Klicke auf Arbeitszeitmodelle
3. Klicke auf Hinzufügen, um ein neues Modell zu erstellen, oder doppelklick auf ein bestehendes Modell, um es zu bearbeiten

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen.

So gehst du vor

Grunddaten des Modells

1. Gib unter Bezeichnung einen Namen ein, unter dem du das Modell später wiederfindest.

Sollstunden pro Tag und Woche

2. Unter Bearbeitbare Tage in der Vergangenheit legst du fest, wie weit zurück Mitarbeiter ihre gebuchten Zeiten noch ändern dürfen – zum Beispiel für Korrekturen.

3. Gib unter Tägliche Höchstarbeitszeit die längste Zeit ein, die ein Mitarbeiter an einem Tag arbeiten darf – das Modell warnt später, wenn diese Zeit überschritten wird.

4. Gib unter Wöchentliche Höchstarbeitszeit die längste Zeit ein, die pro Woche erlaubt ist.

Automatisches Ein- und Ausstempeln

5. Aktiviere Automatisches Einstempeln bei Anmeldung, wenn Mitarbeiter automatisch Zeit buchen sollen, sobald sie sich in weboffice anmelden.

   • Wenn du diesen Schalter aktivierst, erscheinen zwei weitere Optionen:
     • Beschränken auf Arbeitszeit: Das Einstempeln funktioniert nur, wenn gerade Arbeitszeit laut Modell vorgesehen ist.
     • Nur am Desktop einstempeln: Das automatische Einstempeln funktioniert nur am Computer, nicht in der mobilen App.

6. Aktiviere Automatisch Ausstempeln bei Kassenabschluss, wenn das Modul Kasse verfügbar ist – Mitarbeiter werden dann automatisch ausgestempelt, wenn die Kasse abgerechnet wird.

7. Aktiviere Automatisches Ausstempeln nach letzter Aktion, um offene Zeitbuchungen nachts automatisch zu beenden. Das System nutzt den Zeitpunkt der letzten Tätigkeit des Mitarbeiters im Programm als Ausstempelzeit.

8. Aktiviere Buchungen über Mitternacht erlauben, wenn Arbeitszeiten von beispielsweise 22:00 bis 06:00 Uhr möglich sein sollen. Ohne diese Option muss die Endzeit nach der Startzeit liegen.

Standort prüfen (optional)

9. Aktiviere Standort prüfen (Geolocation), um Ein- und Ausstempeln auf bestimmte Orte zu begrenzen – zum Beispiel nur am Bürostandort.

10. Klicke auf Standort hinzufügen und gib ein:

    • Bezeichnung: Ein Name, unter dem du den Ort erkennst (z.B. der Filialname)
    • Adresse: Suche die Adresse über das Suchfeld – wähle einen Vorschlag aus den Treffern aus, damit die Koordinaten korrekt gespeichert werden
    • Radius (m): Der Umkreis in Metern, innerhalb dessen das Ein- und Ausstempeln erlaubt ist

    Wiederhole dies für jeden Standort, der hinzukommen soll. Mit der Schaltfläche am Ende jeder Zeile löschst du einen Standort.

Mindestpausen

11. Unter Mindestpausen legst du fest, welche Pausen ein Mitarbeiter nach einer bestimmten Arbeitszeit machen muss – und wie lang diese Pausen mindestens sein sollen.

12. Klicke auf Hinzufügen und gib ein:

    • Pausenlänge: Wie lange die Pause mindestens sein muss
    • Pause nach (Arbeitsstunden): Nach wie viel Arbeitsstunden diese Pause fällig ist

    Beispiel: Nach 6 Stunden Arbeit muss eine 30-Minuten-Pause gemacht werden.

13. Aktiviere Mindestpausen automatisch abziehen, wenn Pausen automatisch von der Arbeitszeit abgezogen werden sollen – statt sie separat zu buchen.

