Ein Arbeitszeitmodell einrichten

Du legst fest, wie viele Stunden pro Wochentag gearbeitet werden soll, welche automatischen Aktionen beim Ein- und Ausstempeln greifen, und welche Regeln für Pausen gelten. Das Modell weist du später deinen Mitarbeitern zu – es steuert dann ihre automatische Zeitberechnung.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste Arbeitszeit-Verwaltung
2. Klicke auf Meine Arbeitszeitmodelle

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Du benötigst das Modul Kassenmanagement nur, wenn du automatisches Ausstempeln beim Kassenabschluss nutzen möchtest.

So gehst du vor

1. Klicke auf Hinzufügen, um ein neues Modell zu erstellen, oder doppelklicke ein bestehendes Modell, um es zu bearbeiten.

   Das Eingabefenster öffnet sich. Es ist in mehrere Bereiche aufgeteilt – du kannst sie alle ausfüllen oder nur das Nötigste eintragen.

2. Trage unter Definition eine Bezeichnung ein, unter der du das Modell wiederfindest.

3. Stelle unter Sollstunden die Rahmenwerte für dieses Modell ein:

   • Bearbeitbare Tage in der Vergangenheit: Wie viele Tage dürfen Mitarbeiter ihre Zeiteinträge nachträglich ändern? Gib hier eine Zahl ein (leer gelassen bedeutet „unbegrenzt").

   • Tägliche Höchstarbeitszeit: Die längste zusammenhängende Schicht, die ein Mitarbeiter an einem Tag arbeiten darf. Tippe die Uhrzeit ein.

   • Wöchentliche Höchstarbeitszeit: Die maximale Arbeitszeit pro Woche.

   • Automatisches Einstempeln bei Anmeldung: Schalte um, wenn sich Mitarbeiter einloggen sollen, werden sie sofort als anwesend registriert. Dann erscheinen zwei zusätzliche Optionen:

     • Beschränken auf Arbeitszeit: Das automatische Einstempeln greift nur an Tagen, an denen laut Modell gearbeitet werden soll.
     • Nur am Desktop einstempeln: Das automatische Einstempeln funktioniert nur im Browser, nicht in mobilen Apps.

   • Automatisch Ausstempeln bei Kassenabschluss (nur sichtbar, wenn du das Modul Kassenmanagement nutzt): Der Mitarbeiter wird automatisch abgemeldet, wenn der Kassenabschluss durchgeführt wird.

   • Automatisches Ausstempeln nach letzter Aktion: Offene Zeitbuchungen vom Vortag werden nachts automatisch beendet – als Endzeit wird der Zeitpunkt seiner letzten Aktion im System verwendet.

   • Buchungen über Mitternacht erlauben: Schalte um, wenn eine Schicht von 18:00 bis 02:00 Uhr möglich sein soll. Die Buchung endet am Folgetag, wird aber dem Starttag zugerechnet. Ohne diese Option muss die Endzeit nach der Startzeit liegen.

4. Unter Standortprüfung kannst du optional festlegen, dass Mitarbeiter nur an bestimmten Orten ein- und ausstempeln dürfen:

   • Schalte Standort prüfen (Geolocation) um.
   • Klicke Standort hinzufügen.
   • Trage eine Bezeichnung ein.
   • Suche die Adresse über das Suchfeld – wähle einen Vorschlag aus Google Maps.
   • Gib den Radius (m) ein.
   • Du kannst mehrere Standorte hinzufügen. Um einen Standort zu löschen, klicke das Mülleimer-Symbol.

5. Unter Mindestpausen legst du fest, wann eine Pause fällig wird und wie lang sie mindestens sein muss:

   • Klicke Hinzufügen.
   • Trage ein, nach wie vielen Arbeitsstunden die Pause fällig wird.
   • Trage die Pausenlänge ein.
   • Ist die tatsächliche Pause kürzer, wird sie automatisch auf diese Dauer aufgefüllt.
   • Du kannst mehrere Pausenregeln hinzufügen. Um eine zu löschen, klicke das Mülleimer-Symbol.
   • Schalte Mindestpausen automatisch abziehen um, wenn die Pausenzeiten automatisch von der Arbeitszeit abgezogen werden sollen.
   • Trage unter Mindestdauer der Pause ein, wie lang eine Pause mindestens sein muss, damit sie in Blöcke aufgeteilt wird.

