Eine Stichprobeninventur durchführen
Bei einer Stichprobeninventur zählst du gezielt einzelne, zufällig ausgewählte Artikel und prüfst ihre Bestände. Das ist schneller als eine Vollinventur und hilft dir, Abweichungen zwischen Buchhaltung und Realbestand aufzudecken. Du kannst unmittelbar nach dem Zählen Korrektionen vornehmen.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Lager und wähle dann Lager-Inventur.
- Klicke auf Inventur starten.
- Du landest in den Einstellungen für deine Inventur.
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht zum Anzeigen und Bearbeiten von Lagerbeständen. Mindestens ein Lager muss in deinem System eingerichtet sein.
So gehst du vor
Wähle einen Standort, falls dein System mit mehreren Standorten arbeitet – dies ist nur möglich, wenn du das Recht dazu hast.
Wähle das Lager, in dem die Stichprobeninventur stattfinden soll. Das Feld zeigt dir auch den Standort in Klammern.
Wähle die Art der Inventur: Klicke auf das Feld Art der Inventur und wähle Stichprobeninventur aus den Optionen.
- Sobald du die Art wählst und Artikel hinzufügst, lässt sich diese Auswahl nicht mehr ändern.
Gib die Anzahl zufälliger Artikel ein: Das Feld Anzahl zufälliger Artikel bestimmt, wie viele Artikel weboffice dir zur Prüfung vorschlagen wird.
- Gib eine Zahl ein, die mindestens 1 beträgt.
- Je höher die Zahl, desto umfassender die Prüfung – aber auch zeitaufwändiger.
Sobald du alle Einstellungen vorgenommen hast, speichere deine Eingaben (die Schaltfläche erscheint automatisch).
- Danach wird die Inventur mit den gewählten Einstellungen vorbereitet.
- weboffice wählt nun automatisch die Anzahl der Artikel aus, die du zählen sollst.
Gehe zur Inventurliste und zähle die vorgegeben Artikel ab.
- Du kannst die Liste vorher ausdrucken über die Schaltfläche Inventurliste drucken.
Erfasse deine gezählten Bestände in weboffice und vergleiche sie mit den Buchhaltungsbeständen.
- Unterschiede werden dir direkt angezeigt.
Buche Abweichungen als Lagerkorrektur, um deine Bestände zu bereinigen.
Aufbau der Einstellungsseite
Bereich „Informationen":
Standort (falls sichtbar): Zeigt an, welcher Geschäftsbereich diese Inventur betrifft. Der Standort bestimmt, welche Lager verfügbar sind.
Lager: Auswahlfeld mit allen verfügbaren Lagern. Die Anzeige enthält den Lagernamen und – falls relevant – den Standortnamen in Klammern.
Art der Inventur: Auswahlfeld mit den Optionen Vollinventur, Teilinventur und Stichprobeninventur. Dieses Feld ist gesperrt, sobald du Artikel hinzugefügt hast.
Anzahl zufälliger Artikel (nur bei Stichprobeninventur): Zahlenfeld, in dem du angibst, wie viele Artikel zufällig ausgewählt werden sollen.
Was danach passiert
Nach dem Speichern deiner Einstellungen wird die Stichprobeninventur angelegt. weboffice reserviert die angegebene Anzahl von Artikeln aus deinem Lager. Du siehst dann die Liste der Artikel, die du zählen sollst.
Du kannst die Inventurliste drucken und damit physisch in dein Lager gehen. Nach der Zählung trägst du die tatsächlichen Bestände in weboffice ein und vergleichst sie mit den Systembeständen. Für jeden Unterschied kannst du direkt eine Lagerkorrektur buchen.
Die Stichprobeninventur ist abgeschlossen, wenn du alle vorgesehenen Artikel geprüft und Abweichungen korrigiert hast.
Tipps und Hinweise
Zufallsauswahl sinnvoll planen: Eine zu kleine Anzahl (z. B. 5 Artikel) gibt dir nur wenig Einblick in die Bestandsqualität. Bei großen Lagern sind oft 50–100 Artikel ein guter Richtwert.
Regelmäßig wiederholen: Stichprobeninventuren sind ideal als Kontrolle zwischen Vollinventuren. Führe sie regelmäßig durch, um Bestände aktuell zu halten.
Vor Beginn planen: Stelle sicher, dass das Lager während der Inventur nicht bewegt wird (keine Warenein- oder -ausgänge), sonst stimmen deine Zählungen nicht mit den Systembeständen überein.
Vollinventur oder Teilinventur: Brauchst du alle Artikel zu erfassen oder nur bestimmte Kategorien? Dann nutze stattdessen die Vollinventur oder Teilinventur.