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Reservierungen verwalten

Hier erfasst, bearbeitest und verfolgst du alle Buchungen deines Hotels. Die Übersicht zeigt den aktuellen Status jeder Reservierung – von der ersten Anfrage über bestätigte Buchungen bis zum Auschecken. Du kannst Reservierungen filtern, details ändern und bei Bedarf stornieren.

So kommst du hierher

Klicke im Menü auf Hotel-Reservierungen.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Hotelrezeption. Außerdem müssen Zimmer angelegt sein, um Reservierungen erfassen zu können.

Aufbau der Übersicht

Die Reservierungsliste zeigt dir alle Buchungen in einem Zeitraum. Am Anfang siehst du folgende Spalten:

Nummer: die eindeutige Reservierungsnummer
Gast: Name des Gastes
Anreise und Abreise: Zeitraum des Aufenthalts
Zimmer: Nummern der gebuchten Zimmer
Kategorie: Zimmertyp
Erwachsene und Kinder: Belegung
Verpflegung: Art der Verpflegungsleistung
Zustand: Status der Reservierung (z. B. Anfrage, Bestätigt, Eingecheckt, Storniert)
Zuteilung: zeigt an, ob alle Zimmer der Reservierung bereits konkret zugeordnet sind
Gesamt: Gesamtbetrag der Reservierung
Gebucht am: Erfassungsdatum und -uhrzeit (nur auf Wunsch sichtbar)

Oben rechts kannst du den Zeitraum mit einem Datumsbereich eingrenzen – die Liste aktualisiert sich automatisch.

So gehst du vor

Eine Reservierung erfassen

Klicke auf die Schaltfläche Neu.
Das Fenster zur Bearbeitung öffnet sich. Trage dort den Namen des Gastes, die An- und Abreisedaten, gewählte Zimmer, Belegung und Verpflegung ein. Der Preis wird automatisch berechnet.
Speichern beendet die Erfassung. Die neue Reservierung erscheint in der Liste.

Eine Reservierung bearbeiten

Wähle eine Reservierung aus der Liste aus (ein Klick genügt).
Klicke auf Bearbeiten, oder doppelklicke direkt auf die Reservierung in der Liste.
Im Bearbeitungsfenster kannst du alle Details ändern.
Speichern schließt das Fenster und aktualisiert die Liste.

Eine Reservierung stornieren

Wähle die Reservierung aus der Liste aus.
Die Schaltfläche Stornieren ist nur aktiv, wenn die Reservierung noch nicht ausgecheckt ist und nicht bereits storniert wurde.
Klicke auf Stornieren. Ein Bestätigungsfenster öffnet sich, in dem du die Stornierung dokumentieren kannst (z. B. Grund oder Gebühren).
Nach der Bestätigung ändert sich der Zustand der Reservierung auf „Storniert".

Den Zeitraum filtern

Nutze das Feld Zeitraum oben in der Werkzeugleiste. Der Standardzeitraum reicht drei Monate in die Zukunft. Ändere die Daten, um beispielsweise nur aktuelle oder kommende Buchungen anzuzeigen.

Was danach passiert

Nach dem Speichern ist die Reservierung in der Übersicht sichtbar. Je nach Status durchläuft sie verschiedene Zustände: Sie beginnt als Anfrage oder Angebot, wird später Bestätigt, dann Eingecheckt, und endet mit Auschecken oder Stornierung.

Wenn Zimmer einer Reservierung noch nicht konkret zugeteilt sind, zeigt die Spalte Zuteilung das Symbol für „offen". Du kannst Zimmer später aus dem Belegungsplan zuweisen.

Typische nächste Schritte:

Tipps und Hinweise

Doppelklick spart Zeit: Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet sofort das Bearbeitungsfenster – schneller als Auswahl und dann „Bearbeiten".
Zustand regelt, was möglich ist: Nur Reservierungen, die noch nicht ausgecheckt oder storniert sind, können storniert werden. Ausgecheckte Reservierungen sind abgeschlossen.
Zuteilung beobachten: Wenn die Zuteilung „offen" anzeigt, müssen diese Zimmer noch konkret vergeben werden – etwa über den Belegungsplan – bevor der Gast eincheckt.
Zeitraum hilft beim Überblick: Der voreingestellte Dreimonatszeitraum reduziert die Liste auf Relevantes. Passe ihn an dein Arbeitstempo an.
Keine Zimmer angelegt: Wenn die Übersicht leer ist und du aufgefordert wirst, zuerst Zimmer anzulegen, öffnet die Schaltfläche Zimmer anlegen direkt die Verwaltung. Das ist kein Fehler – erst die Zimmer definieren, dann die Reservierungen erfassen.