6. Unter Einstempeln/Ausstempeln beschränken wählst du, ob und wie die Ein- und Ausstempelzeiten begrenzt werden:

   • Wähle eine Option:
     • Nicht eingeschränkt: Mitarbeiter können jederzeit einstempeln und ausstempeln.
     • Manuell: Du bestimmst feste Uhrzeiten.
       • Schalte Einstempeln beschränken um und trage den Frühesten Beginn ein.
       • Schalte Ausstempeln beschränken um und trage die Spätestens Ende ein.
     • Öffnungszeiten des Standortes: Die Ein- und Ausstempelzeiten orientieren sich an den Öffnungszeiten (falls definiert).
       • Schalte die gewünschten Optionen um.

7. Falls du dieses Modell bereits Mitarbeitern zugewiesen hast, siehst du am Ende den Bereich Mitarbeiter:

   • Schalte um neben einem Mitarbeiternamen, um ihn diesem Modell zuzuweisen. Die Zuweisung beginnt ab dem heutigen Tag.
   • Um einen Mitarbeiter auf ein anderes Modell umzuziehen, gehe in das Zielmodell und weise ihn dort zu.

8. Klicke Speichern. Es folgt eine Bestätigung – klicke erneut, um zu bestätigen.

   Das Modell wird gespeichert und das Fenster schließt sich.

Aufbau des Eingabefensters

Das Fenster ist in sechs Bereiche unterteilt, die du je nach Bedarf ausfüllst:

Definition: Hier trägst du den Namen des Modells ein, unter dem es in Listen erscheint.

Sollstunden: Die wichtigsten Einstellungen für Arbeitszeiten und automatische Aktionen – zum Beispiel, wie viele Tage nachträglich bearbeitbar sind, ob Mitarbeiter automatisch ein- und ausstempeln, und welche Grenzen für tägliche und wöchentliche Arbeitszeiten gelten.

Standortprüfung: Optional. Hier definierst du einen oder mehrere Orte, an denen Mitarbeiter nur ein- und ausstempeln dürfen. Das Programm prüft dann per GPS, ob sich der Mitarbeiter im Radius befindet.

Mindestpausen: Optional. Hier legst du fest, nach wie vielen Arbeitsstunden eine Pause fällig wird, wie lang sie mindestens sein muss, und ob sie automatisch abgezogen wird.

Einstempeln/Ausstempeln beschränken: Hier bestimmst du, ob und wie die Ein- und Ausstempelzeiten begrenzt werden – zum Beispiel auf bestimmte Uhrzeiten oder die Öffnungszeiten eines Standortes.

Mitarbeiter: Dieser Bereich erscheint nur, wenn du ein bestehendes Modell bearbeitest. Hier siehst du alle Mitarbeiter und kannst sie per Schalter diesem Modell zuweisen.

Was danach passiert

Das Modell wird gespeichert. Mitarbeiter, denen du es zugewiesen hast, verwenden ab sofort diese Einstellungen für ihre Zeiterfassung.

Das Modell erscheint jetzt in der Liste Meine Arbeitszeitmodelle. Du kannst es jederzeit bearbeiten, indem du es doppelklickst, oder löschen, indem du das Mülleimer-Symbol klickst.

Beachte: Wenn du Mitarbeiter einzeln zuweisen möchtest, gehe zu Mitarbeiter mit Ein- und Ausstempeln verwalten und weise ihnen dort ein Modell zu – das ist oft übersichtlicher, wenn du viele Mitarbeiter hast.

Tipps und Hinweise

• Pausen automatisch ausfüllen: Legst du unter Mindestpausen fest, dass nach 6 Stunden eine 30-Minuten-Pause fällig wird, und ein Mitarbeiter bucht nur 20 Minuten, wird die Pause automatisch auf 30 Minuten aufgefüllt – die fehlenden 10 Minuten entstehen nicht als Überstunde.

• Übernacht-Schichten: Nutzt du Mitarbeiter im Schichtdienst, die auch nach Mitternacht arbeiten (zum Beispiel Sicherheitspersonal), schalte Buchungen über Mitternacht erlauben um. Sonst wird eine Zeitbuchung von 22:00 bis 02:00 Uhr abgelehnt.

• Geolocation-Sicherheit: Die Standortprüfung basiert auf GPS. Stelle den Radius nicht zu klein ein – bei ungünstigen Empfangsbedingungen können Abweichungen von 10–20 Metern vorkommen. Ein Radius von mindestens 50 Metern ist praxisgerecht.

• Kassenabschluss nutzen: Wenn dein Unternehmen mit Kassenabschlüssen arbeitet (CashPoint-Modul), ist es praktisch, Automatisch Ausstempeln bei Kassenabschluss zu aktivieren. Der Mitarbeiter wird dann nicht vergessen, wenn die Schicht mit dem Kassenabschluss endet.