Offene Rechnungen bearbeiten
In der OP-Liste siehst du alle Rechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt wurden. Hier kannst du Zahlungen verbuchen, den Beleg einem Kunden zuweisen oder die Rechnung erneut drucken.
So kommst du hierher
- Öffne die Kasse über das Seitenmenü.
- Wechsle zur Registerkarte OP-Liste.
Voraussetzungen
Es gibt keine besonderen Voraussetzungen.
So gehst du vor
Die Tabelle zeigt dir alle offenen Rechnungen. Du siehst das Datum, die Belegnummer, den Kunden, den Gesamtbetrag und wie viel noch offen ist.
- Nutze das Suchfeld, um nach Belegnummer oder Kundennamen zu suchen.
Doppelklicke auf einen Eintrag, um die Belegübersicht zu öffnen und alle Details zu sehen.
Um eine Aktion durchzuführen, klicke auf das Raketen-Symbol in der Zeile – es öffnet sich ein Fenster mit diesen Optionen:
Zahlung komplett erhalten: Der offene Betrag wird vollständig verbucht. Du wirst nach dem Zahlungsdatum gefragt. Diese Schaltfläche ist grau, wenn die Rechnung bereits bezahlt ist.
Zahlung verbuchen: Du kannst eine Teilzahlung oder eine zusätzliche Zahlung für diese Rechnung erfassen. Diese Schaltfläche ist grau, wenn die Rechnung bereits bezahlt ist.
Zahlung mit „Kasse" begleichen: Der offene Betrag wird über die Kasse bezahlt. Das ist sinnvoll, wenn der Kunde bar zahlt und die Zahlung direkt erfasst werden soll. Diese Schaltfläche ist grau, wenn die Rechnung bereits bezahlt ist.
Kunde zuweisen oder Kunde ändern: Dem Beleg einen Kunden zuordnen oder den Kunden wechseln.
Erneut drucken: Den Beleg nochmal ausdrucken – etwa als Mahnung oder weil das Original verloren gegangen ist.
Nach jeder Zahlung oder Änderung aktualisiert sich die Liste automatisch.
Aufbau der OP-Liste
Die Tabelle zeigt für jede Rechnung diese Spalten:
- Nr.: Die Belegnummer – ein Link, über den du den Beleg öffnest.
- Datum: Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Beleg: Die Belegnummer nochmal als Link.
- Kunde: Der Name des Kunden oder leer, wenn noch kein Kunde zugewiesen ist.
- Gesamter Betrag: Was die Rechnung insgesamt kostet.
- Offener Betrag: Wie viel noch bezahlt werden muss.
- Bezahlter Betrag: Wie viel schon bezahlt wurde.
- Status: Ein Haken, wenn die Rechnung vollständig bezahlt ist.
In der Spalte Aktionen findest du zwei Schaltflächen: Eine mit einem Raketen-Symbol für die Zahlungsaktionen und eine mit einem Info-Symbol für die Belegübersicht.
Was danach passiert
Nach einer Zahlung sinkt der offene Betrag und der bezahlte Betrag steigt. Ist die Rechnung vollständig bezahlt, bekommst du einen Haken in der Statusspalte. Die Zahlungen werden im Kassenbuch und in deinem Kundenkonto gebucht – dort kannst du sie später nochmal nachsehen.
Wenn du einem Beleg einen Kunden zuweist, wird der Beleg mit dem Kundenkonto verknüpft. Hier erfährst du mehr über Kundenkonten.
Tipps und Hinweise
- Wenn eine Rechnung lange offen ist, kannst du sie über die Funktion Erneut drucken als Mahnung ausdrucken und dem Kunden zusenden.
- Der offene Betrag wird automatisch berechnet aus dem Gesamtbetrag minus alle bisherigen Zahlungen – es gibt keine manuelle Eingabe.
- Storniere eine Rechnung nicht über die OP-Liste, wenn sie fehlerhaft ist. Verwende stattdessen die Storno-Funktion.