14. Gib unter Mindestdauer der Pause ein, wie lang eine Pause mindestens sein muss, um als zusammenhängende Pause zu zählen.

Ein- und Ausstempeln beschränken

15. Wähle, wie Ein- und Ausstempeln zeitlich begrenzt werden sollen:

    • Keine Beschränkung: Mitarbeiter können jederzeit einstempeln und ausstempeln
    • Manuelle Zeiten: Lege feste Zeiten fest – zum Beispiel frühestens um 07:00 Uhr einstempeln, spätestens um 18:00 Uhr ausstempeln
    • Öffnungszeiten des Standortes: Ein- und Ausstempeln folgen den Öffnungszeiten, die du in den Stammdaten des Standorts hinterlegt hast

16. Wenn du Manuelle Zeiten gewählt hast:

    • Aktiviere Einstempeln beschränken und gib unter Frühester Beginn die Uhrzeit ein, ab der eingestermpelt werden darf
    • Aktiviere Ausstempeln beschränken und gib unter Spätestens Ende die Uhrzeit ein, bis wann ausgestermpelt werden darf

Mitarbeiter zuweisen

17. Wenn du ein bestehendes Modell bearbeitest (nicht beim Erstellen), siehst du unten die Liste Mitarbeiter.
    • Schalte den Schalter beim Namen eines Mitarbeiters ein, um ihn diesem Modell zuzuweisen
    • Der Mitarbeiter kann danach ab sofort mit diesem Modell arbeiten
    • Ein Mitarbeiter kann jeweils nur einem Modell zugewiesen sein – wenn du ihn hier zuweist und er hatte bereits ein anderes Modell, wird er automatisch von dort entfernt

Speichern

18. Klicke auf Speichern. Das System fragt zur Bestätigung nach.

19. Sobald du gespeichert hast, kehrst du zur Liste der Arbeitszeitmodelle zurück.

Aufbau des Fensters

Das Fenster besteht aus mehreren Bereichen, die du nach Bedarf ausklappst:

• Definition: Hier trägst du den Namen des Modells ein.
• Sollstunden: Bestimmt die zeitlichen Rahmenbedingungen – Höchstarbeitszeiten, automatische Ein- und Ausstempel-Regeln und Pausen.
• Standortprüfung: Beschränkt Ein- und Ausstempeln auf bestimmte geografische Orte (optional).
• Mindestpausen: Regelt, welche Pausen wann fällig sind.
• Einstempeln/Ausstempeln beschränken: Legt fest, zu welchen Uhrzeiten das möglich ist.
• Mitarbeiter: Zeigt, welche Mitarbeiter diesem Modell zugewiesen sind (nur beim Bearbeiten sichtbar).

Was danach passiert

Das Arbeitszeitmodell ist jetzt gespeichert und kann Mitarbeitern zugewiesen werden. Mitarbeiter, die diesem Modell zugewiesen sind, buchen ihre Zeiten nach den Vorgaben des Modells – die Ein- und Ausstempeln-Regeln greifen dann automatisch.

Um die Arbeitszeitarten zu verwalten, die Mitarbeiter buchen können (z.B. Urlaub, Krankenstand, Homeoffice), arbeite mit Zeitbuchungsarten.

Tipps und Hinweise

• Standorte prüfen: Damit die Geolocation zuverlässig funktioniert, wähle die Adresse aus den Google-Maps-Vorschlägen – nur dann werden die Koordinaten korrekt gespeichert.
• Nachträgliche Änderungen: Du kannst ein Modell jederzeit bearbeiten. Änderungen gelten für alle Mitarbeiter, die diesem Modell zugewiesen sind.
• Modelle löschen: Ein Modell kann gelöscht werden, solange kein Mitarbeiter mehr ihm zugewiesen ist. Entferne zuerst die Zuweisungen.
• Zeitrechnungen: Die Arbeitszeitmodelle beeinflussen automatische Rechnungen – etwa wenn du Überzeiten auswerten oder Urlaubstage berechnen möchtest.