Ein Arbeitszeitmodell anlegen oder bearbeiten

Mit Arbeitszeitmodellen legst du fest, wie viele Stunden pro Wochentag deine Mitarbeiter arbeiten sollen. Du kannst mehrere Modelle anlegen – beispielsweise für Vollzeit, Teilzeit oder flexible Arbeitszeiten – und sie später deinen Mitarbeitern zuweisen.

So kommst du hierher

Klicke in der Seitenleiste auf Arbeitszeit.
Wähle Verwaltung > Arbeitszeitmodelle.
Klicke auf Hinzufügen, um ein neues Modell zu erstellen, oder doppelklicke auf ein bestehendes Modell in der Liste, um es zu bearbeiten.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Wenn dein Unternehmen das Kassenmodul nutzt, stehen dir zusätzliche Optionen für automatisches Ausstempeln zur Verfügung.

Aufbau des Fensters

Das Fenster ist in mehrere Bereiche unterteilt:

Definition: Vergib dem Modell einen aussagekräftigen Namen.
Sollstunden: Grundeinstellungen für maximale tägliche und wöchentliche Arbeitszeit sowie automatische Ein- und Ausstempel-Regeln.
Standortprüfung: Optional beschränkst du das Ein- und Ausstempeln auf bestimmte Orte.
Mindestpausen: Definiere, welche Pausen nach wie vielen Arbeitsstunden fällig sind.
Einstempeln/Ausstempeln beschränken: Lege fest, in welchen Zeitfenstern ein- und ausgestempelt werden darf.
Mitarbeiter: Übersicht der Mitarbeiter zur Zuweisung des Modells (nur bei bestehendem Modell sichtbar).

So gehst du vor

Gib dem Modell einen Namen im Feld Bezeichnung. Verwende einen Namen, unter dem du das Modell später wiederfindest.
Lege die bearbeitbaren Tage fest im Feld Bearbeitbare Tage in der Vergangenheit. Dies ist die Anzahl der Tage, für die Mitarbeiter ihre Zeitbuchungen nachträglich noch ändern dürfen. (Pflichtfeld)
Definiere die Höchstarbeitszeiten:
- Tägliche Höchstarbeitszeit: Wie lange ein Mitarbeiter maximal pro Tag arbeiten darf.
- Wöchentliche Höchstarbeitszeit: Wie lange pro Woche insgesamt.
Konfiguriere automatische Ein- und Ausstempel-Regeln nach Bedarf:
- Automatisches Einstempeln bei Anmeldung: Sobald du diesen Schalter aktivierst, können zwei zusätzliche Optionen erscheinen – Beschränken auf Arbeitszeit (nur während der geplanten Arbeitszeit einstempeln) und Nur am Desktop einstempeln (nicht über Mobilgeräte).
- Automatisch Ausstempeln bei Kassenabschluss: Diese Option ist nur sichtbar, wenn dein Unternehmen das Kassenmodul nutzt. Mitarbeiter werden automatisch ausgestempelt, wenn die Kasse abgeschlossen wird.
- Automatisches Ausstempeln nach letzter Aktion: Offene Zeitbuchungen aus vergangenen Tagen werden nachts automatisch beendet und verwenden den Zeitpunkt der letzten Systemaktivität des Mitarbeiters.
- Buchungen über Mitternacht erlauben: Mit dieser Option können Buchungen wie „18:00 bis 02:00" gespeichert werden (endet am Folgetag, wird aber dem Starttag zugerechnet).
Standorte hinzufügen (optional):
- Aktiviere Standort prüfen (Geolocation), um das Ein- und Ausstempeln auf bestimmte Orte zu beschränken.
- Klicke auf Standort hinzufügen und trage eine Bezeichnung ein.
- Gib die Adresse ein. Das System schlägt Adressen vor – wähle eine aus, damit die Koordinaten automatisch gespeichert werden.
- Definiere den Radius (m), in dem das Ein- und Ausstempeln erlaubt ist.
- Du kannst mehrere Standorte hinzufügen. Jeder kann mit der Löschen-Schaltfläche wieder entfernt werden.
Mindestpausen definieren:
- Klicke auf Hinzufügen, um eine Pausenregel hinzuzufügen.
- Pausenlänge: Wie lange die Pause mindestens sein muss.
- Pause nach (Arbeitsstunden): Nach wie vielen Arbeitsstunden diese Pause fällig ist.
- Wiederhole für weitere Pausen-Schwellwerte.
- Aktiviere Mindestpausen automatisch abziehen, wenn Pausen von der Arbeitszeit automatisch subtrahiert werden sollen.
- Im Feld Mindestdauer der Pause legst du fest, wie lang ein Pausen-Block mindestens sein muss, um als separate Pause gezählt zu werden.
Beschränke Ein- und Ausstempel-Zeitfenster:
- Wähle eine der drei Optionen unter Einstempeln/Ausstempeln beschränken:
  - Keine Beschränkung: Ein- und Ausstempeln jederzeit möglich.
  - Manual: Aktiviere Häkchen für Einstempeln beschränken und/oder Ausstempeln beschränken und gib die früheste Einstempel-Zeit und die späteste Ausstempel-Zeit an.
  - Öffnungszeiten des Standorts: Ein- und Ausstempeln nur innerhalb der Öffnungszeiten (setzt voraus, dass Standort-Öffnungszeiten gepflegt sind).
Weise Mitarbeiter zu (nur wenn du ein bestehendes Modell bearbeitest):
- Scrolle zur Liste Mitarbeiter.
- Aktiviere den Schalter neben dem Namen eines Mitarbeiters, um ihn ab heute diesem Modell zuzuweisen.
- Der Schalter ist grau, wenn der Mitarbeiter bereits diesem Modell zugewiesen ist.
Speichere das Modell durch Klick auf Speichern. Das System fragt zur Bestätigung nach.

Was danach passiert

Das Arbeitszeitmodell wird gespeichert. Wenn du es gerade erstellt hast, wird das Fenster geschlossen und das Modell erscheint in der Übersichtsliste. Wenn du Mitarbeiter zugewiesen hast, werden sie ab heute diesem Modell unterstellt – ihre Zeitbuchungen werden künftig nach den hier definierten Regeln berechnet.

Um das Modell vollständig nutzbar zu machen, brauchst du Zeitbuchungsarten. Mit diesen legst du fest, welche Arten von Zeiten (Arbeitszeit, Urlaub, Krankenstand etc.) deine Mitarbeiter buchen können.

Tipps und Hinweise

Mitarbeiter wechseln: Um einen Mitarbeiter zu einem anderen Modell zu wechseln, öffne das Zielmodell und weise ihn dort zu. Er wird dann ab dem nächsten Tag von seinem alten Modell abgelöst.
Standorte und Geolocation: Der Standort-Radius wird von Mobilgeräten überprüft, wenn Mitarbeiter über die App ein- oder ausstempeln. Stelle sicher, dass die Adresse korrekt ist.
Automatisches Ausstempeln: Wenn du „Automatisches Ausstempeln nach letzter Aktion" nutzt, werden Buchungen nur nachts geschlossen – tagsüber bleibt die Buchung offen.
Pausen-Regeln: Die „Mindestdauer der Pause" trennt kurze Unterbrechungen (z. B. ein Anruf) von echten Pausen. Setze diesen Wert sinnvoll, z. B. auf 15 Minuten.
Keine Änderungen an aktiven Modellen ohne Grund: Änderungen betreffen nur künftige Zeitbuchungen. Bereits erfolgte Buchungen werden nicht angepasst.